Вкладыш в трудовую книжку – это официальный документ, который используеться в случае, когда в основной трудовой книжке (ТК) уже заполнены все графы соответствующего раздела, а требуется добавить новую запись․ В России такой вкладыш выпускается в виде листа формата 88 × 125 мм и печатается по стандарту ГОЗНАК (Государственный завод «Оборонный»)․ В статье подробно рассматриваются:

• правовое основание и назначение вкладыша;
• технические характеристики бланка;
• порядок заполнения и подписания;
• где и как получить оригинальный бланк;
• часто задаваемые вопросы․

Правовое основание

Вкладыш в трудовую книжку регулируется пунктом 38 Правил ведения трудовых книжек, утверждённым постановлением Правительства РФ от 30 июня 2002 г․ № 381․ Согласно этим правилам:

1. Если в разделе трудовой книжки (например, «Сведения о работе», «Сведения о повышении квалификации» и т․п․) все графы уже заполнены, а требуется добавить новую запись, вносится вкладыш․
2. Вкладыш имеет те же реквизиты, что и основной лист ТК, но оформляется отдельным листом формата 88 × 125 мм․
3. Заполненный вкладыш прикрепляется к трудовой книжке в виде «вкладыша», обычно в виде отдельного листа, закреплённого в конце книги․

Технические характеристики бланка

Как правильно заполнять вкладыш

Заполнение вкладыша должно осуществляться строго в соответствии с установленными правилами․ Ниже – пошаговая инструкция․

Шаг 1․ Подготовка

• Убедитесь, что в трудовой книжке действительно нет свободных граф в нужном разделе․
• Получите оригинальный бланк от официального поставщика (ГОЗНАК) или из отдела кадров․
• Проверьте, что бланк не имеет повреждений, пятен или следов подделки․

Шаг 2․ Заполнение полей

1. № записи – проставьте порядковый номер, следующий за последней записью в ТК․
2. Дата – укажите дату начала работы (или дату события, если это повышение квалификации)․
3. Наименование организации – полное официальное название работодателя․
4. Должность – укажите должность, на которой работник приступил к исполнению обязанностей․
5. Ставка – укажите размер ставки (в процентах от полной ставки) и, при необходимости, размер оклада․
6. Основание – укажите документ, на основании которого происходит запись (трудовой договор, приказ, решение суда и т․п․)․
7. Подпись работодателя – подпись уполномоченного лица (директор, главный бухгалтер)․
8. Печать организации – печать должна быть чёткой, без смазывания․

Шаг 3․ Проверка

• Убедитесь, что все данные написаны чернилами (не карандашом)․
• Проверьте орфографию и правильность дат․
• Проверьте наличие подписи и печати – без них запись считается недействительной․

Шаг 4․ Прикрепление к трудовой книжке

Вкладыш вкладывается в ТК в виде отдельного листа․ Обычно в конце книги делается «пробой» (скрепление) и вкладыш фиксируется скрепкой или клейкой полосой, не повреждая остальные листы․

Где приобрести оригинальный бланк

Оригинальные бланки выпускаются только предприятием ГОЗНАК; Приобрести их можно следующими способами:

• Через отдел кадров – большинство компаний заказывают бланки напрямую у поставщика и хранят их в архиве․
• Через официального дистрибьютора – в России существуют лицензированные поставщики, которые продают бланки в розницу (обычно пачками по 50–100 штук)․
• Онлайн‑заказ – на официальном сайте ГОЗНАК (или у его партнёров) можно оформить заказ с доставкой по России․

Важно помнить, что самостоятельная печать копий (например, на офисных принтерах) считается нарушением закона и может привести к отказу в признании записи действительной․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать обычный лист А5 вместо вкладыша ГОЗНАК?

Нет․ По законодательству запись должна быть сделана на официальном бланке, выданном ГОЗНАК․ Иначе запись может быть признана недействительной․

Сколько стоит один бланк вкладыша?

Цена зависит от объёма заказа и региона, но в среднем составляет от 30 до 70 рублей за лист в розничной продаже․

Можно ли использовать электронный вариант вкладыша?

Электронный вариант допускается только в случае, если работодатель полностью перешёл на электронный документооборот и получил согласие работника․ Однако в большинстве случаев требуется печатный оригинал․

Кто имеет право подписывать вкладыш?

Подписывать вкладыш может только уполномоченный представитель работодателя (директор, заместитель директора, главный бухгалтер) в соответствии с внутренними регламентами организации․

Что делать, если в вкладыше допущена ошибка?

Ошибка исправляется только путем заполнения нового вкладыша․ Старая запись не стирается, а в примечании указывается «Ошибка, запись заменена новым вкладышем»․

Ошибки, которых следует избегать

• Заполнение вкладыша от руки без использования официального бланка;
• Отсутствие печати организации – запись считается недействительной;
• Неправильный порядок нумерации записей (пропуск номеров)․
• Использование карандаша или стираемых чернил․
• Неправильные даты (например, будущая дата без подтверждающих документов)․

Вкладыш в трудовую книжку формата 88 × 125 мм, выпускаемый ГОЗНАК, – это обязательный документ, позволяющий корректно вести запись о трудовой деятельности сотрудника, когда основной трудовой книжкой уже заполнена․ Соблюдение всех требований к оформлению, использованию оригинального бланка и правильному заполнению гарантирует юридическую силу записи и защищает интересы как работника, так и работодателя․

Если у вас возникли вопросы по получению бланка или его заполнению, рекомендуется обратиться к специалисту отдела кадров или в юридический отдел вашей организации․

Дата публикации: 22 мая 2026 г․