Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Однако иногда случается так, что все графы в одном из разделов уже заполнены, а нужно внести дополнительную запись. В этом случае законодательство предусматривает возможность оформления вкладыша в трудовую книжку. Давайте разберёмся, как это сделать правильно.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш оформляется в следующих случаях:

1. Если все графы в одном из разделов трудовой книжки полностью заполнены;
2. При необходимости внесения дополнительной информации, не помещающейся в основной документ;
3. Для отражения сведений о награждениях, поощрениях или изменениях в трудовой деятельности;
4. При заполнении ьного листа, если места для указания образования недостаточно (п. 25 Порядка ведения трудовых книжек).

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление вкладышей:

• Постановление Правительства РФ от № 225 — Правила ведения и хранения трудовых книжек;
• Постановление Минтруда РФ от № 69 — Инструкция по заполнению трудовых книжек;
• Трудовой кодекс РФ — в части ведения трудовых книжек (ст. 66 ТК РФ).

Пошаговая инструкция по оформлению вкладыша

Подготовка необходимых документов

Для оформления вкладыша потребуются:

• Трудовая книжка работника;
• Приказ о приёме на работу или иной документ, подтверждающий трудовую деятельность;
• Бланк вкладыша (форма Т-2 или аналогичная);
• Печать организации (если требуется);
• Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя).

Заполнение вкладыша

Вкладыш заполняется в следующем порядке:

1. ьный лист:
   • Указывается полное наименование организации;
   • Дата заполнения;
   • Фамилия, имя, отчество работника;
   • Дата рождения;
   • Образование;
   • Профессия или специальность;
   • Подпись владельца трудовой книжки;
   • Подпись ответственного лица и печать организации.
2. Основной раздел:
   • Нумерация записей продолжается с последней записи в основной трудовой книжке;
   • Указывается дата приёма/перевода/увольнения;
   • Вносится информация о выполняемой работе;
   • Указывается основание (приказ, распоряжение);
   • Подпись ответственного лица и печать организации.

Прикрепление вкладыша к трудовой книжке

После заполнения вкладыш необходимо правильно прикрепить к трудовой книжке:

• Вкладыш вшивается в трудовую книжку в середине (между листами), а не приклеивается;
• Используется прочная нить, которая продевается через отверстия вкладыша и книжки;
• Узел завязывается таким образом, чтобы не повредить страницы;
• На последней странице трудовой книжки делается отметка о наличии вкладыша с указанием серии и номера.

Что нельзя делать при оформлении вкладыша?

При оформлении вкладыша категорически запрещается:

• Оставлять пустые графы;
• Исправлять или подчищать записи;
• Использовать корректирующие средства;
• Приклеивать вкладыш вместо прошивания;
• Указывать недостоверную информацию;
• Оформлять вкладыш без основной трудовой книжки.

Ответственность работодателя

Работодатель несёт ответственность за:

• Правильность и своевременность внесения записей;
• Сохранность трудовой книжки и вкладыша;
• Соблюдение установленного порядка ведения и хранения;
• Своевременное предоставление информации работнику.

За нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрены штрафы:

• Для должностных лиц, от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Электронные трудовые книжки: актуальные изменения

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако бумажные трудовые книжки пока не отменены и продолжают действовать. Вкладыши в электронном формате не оформляются — вся информация хранится в государственной информационной системе.

Примечание: Если работник перешёл на электронную трудовую книжку, все изменения вносятся только в электронный формат. Бумажный вариант хранится у работодателя до востребования.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить вкладыш самостоятельно?

Нет, оформление вкладыша — это обязанность работодателя. Работник не может самостоятельно внести изменения в трудовую книжку.

Сколько стоит оформление вкладыша?

Оформление вкладыша — это обязанность работодателя и не требует дополнительных затрат со стороны работника.

Что делать, если работодатель отказывается оформлять вкладыш?

В этом случае работник может:

• Написать письменное заявление на имя руководителя;
• Обратиться в трудовую инспекцию;
• Подать иск в суд;
• Обратиться к профсоюзной организации (при её наличии).

Можно ли использовать вкладыш без основной трудовой книжки?

Нет! Вкладыш не имеет юридической силы без основного документа. Он является только приложением к трудовой книжке.

Оформление вкладыша в трудовую книжку — это важная процедура, которая позволяет сохранить полноту информации о трудовой деятельности работника. Несмотря на то, что с 2020 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки, бумажные варианты пока не утратили своей актуальности.

Работодатель обязан:

• Своевременно оформлять вкладыши при необходимости;
• Следовать установленным правилам ведения и хранения;
• Не допускать нарушений, которые могут привести к штрафам или судебным разбирательствам.

Если у вас возникли сложности с оформлением вкладыша, рекомендуем обратиться к специалисту по кадрам или в юридическую службу для разъяснения всех нюансов.