Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. При заполнении всех страниц раздела «Сведения о работе» необходимо оформить вкладыш – дополнительный лист, который продолжает запись сведений о работе. Ниже представлена подробная инструкция, нормативная база и готовые образцы оформления вкладыша в трудовую книжку.
Нормативная база
- Федеральный закон № 439-ФЗ от «О трудовых книжках» – основной закон, регулирующий ведение трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России № 320н от – утвердил новую форму трудовой книжки и вкладыша к ней (действует с ).
- Инструкция по ведению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № 697н от ) – содержит подробные правила заполнения, оформления и хранения.
- Постановление Правительства РФ № 1155 от – о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) и сохранении бумажных форм.
Важно: с применяется новая форма трудовой книжки и вкладыша. Старые бланки (до 2023 г.) можно использовать только до их полного исчерпания, после чего необходимо переходить на новый образец.
Когда необходим вкладыш?
Вкладыш оформляется в следующих случаях:
- Все страницы раздела «Сведения о работе» в основной трудовой книжке заполнены.
- Трудовая книжка повреждена (порвана, испачкана) и требуется продолжение записи.
- По решению работодателя – для удобства ведения больших объёмов сведений (например, при длительной работе в одной организации).
Важно: вкладыш оформляет тот работодатель, у которого трудовая книжка закончилась. Его печатью заверяется новый бланк вкладыша.
Пошаговая инструкция по оформлению вкладыша
Подготовка бланка
- Получите бланк вкладыша соответствующего образца (новый – с 2023 г., старый – до 2023 г.).
- Проверьте, что бланк не имеет повреждений, является чистым и не содержит чужих записей.
Заполнение титульного листа вкладыша
На титульном листе указываются те же реквизиты, что и в основной трудовой книжке:
- Фамилия, имя, отчество работника (полностью, как в паспорте).
- Дата рождения (дд.мм.гггг).
- Образование (уровень, специальность, название учебного заведения, год окончания).
- Профессия, специальность (по последней записи в основной книжке).
- Серия и номер трудовой книжки (указываются как в основной книжке).
- Дата выдачи вкладыша – ставится по факту заполнения вкладыша, а не по дате основной книжки.
- Подпись работника и расшифровка подписи.
- Подпись уполномоченного лица работодателя (кадровик, руководитель) и печать организации.
Запись сведений о работе
Записи вкладыша ведутся в том же порядке, что и в основной книжке:
- Номер записи – продолжает нумерацию с последней записи основной книжки.
- Дата (дд.мм.гггг) – дата приёма на работу, перевода, увольнения и т.д.
- Сведения о работе – название организации, её ИНН, структурное подразделение, должность, вид трудовой деятельности (постоянная, временная, сезонная и т.п.).
- Основание для записи – приказ, распоряжение, договор и т.д. (указывается номер и дата документа).
- Подпись уполномоченного лица и печать организации.
Записи делаются хронологически, без пропусков и исправлений. Если требуется исправление – оно производится согласно пункту 80 Инструкции по ведению трудовых книжек (зачёркивание ошибочной записи, написание правильной сверху, заверение подписью и печатью).
Пришивание (вшивка) вкладыша в трудовую книжку
Согласно пункту 79 Инструкции:
- Вкладыш вшивается между последней страницей основной трудовой книжки и внутренней стороной обложки.
- Для прошивания используют прочную нить (обычно капрон) и иглу. Делают два стежка по верхнему и нижнему краю вкладыша, затем завязывают узел.
- После прошивания на корешке книжки ставят пометку «Вкладыш» и подпись уполномоченного лица.
Запрещено просто вкладывать лист без прошивания – такой документ считается недействительным.
Образец заполнения титульного листа вкладыша (новый образец, 2023‑г.)
ТРУДОВАЯ КНИЖКА ВКЛАДЫШ Фамилия ___________________________ Имя ___________________________ Отчество ___________________________ Дата рождения __.__.______ Образование _________________________________________________ Профессия, специальность ______________________________________ Серия трудовой книжки ___________ Номер ______________________ Дата выдачи вкладыша __.__.______ Подпись работника ______________________ Расшифровка ______________________ Подпись уполномоченного лица ______________________ Расшифровка ______________________ (М.П.) ______________________
Все поля заполняются печатными буквами (или разборчивым почерком). Дата выдачи вкладыша ставится текущего числа, когда лист полностью заполнен и готов к прошивке.
Образец записи о работе в вкладыше
Запись № 15 Сведения о работе: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, г. Москва, отдел разработки ПО, должность – ведущий инженер-программист, работа постоянная. Основание: Приказ № 45 от «О приёме на работу». Подпись уполномоченного лица: ______________________ Расшифровка: И.И. Иванов Печать организации: (М.П.)
Запись оформляется без сокращений, кроме общепринятых (г., ул., д. и т.п.).
Хранение и учёт вкладышей
- Трудовая книжка с вкладышем хранится у работника в течение всего срока его трудовой деятельности и после увольнения – в соответствии с внутренними нормами организации (не менее 50 лет после последней записи).
- Учёт движения трудовых книжек и вкладышей ведётся в отдельном журнале (форма Т-2 или аналогичная), где фиксируются номер книжки, дата выдачи, дата возврата, примечания о вкладыше.
- При утере трудовой книжки (включая вкладыш) работодатель выдаёт дубликат на основании заявления работника и справки о стазе работы.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать старый бланк вкладыша после ?
- Да, если у вас остались неиспользованные бланки старого образца, их можно применять до полного исчерпания страниц. После этого необходимо перейти на новый бланк.
- Нужно ли делать запись о выдаче вкладыша в основную трудовую книжку?
- Да. На последней заполненной странице основной книжки делается запись: «Выдан вкладыш № ___ от __.__.______». Эта запись заверяется подписью и печатью работодателя.
- Можно ли оформить вкладыш электронно?
- Сам вкладыш – бумажный документ. Однако сведения о работе можно вносить в электронную трудовую книжку (ЭТК), а при необходимости распечатать и оформить бумажный вкладыш как продолжение ЭТК.
- Кто отвечает за правильность заполнения вкладыша?
- Ответственность лежит на работодателе (кадровой службе или уполномоченном лице), который оформляет и заверяет вкладыш своей подписью и печатью.
- Что делать, если в вкладыше допущена ошибка?
- Исправление производится согласно пункту 80 Инструкции: ошибочная запись зачёркивается одной горизонтальной линией, сверху пишется правильная запись, заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Оформление вкладыша в трудовую книжку – обязательная процедура при исчерпании страниц раздела «Сведения о работе». Соблюдение нормативных требований (Приказ Минтруда № 320н, Инструкция по ведению трудовых книжек) гарантирует юридическую значимость документа и защищает права работника. Следуя представленной пошаговой инструкции и используя приведённые образцы, вы сможете правильно оформить вкладыш, избежать типичных ошибок и обеспечить надёжное хранение трудовой истории сотрудника.
Если понадобится скачать готовые бланки вкладыша (Word, PDF) или примеры заполнения, рекомендуем обратиться к официальным сайтам Минтруда России, порталу «Госуслуги» или проверенным правовым базам (КонсультантПлюс, Гарант).
Помните: аккуратное и своевременное оформление вкладыша – заказчик вашей репутации как ответственного работодателя и гарантия законности трудовой деятельности ваших сотрудников.