С 2020–2021 годов в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако традиционные бумажные трудовые книжки и их вкладыши до сих пор остаются актуальными для многих работников и работодателей. В этой статье мы подробно разберём, кто и в каких случаях выдаёт вкладыш в трудовую книжку, каковы правовые основания, порядок оформления и что делать, если работодатель отказывается выдать вкладыш.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш в трудовую книжку, это отдельный бланк, который прикрепляется к основной трудовой книжке и используется для регистрации дополнительных сведений о трудовой деятельности сотрудника, когда в основной книжке заканчиваются свободные поля для записей.
Вкладыш имеет такой же юридический статус, как и сама трудовая книжка. Он выдаётся только работодателем и регистрируется в единой системе учёта трудовых книжек. Без вкладыша запись о новом месте работы, переводе, увольнении или награждении не может быть внесена корректно.
Кто обязан выдавать вкладыш в трудовую книжку?
Работодатель — единственный законный источник выдачи вкладыша.
Согласно пункту 22 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого Постановлением Правительства РФ от № 695:
- Если в основной трудовой книжке закончились свободные строки для внесения записей, работодатель обязан выдать сотруднику вкладыш.
- Вкладыш выдаётся бесплатно — никакие платежи за его оформление запрещены законом.
- Выдача вкладыша производится в день обращения сотрудника или в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
Важно: даже если сотрудник работает по электронной трудовой книжке, вкладыш может потребоваться при наличии бумажной трудовой книжки с заполненными страницами. Например, при трудоустройстве в организацию, которая ещё не перешла на ЭТК, или при оформлении пенсии, где требуются все бумажные документы.
Когда работодатель обязан выдать вкладыш?
Ситуации, при которых работодатель обязан выдать вкладыш:
- Закончилось место для записей — все графы в трудовой книжке заполнены (обычно это 10–12 записей).
- Повреждение трудовой книжки — если книжка порвана, испачкана, промокла, и записи невозможно прочитать.
- Ошибки в записях — если в трудовой книжке допущены ошибки, требующие исправления, и для этого требуется дополнительное пространство.
- Переход на ЭТК с сохранением бумажной книжки — если сотрудник решил сохранить бумажную книжку, но в ней закончились поля, вкладыш выдаётся для дальнейшего заполнения.
Как правильно оформить запрос на выдачу вкладыша?
Сотрудник должен подать письменное заявление в кадровый отдел. Форма заявления не строго регламентирована, но рекомендуется указать:
- ФИО сотрудника;
- должность;
- номер трудовой книжки;
- причину запроса (например: «закончились свободные поля для записей»);
- дату и подпись.
Пример заявления:
Заявление
Прошу выдать вкладыш к трудовой книжке № 123456 в связи с окончанием свободных мест для внесения записей.
Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Должность: инженер-технолог
Подпись: ___________
После получения заявления работодатель обязан выдать вкладыш в течение трёх рабочих дней; Вкладыш выдаётся под расписку в специальном журнале учёта трудовых книжек и вкладышей.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать вкладыш?
Отказ в выдаче вкладыша — это нарушение трудового законодательства. Сотрудник имеет право:
- Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (Роструд).
- Обратиться в прокуратуру с заявлением о нарушении прав.
- Подать иск в суд о принудительной выдаче вкладыша и возмещении морального вреда.
Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за нарушение трудового законодательства работодатель может быть оштрафован на сумму от 10 000 до 50 000 рублей (для юридических лиц) и до 5 000 рублей (для должностных лиц).
Вкладыш и электронная трудовая книжка: что важно знать?
С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников. Однако:
- Сотрудники, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, могут выбрать, сохранить её или перейти на ЭТК.
- Если сотрудник выбрал сохранить бумажную книжку, но в ней закончились поля — работодатель обязан выдать вкладыш.
- Если сотрудник перешёл на ЭТК, то вкладыш ему не нужен — все данные хранятся в электронной базе ФСС и ПФР.
Важно: вкладыш не выдаётся при переходе на ЭТК. Он нужен только для бумажных книжек, которые продолжают использоваться.
Как выглядит вкладыш и как он заполняется?
Вкладыш — это отдельный бланк, утверждённый Минтрудом России. Он имеет:
- Номер и серию (уникальные, как у основной книжки);
- ФИО сотрудника;
- Дата выдачи;
- Печать и подпись работодателя;
- Страницы для записей о приёме, увольнении, переводе, награждении.
Записи в вкладыш вносятся тем же порядком, что и в основную трудовую книжку:
- Дата приёма/увольнения;
- Наименование организации;
- Основание (приказ, договор);
- Подпись ответственного лица и печать.
Вкладыш пришивается к основной трудовой книжке и хранится вместе с ней. При увольнении вкладыш выдаётся вместе с трудовой книжкой, сотрудник получает полный комплект документов.
- Вкладыш в трудовую книжку выдаётся исключительно работодателем — никто другой (ПФР, МФЦ, Росстат) не имеет права его выдавать.
- Выдача вкладыша — обязательное требование закона, если в трудовой книжке закончились свободные поля.
- Выдача вкладыша бесплатна — любые требования оплаты являются незаконными.
- Даже при наличии электронной трудовой книжки, если сотрудник сохранил бумажную — вкладыш выдаётся по требованию.
- Отказ в выдаче вкладыша, нарушение, за которое работодатель может быть оштрафован.
Совет сотрудникам: не забывайте требовать вкладыш, если в вашей трудовой книжке закончились места. Это ваше законное право, и оно защищает ваш трудовой стаж, основу для пенсии, отпуска, больничных и других льгот.
Совет работодателям: внедрите внутренний регламент по выдаче вкладышей. Не ждите, пока сотрудник сам напомнит, проверяйте заполненность трудовых книжек при каждом новом приёме или переводе. Это снизит риски проверок и штрафов.
Помните: трудовая книжка — это история вашей профессиональной жизни. Вкладыш, её логичное продолжение. Не позволяйте бюрократии лишить вас права на полную и достоверную документацию.