Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Согласно законодательству Российской Федерации, при заполнении всех свободных строк в основной трудовой книжке работодатель обязан оформить вкладыш в трудовую книжку, дополнительный бланк, который пришивается к основному документу и продолжает регистрацию сведений о трудовой деятельности.

В 2026 году правила оформления вкладышей остались неизменными, но требуют строгого соблюдения формальных требований, установленных Постановлением Правительства РФ от № 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом России ). В этой статье вы найдете подробный шаблон, образец заполнения, алгоритм действий и важные нюансы, которые помогут избежать ошибок при оформлении вкладыша.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку — это отдельный бланк установленной формы, который используется для продолжения записи сведений о трудовой деятельности работника, когда в основной трудовой книжке закончились свободные строки в разделе «Сведения о работе».

Вкладыш имеет ту же форму, что и основная трудовая книжка, и содержит:

• ьный лист с реквизитами работника;
• Страницы для внесения записей о приеме, переводах, увольнениях;
• Страницы для записи о наградах и поощрениях;
• Страницы для сведений о дисциплинарных взысканиях.

Важно: вкладыш не является самостоятельным документом. Он действует только в сочетании с основной трудовой книжкой. Без неё вкладыш не имеет юридической силы.

Когда требуется оформление вкладыша?

Вкладыш оформляется в следующих случаях:

1. Заполнены все строки в разделе «Сведения о работе» основной трудовой книжки;
2. Закончились свободные места для внесения записей о наградах, поощрениях или дисциплинарных взысканиях;
3. Работник уволился, но продолжает работать у того же работодателя, и в книжке не осталось места для новых записей.

Обратите внимание: вкладыш оформляется только при полном заполнении раздела, а не при наличии нескольких свободных строк. Не допускается преждевременное оформление вкладыша.

Кто обязан оформлять вкладыш?

Оформлением вкладыша занимается текущий работодатель, у которого работник продолжает трудовую деятельность. Это означает:

• Если работник уволился с одного предприятия и устроился на другое, а в его трудовой книжке закончились строки — новый работодатель оформляет вкладыш;
• Если работник остался в той же организации, но заполнил все страницы — именно эта организация оформляет вкладыш;
• Ни в коем случае не оформляется вкладыш по месту предыдущего места работы, если работник уже уволился.

Как оформить вкладыш: пошаговая инструкция

Шаг 1: Получение бланка вкладыша

Бланки вкладышей в трудовую книжку приобретаются организацией в уполномоченных местах (например, в типографиях, имеющих лицензию на печать бланков строгой отчетности). В отделе кадров должен вестись журнал учета трудовых книжек и вкладышей (см. шаблон ниже).

Шаг 2: Заполнение ьного листа вкладыша

На ьном листе вкладыша указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника — полностью, как в основной трудовой книжке;
• Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• Серия и номер вкладыша — указываются с учетом серии и номера самого бланка (не путать с номером трудовой книжки!);
• Дата заполнения вкладыша, ставится дата, когда вкладыш был заполнен, а не дата выдачи основной книжки.

Важно! Дата на ьном листе вкладыша — это дата его фактического заполнения, а не дата выдачи основной трудовой книжки. Это требование закреплено в Инструкции Минтруда РФ.

Шаг 3: Внесение записи о выдаче вкладыша в основную трудовую книжку

На ьном листе основной трудовой книжки (страница 1) делается запись:

«Выдан вкладыш в трудовую книжку»
Серия: ХХХХ
Номер: ХХХХХХ
Дата выдачи: ДД.ММ.ГГГГ

Запись заверяется печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).

Если на ьном листе основной книжки нет места для записи — тогда запись делается на ьном листе первого вкладыша.

Шаг 4: Внесение записей в вкладыш

После оформления ьного листа вкладыша в него вносятся записи о трудовой деятельности работника, начиная с даты, следующей за последней записью в основной трудовой книжке.

Формат записи — аналогичный основной книжке:

• Номер записи (по порядку);
• Дата приема/перевода/увольнения;
• Наименование организации;
• Должность;
• Основание (приказ, договор);
• Подпись ответственного лица и печать.

Шаг 5: Пришивание вкладыша к трудовой книжке

После заполнения вкладыш пришивается к основной трудовой книжке с помощью ниток или специального скрепляющего устройства. Важно:

• Соединение должно быть прочным, чтобы вкладыш не оторвался;
• Нитки не должны перекрывать печать или подпись;
• На месте соединения проставляется печать организации (часто — на сшитом краю).

Шаблон вкладыша в трудовую книжку (2026)

Форма вкладыша утверждена Правительством РФ и не подлежит изменению. Ниже приведен шаблон ьного листа вкладыша в текстовом виде для понимания структуры:

ТРУДОВАЯ КНИЖКА
ВКЛАДЫШ

Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Серия: 45 01
Номер: 1234567
Дата заполнения: 

(печать организации)

Для скачивания официального шаблона в формате Word или PDF рекомендуется обращаться к:

• Сайту Минтруда России;
• Порталу «Роструд»;
• Системам КонсультантПлюс или Гарант;
• Официальным типографиям, имеющим лицензию на печать бланков строгой отчетности.

Ошибки при оформлении вкладыша и как их избежать

Наиболее частые ошибки, ведущие к признанию документа недействительным:

1. Использование неофициальных бланков — вкладыш должен быть изготовлен на бланке, утвержденном Правительством РФ. Самодельные или распечатанные на принтере листы — недействительны.
2. Неправильная дата — указание даты выдачи основной книжки вместо даты заполнения вкладыша.
3. Отсутствие записи о выдаче вкладыша — если не сделана запись на ьном листе основной книжки, вкладыш не признается законным.
4. Несоответствие данных — фамилия, имя, отчество или дата рождения в вкладыше отличаются от основной книжки.
5. Отсутствие печати — запись о выдаче и пришивание вкладыша должны быть заверены печатью организации.
6. Заполнение вкладыша до заполнения основной книжки — это нарушение порядка.

Учет вкладышей в отделе кадров

Все бланки трудовых книжек и вкладышей должны учитываться в приходно-расходной книге. Форма журнала учета утверждена приказом Минтруда РФ. В журнал вносятся:

• Дата поступления бланков;
• Серия и номер бланка;
• ФИО работника, которому выдан бланк;
• Дата выдачи;
• Подпись получателя.

Журнал ведется в печатном виде и хранится в течение 5 лет после последней записи. Рекомендуется использовать электронный учет в дополнение к бумажному, это снижает риски потери данных.

Пример заполнения вкладыша в трудовую книжку (2026)

Основная трудовая книжка — запись на ьном листе:

Выдан вкладыш в трудовую книжку
Серия: 45 01
Номер: 1234567
Дата выдачи:
Подпись: ___________ /С.И. Петрова/
Печать организации

ьный лист вкладыша:

ТРУДОВАЯ КНИЖКА
ВКЛАДЫШ

Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Серия: 45 01
Номер: 1234567
Дата заполнения:
Печать организации

Запись в вкладыше (первая запись):

1. — Принят на работу в должности менеджера по продажам.
Основание: Приказ № 45 от
Подпись: ___________ /С.И. Петрова/
Печать организации

Оформление вкладыша в трудовую книжку, это не формальность, а обязательное требование законодательства. Неправильно оформленный вкладыш может привести к:

• Отказу в назначении пенсии;
• Спорам при трудоустройстве;
• Штрафам со стороны Государственной инспекции труда.

Помните главное:

• Вкладыш — это продолжение трудовой книжки, а не замена.
• Запись о выдаче вкладыша — обязательна и делается только на ьном листе основной книжки (или первого вкладыша).
• Даты, серии, номера и печати должны совпадать и быть читаемыми.
• Все действия оформляются в письменном виде и фиксируются в журнале учета.

Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту трудового стажа работника и защитит работодателя от административной ответственности.

Для скачивания официальных шаблонов вкладышей и журналов учета рекомендуем посетить:

• Минтруд России
• Роструд
• КонсультантПлюс
• Гарант

Не забывайте: точность в кадровом учете, залог спокойствия как для работника, так и для работодателя.