Ведение трудовых книжек — один из ключевых процессов кадрового делопроизводства. Рано или поздно каждый работодатель сталкивается с ситуацией, когда в документе работника заканчиваются страницы для записей о работе или награждениях. В этом случае необходимо оформить и выдать вкладыш. Данная статья подробно расскажет о процедуре выдачи, правилах заполнения, а также ответит на важный вопрос о бухгалтерском учете и проводках.
Когда необходима выдача вкладыша?
Вкладыш в трудовую книжку — это неотъемлемое дополнение к основному документу. Согласно действующему законодательству (в актуальной редакции на 2026 год), вкладыш заводится в следующих случаях:
- Если в разделе «Сведения о работе» заполнены все страницы (12 разворотов).
- Если в разделе «Сведения о награждениях» закончились свободные строки (5 разворотов).
Важно: Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Он хранится и ведется вместе с основным документом.
Порядок оформления и заполнения
Процедура выдачи и оформления вкладыша строго регламентирована. Вот основные шаги, которые должен выполнить работодатель:
- Заполнение ьного листа. На ьном листе вкладыша указывается фактическая дата его заполнения (текущая дата), а не дата заведения самой трудовой книжки. Вносятся актуальные данные сотрудника: ФИО, дата рождения, образование (если оно изменилось с момента заведения трудовой), подпись владельца и подпись уполномоченного лица работодателя.
- Внесение записи в трудовую книжку. На ьном листе основной трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш». В штампе или рядом с ним обязательно указываются серия и номер выданного вкладыша. Без этой записи вкладыш считается недействительным.
- Сшивание документа. С 1 сентября 2021 года и по настоящее время (2026 год) вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно. Однако, если работодатель принимает решение его вшить или работник настаивает на этом во избежание потери, это допускается. Чаще всего вкладыш просто подшивается или скрепляется с книжкой, чтобы они не потерялись.
Особенности ведения записей
Вкладыш заполняется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Нумерация записей во вкладыше продолжается, а не начинается заново. Если выдается второй или последующий вкладыш, запись о его выдаче также вносится на ьный лист основной трудовой книжки (дополнительно к предыдущим штампам).
Бухгалтерский учет: проводки по выдаче вкладыша
Один из самых частых вопросов бухгалтеров: «Какие проводки делать при выдаче вкладыша?» и «Кто оплачивает стоимость бланка?».
Согласно законодательству РФ, расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них несет работодатель. Удерживать стоимость бланка из заработной платы работника запрещено.
Поскольку бланки приобретаются за счет средств организации, они учитываются как материально-производственные запасы (МПЗ) или сразу списываются на расходы, в зависимости от учетной политики предприятия.
Примеры бухгалтерских проводок
Рассмотрим стандартный сценарий учета затрат на приобретение бланка вкладыша:
- Покупка бланков вкладышей:
Дебет 10 «Материалы» (субсчет «Бланки строгой отчетности») — Кредит 60 «Расчеты с поставщиками»
(Отражена стоимость приобретенных бланков вкладышей) - Оплата поставщику:
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками» — Кредит 51 «Расчетные счета» - Выдача вкладыша работнику (списание стоимости):
Так как бланк выдается бесплатно для работника, его стоимость списывается на расходы организации.
Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» (или 44 «Расходы на продажу», если для торгового предприятия) — Кредит 10 «Материалы»
(Списана стоимость бланка вкладыша, выданного работнику)
Обратите внимание: Никаких проводок по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» делать не нужно, так как удержание стоимости из зарплаты работника незаконно.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить вкладыш во вкладыш?
Нет, понятие «вкладыш во вкладыш» не существует. Если заканчивается место в первом вкладыше, оформляется второй вкладыш к основной трудовой книжке. Запись о выдаче второго вкладыша также ставится на ьный лист основной трудовой книжки.
Что делать, если изменилась фамилия работника?
При заполнении ьного листа нового вкладыша вносятся уже новые данные (новая фамилия). Изменения в старой трудовой книжке или предыдущих вкладышах также должны быть произведены на основании документов о смене имени (паспорт, свидетельство о браке) с указанием реквизитов этих документов.
Где купить бланки?
Бланки трудовых книжек и вкладышей являются документами строгой отчетности (ДСО). Приобретать их необходимо только у официальных распространителей или в специализированных магазинах, имеющих соответствующие лицензии, чтобы избежать использования поддельных документов.
Выдача вкладыша в трудовую книжку — стандартная процедура, требующая внимательности при заполнении реквизитов и строгого соблюдения порядка нумерации. Главное помнить, что вкладыш является продолжением трудовой книжки, недействителен без нее и ведется по тем же правилам. Расходы на его приобретение полностью ложатся на плечи работодателя и отражаются в бухгалтерском учете как общехозяйственные или коммерческие расходы.