Вкладыш – это отдельный лист (или несколько листов) трудовой книжки, в который вносятся записи о трудовом стаже, когда основной блок книжки уже заполнен. Несмотря на то, что законодательство не регламентирует точный порядок вшивания, на практике сложилась определённая система, позволяющая оформить документ корректно и без риска отказа в признании.

Когда возникает необходимость в вкладыше?

• Все листы основного блока трудовой книжки заполнены.
• Необходимо продолжить фиксировать новые места работы, периоды стажа, отпуска, командировки и т.п.
• Работник получает новый бланк (например, при переоформлении книжки) – в этом случае старый вкладыш может быть перенесён в новую книжку.

С 1 сентября 2021 г. в России введена возможность вести электронную трудовую книжку, однако в бумажном виде вкладыш остаётся актуальным в большинстве организаций.

Правовая база

Законодатель (Трудовой кодекс РФ, статья 66) не устанавливает чётких требований к процессу вшивания вкладыша. Тем не менее, в практике принято соблюдать следующие правила:

1. На ьном листе вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии, номера и даты выдачи.
2. Запись о выдаче вкладыша вносится в трудовую книжку (обычно на внутреннюю сторону ьного листа основной книжки).
3. Вкладыш размещается между последним листом основного блока и задней половиной обложки.

Подготовка вкладыша

Заполнение ьного листа

ьный лист вкладыша выглядит аналогично ьному листу основной книжки. На нём указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Дата рождения;
• Серия и номер вкладыша;
• Дата выдачи.

После заполнения ьного листа ставится штамп «Выдан вкладыш» (см. рисунок ниже).

┌───────────────────────────────────────────────┐
│ Выдан вкладыш № 02‑2026‑001 от │
│ ФИО: Иванов Иван Иванович │
│ Дата рождения: │
│ Серия: АБ, №: 12345 │

└───────────────────────────────────────────────┘

Оформление страниц вкладыша

Страницы вкладыша заполняются тем же порядком, что и страницы основной книжки: запись о каждом месте работы, указание должности, даты начала и окончания, основания прекращения и подписи работодателя.

Пошаговая инструкция по вшиванию вкладыша

1. Подготовьте рабочее место; Возьмите чистый стол, линейку, шило (или иглу) и нитку (обычно используют прочную хлопковую нить темного цвета).
2. Сделайте запись о выдаче вкладыша. На внутренней стороне ьного листа основной книжки (обычно стр. 1) проставьте штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии, номера и даты.
3. Проверьте порядок листов. Убедитесь, что все страницы основной книжки находятся в правильном порядке и последняя заполненная страница находится непосредственно перед местом вшивания.
4. Разместите вкладыш. Положите его между последним листом основной книжки и задней половиной обложки. Оптимальное место – между последним листом и задней обложкой.
5. Отметьте места проколов. На правой стороне книжки (внутри) сделайте три небольших отверстия шилом или иглой, расположив их на одинаковом расстоянии (примерно 1 см друг от друга) в верхней части листа, где будет проходить вкладыш.
6. Прошейте вкладыш. Протяните нить через отверстия, начиная с задней обложки, обойдя вкладыш и возвращаясь к началу; Сделайте несколько оборотов, чтобы закрепить лист надёжно.
7. Завершите работу. Завяжите нить крепким узлом, отрежьте лишний конец и при необходимости обрежьте кончики, чтобы они не торчали.
8. Проверьте готовность. Откройте книжку, убедитесь, что вкладыш легко листается и не выпадает.

Образец заполнения вкладыша

Ниже приведён типовой шаблон записи о новом месте работы в вкладыше.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли вшивать вкладыш?

С 2021 г. вшивание вкладыша не является обязательным – запись о выдаче вкладыша может быть сделана штампом, а сам лист может храниться отдельно. Однако большинство работодателей предпочитают вшивать, чтобы документ был цельным и удобным для проверки.

Можно ли использовать клей вместо шитья?

Технически возможно, но не рекомендуется. Клей может со временем разрушиться, а при проверке в инспекции труда могут потребовать традиционное шитьё.

Сколько отверстий должно быть?

Стандартная практика – три отверстия, расположенные в верхней части книги. Это обеспечивает надёжное крепление и удобство листания.

Что делать, если на ьном листе основной книжки нет места для записи о выдаче вкладыша?

Запись следует сделать на ьном листе первого вкладыша – в этом случае в штампе указываются все необходимые реквизиты.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильное расположение вкладыша. Вкладыш должен находиться после последней заполненной страницы, а не между уже заполненными листами.
• Отсутствие штампа «Выдан вкладыш». Без штампа запись о выдаче может быть признана недействительной.
• Слишком крупные отверстия. Делайте их аккуратно, чтобы не повредить соседние листы.
• Недостаточная натяжка нити. Плохой шов может привести к выпадению вкладыша.

Вшивание вкладыша в трудовую книжку – достаточно простая, но требующая внимательности процедура. Соблюдая изложенные выше шаги, вы гарантируете корректность оформления и избежите проблем при проверках со стороны органов труда. Помните, что главное – правильное заполнение ьного листа, штамп «Выдан вкладыш» и надёжное шитьё. При соблюдении этих требований ваш документ будет признан действительным и надёжно защищён от потери.

Дата публикации: