Трудовая книжка — это главный документ работника, который подтверждает его трудовой стаж и деятельность. Именно в нее работодатель вносит информацию о приеме на работу, переводах и увольнениях. Однако что делать, если в документе заканчивается свободное место? В таком случае оформляется вкладыш в трудовую книжку.

Что такое вкладыш и когда он необходим?

Согласно пункту 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, если необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки (например, «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»), а все графы этого раздела уже заполнены, работодатель обязан оформить вкладыш.

Вкладыш — это не самостоятельный документ. Он имеет юридическую силу и действует только в комплекте с трудовой книжкой. Без нее вкладыш считается недействительным.

Важные нюансы и правила оформления

Существует ряд строгих требований к тому, как должен быть оформлен и подшит вкладыш. Нарушение этих правил может привести к тому, что Пенсионный фонд или другие инстанции не зачтут работнику стаж.

Вшивание вкладыша

Вкладыш необходимо вшить в трудовую книжку. Просто вложить его между страницами — грубое нарушение. Обычно его вшивают в самый конец трудовой книжки, между последней страницей и задней обложкой, либо в середину (между разделом «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»); Для сшивания используется суровая нитка и иголка, делается 3-4 прокола.

Простановка штампа

На ьном листе (первой странице) трудовой книжки обязательно ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш». Рядом с этим штампом указывается серия и номер выданного вкладыша. Если штампа в организации нет, допускается вписать эти данные от руки, однако штамп является предпочтительным и законным вариантом.

Заполнение ьного листа

ьный лист вкладыша заполняется по тем же правилам, что и ьный лист самой трудовой книжки:

• Фамилия, имя, отчество работника (полностью, без сокращений).
• Дата рождения.
• Образование, профессия, специальность (на основании документов об образовании).
• Дата заполнения.
• Подпись работника и подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек.

Обратите внимание: дата заполнения вкладыша может не совпадать с датой заполнения самой трудовой книжки. Вкладыш заполняется на момент его выдачи, когда закончилось место в основном документе.

Новая форма трудовой книжки и вкладыша

Стоит отметить, что новая форма трудовой книжки применяется с 1 января 2023 года. Приказом Минтруда России № 320н от были утверждены новые бланки не только самой трудовой книжки, но и вкладыша в нее. Работодателям важно использовать актуальные бланки, чтобы не нарушать законодательство.

Частые ошибки и как их избежать

При работе с вкладышами кадровики часто допускают типичные ошибки. Вот самые распространенные из них:

1. Ведение отдельного нумерационного ряда. Нумерация записей во вкладыше не начинается заново! Она продолжает нумерацию трудовой книжки. Если последняя запись в трудовой была под номером 15, то первая запись во вкладыше будет под номером 16.
2. Выдача вкладыша без записи в трудовой. Если вы выдали вкладыш, но не поставили штамп и не указали его серию и номер на ьном листе трудовой книжки, документ считается оформленным с нарушением.
3. Заверение подписью на каждой странице. В отличие от самой трудовой книжки, страницы вкладыша не нужно заверять подписью работодателя и печатью (если иное не предусмотрено правилами). Заверяется только ьный лист.
4. Оформление вкладыша к вкладышу. Если место закончилось и во вкладыше, оформляется следующий вкладыш. На ьном листе трудовой книжки ставится второй штамп «Выдан вкладыш» с новыми серией и номером. Общее количество вкладышей не ограничено законом.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и вкладыши

С переходом на электронные трудовые книжки вопрос о вкладышах не потерял актуальности. Если работник выбрал бумажную форму ведения трудовой книжки, работодатель обязан продолжать вести ее по всем правилам, включая выдачу вкладышей при нехватке места. Если же работник перешел на ЭТК, бумажная книжка выдается ему на руки, и необходимость во вкладышах отпадает.

Краткий алгоритм действий при нехватке места

Если вы кадровик и столкнулись с тем, что в трудовой книжке закончилось место, следуйте этому плану:

1. Приобретите чистый бланк вкладыша (нового образца, с учетом изменений 2023 года).
2. Заполните ьный лист вкладыша данными работника.
3. Поставьте на ьном листе трудовой книжки штамп «Выдан вкладыш» и впишите серию/номер.
4. Вшейте вкладыш в трудовую книжку.
5. Продолжите нумерацию записей в соответствующем разделе вкладыша.

Вкладыш в трудовую книжку — это важный документ, который требует внимательного и аккуратного оформления. Соблюдение правил его вшивания, нумерации записей и постановки штампа гарантирует, что трудовой стаж работника будет подтвержден без проблем, а работодатель избежит штрафов со стороны трудовой инспекции. Всегда следите за актуальностью бланков и помните, что вкладыш неотделим от самой трудовой книжки.