Актуальная информация на 01:28:38 показывает, что в 2026 году многие организации всё ещё сталкиваются с вопросами оформления и учёта вкладышей в трудовую книжку старого образца. В статье собраны основные правила, требования и практические рекомендации, которые помогут правильно работать с этими документами.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Определение

Вкладыш — это дополнительный лист (страница), который вставляется в трудовую книжку для записи сведений, не помещающихся в основной бланк. Он может использоваться для:

• записи дополнительных сведений о работнике;
• фиксации повышений квалификации, изменения условий труда;
• оформления дубликата или замены потерянного листа.

Нормативная база

С года действует новый образец вкладыша, утвержденный приказом Минтруда России от № 320н. Однако старый образец остаётся действующим, пока в организации есть неиспользованные бланки.

Когда можно использовать старый образец вкладыша?

Постановление Правительства РФ от № 1250 разрешает продолжать использовать бланки старого образца в следующих случаях:

1. Работодатель приобрёл их до 1 января 2023 года;
2. Трудовая книжка уже заполнена на работника.

Таким образом, пока в компании есть неиспользованные старые вкладыши, их можно применять без ограничения срока.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку старого образца?

Требования к оформлению

• Нумерация записей должна продолжать последовательность, установленную в основной книжке;
• Дата записи указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• Сведения вносятся в том же порядке, что и в новом образце (см. п. 3.2);
• Подпись работодателя и работника обязательна.

Пример заполнения

Ниже приведён типовый пример записи в старом вкладыше:

Сведения: Повышение квалификации по специальности «Бухгалтер» – 40 часов, сертификат № К-2025‑01.
Подпись работодателя: ______________________
Подпись работника: ______________________

Такой формат позволяет сохранить единообразие с другими записями в книге.

Учёт и хранение вкладышей в отделе кадров

Для эффективного учёта используйте следующие правила:

• Все вкладыши хранятся в отдельном файле или конверте, подписанном «Вкладыши к ТК старого образца»;
• Вести учётный журнал, где фиксируется номер, дата выдачи и дата использования каждого вкладыша;
• При получении новых бланков обязательно оформить акт приёма‑передачи.

Где приобрести новые вкладыши и бланки?

Если в вашей организации закончились старые вкладыши, их необходимо заменить на новые образцы. Приобрести их можно в официальных магазинах:

• Орион – интернет‑магазин, предлагающий вкладыши нового образца по выгодной цене;
• Оптовые поставщики, имеющие сертификат соответствия;
• Канцелярские сети, специализирующиеся на документах для кадров.

При заказе от 1500 рублей в Орионе предоставляется бесплатная доставка по Нижнему Новгороду.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли вносить записи в старый вкладыш после перехода на новый образец? — Да, если в книжке ещё есть свободные места, но рекомендуется использовать новый образец для новых записей.
2. Нужно ли обменивать уже выпущенные старые вкладыши? — Не требуется, пока они ещё не израсходованы.
3. Как поступить с неизрасходованными бланками старого образца?, Их можно использовать до полного израсходования, после чего необходимо закупить новые.
4. Какие документы подтверждают право на использование старого вкладыша?, Договор о закупке, подтверждающий дату покупки до  года.

Если возникнут дополнительные вопросы, обратитесь в отдел кадров или к консультанту по трудовому праву.