В кадровом делопроизводстве часто возникает путаница: что делать, если в трудовой книжке сотрудника закончились страницы? Нужно ли заводить новую книжку или достаточно вшить вкладыш? Особенно актуален этот вопрос в свете изменений законодательства, вступивших в силу в 2023 году. В данной статье мы подробно разберем правила оформления новых бланков, порядок действий при отсутствии документов и ключевые отличия старого и нового образцов.
Когда необходим вкладыш, а когда — новая трудовая книжка?
Согласно действующим правилам ведения трудовых книжек, основным документом для внесения записей о стаже является сама книжка. Однако объем страниц в ней ограничен. Вкладыш заводится только в том случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов («Сведения о работе» или «Сведения о награждении»).
Важно понимать ключевой принцип: вкладыш не может существовать отдельно от трудовой книжки. Если у работника на руках только вкладыш без основной книжки, такой документ считается недействительным. В этом случае, а также при утере основной книжки, сотруднику необходимо оформить новую трудовую книжку, а не просто выдать дубликат вкладыша.
Алгоритм действий при отсутствии трудовой книжки
Если при приеме на работу выясняется, что у соискателя нет трудовой книжки (она утеряна, уничтожена или он устраивается на работу впервые), работодатель обязан действовать следующим образом:
- Зафиксировать факт отсутствия. Необходимо составить акт об отсутствии трудовой книжки. В этом же документе рекомендуется зафиксировать, что работник уведомлен о последствиях отсутствия надлежаще оформленного документа.
- Уведомить работника. Сотрудник должен письменно подтвердить, что он знает о необходимости оформить новую трудовую книжку.
- Оформление нового бланка. Новая трудовая книжка заводится за счет работника (стоимость бланка удерживается из зарплаты по заявлению) или оплачивается работодателем в случаях, предусмотренных законом (например, при утере книжки работодателем).
Только после заведения новой трудовой книжки, в случае необходимости (если разделы быстро заполнятся), может быть оформлен вкладыш.
Новый образец вкладыша: изменения с 2023 года
С 1 января 2023 года в оборот были введены бланки вкладышей нового образца (утверждены Приказом Минтруда России). Гознак начал выпуск новых форм, которые отличаются от предыдущих версий количеством разворотов и степенью защиты.
Сравнение объемов старого и нового вкладыша
Основное изменение коснулось количества страниц, предназначенных для записей. Это сделано для того, чтобы реже приходилось менять вкладыши при длительном стаже работы.
- Раздел «Сведения о работе»:
- В новой трудовой книжке: 14 разворотов.
- В новом вкладыше: 12 разворотов (ранее их было меньше).
- Раздел «Сведения о награждении»:
- В новой трудовой книжке: 7 разворотов.
- В новом вкладыше: 5 разворотов.
Важно отметить: если у работника осталась трудовая книжка старого образца, но страницы в разделе «Сведения о работе» закончились, ему все равно выдается вкладыш нового образца. Старые бланки вкладышей больше не производятся, но те, что были выданы ранее, сохраняют свою силу и переделке не подлежат.
Правила вшивания и оформления
Существует распространенное заблуждение, что вкладыш нужно обязательно вшивать в книжку сразу же при получении. Однако современные правила (в частности, изменения, актуальные с сентября 2021 года и подтвержденные практикой 2026 года) гласят:
Вшивать вкладыш в трудовую книжку сразу необязательно.
Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки, но физическое соединение (вшивание) происходит только тогда, когда в него вносится первая запись. До этого момента он хранится вместе с трудовой книжкой сотрудника. Вшивание должно быть выполнено аккуратно, чтобы не повредить записи и обеспечить целостность документа.
Ключевые моменты для кадровика:
- Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
- При заполнении всех страниц раздела в основной книжке заводится вкладыш нового образца, независимо от года выпуска самой книжки.
- Все предыдущие версии трудовых книжек (советского образца, 2004 года) остаются действительными до их замены или заполнения.
- Записи во вкладыше нумеруются сквозным порядком, продолжая нумерацию основной книжки (или начиная заново в пределах раздела, в зависимости от типа раздела, но с соблюдением хронологии).
Правильное оформление трудовой документации — залог отсутствия проблем с пенсионным фондом и трудовой инспекцией. Главное правило, которое нужно запомнить: вместо потерянной книжки или отсутствующего основания для стажа оформляется новая трудовая книжка, а не просто вкладыш. Вкладыш — это лишь дополнение к существующему действующему документу, призванное увеличить его объем. Использование бланков нового образца с 2023 года упрощает жизнь сотрудникам с длинным трудовым стажем, предоставляя больше места для записей о карьере.
Следуйте актуальным инструкциям Минтруда и внимательно проверяйте наличие всех страниц у принимаемых сотрудников, чтобы своевременно инициировать процедуру оформления новых документов.