Вкладыш в трудовую книжку – важный документ, который позволяет продолжить ведение истории трудовой деятельности работника, когда в основном документе заканчиваются свободные страницы. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить и вшить вкладыш в трудовую книжку в 2026 году, чтобы избежать ошибок и обеспечить соответствие требованиям законодательства.

Когда нужен вкладыш?

Вкладыш в трудовую книжку оформляется в следующих случаях:

• Заполнены все страницы одного из разделов трудовой книжки: «Сведения о работе» или «Сведения о награждении».
• Необходимо внести новую запись о работе, награждении или других событиях, которые не помещаются в основной документ.

Что нужно для оформления вкладыша?

Для оформления вкладыша вам потребуется:

• Новый вкладыш: Вкладыши имеют определенную структуру, которая может отличаться в зависимости от года выпуска. В 2026 году вкладыши имеют 12 разворотов для раздела «Сведения о работе» и 5 разворотов для раздела «Сведения о награждении». Убедитесь, что используете актуальный бланк.
• Заявление (не всегда требуется): В законодательстве не закреплено обязательное требование о подаче заявления на выдачу вкладыша. Однако, для большей уверенности и документального подтверждения, рекомендуется оформить заявление.
• Заполненный вкладыш: Вкладыш заполняется в соответствии с требованиями законодательства и с учетом всех изменений в трудовой деятельности работника.
• Штамп с надписью «Выдан вкладыш»: На титульном листе вкладыша необходимо поставить штамп с указанием серии и номера вкладыша.

Пошаговая инструкция по оформлению вкладыша:

Заполнение вкладыша:

• Титульный лист: Укажите персональные данные работника (ФИО, дата рождения), его должность, образование, дату зачисления в организацию.
• Раздел «Сведения о работе»: Заполните все необходимые поля, включая даты начала и окончания работы, наименование организации, должность, сведения об увольнении (если применимо). Важно, чтобы нумерация записей в вкладыше продолжала порядковые номера в трудовой книжке.
• Раздел «Сведения о награждении»: Укажите информацию о наградах, поощрениях, премиях и других достижениях работника.

Проверка заполнения: Внимательно проверьте все записи на вкладыше на наличие ошибок и неточностей. Убедитесь, что информация соответствует данным, указанным в основной трудовой книжке.
Подготовка к вшиванию: Убедитесь, что вкладыш полностью заполнен и аккуратно оформлен.
Вшивание в трудовую книжку:

• Найдите подходящее место в трудовой книжке, где можно вшить вкладыш. Обычно это делается после последних записей в основном документе.
• Вставьте вкладыш в трудовую книжку, убедившись, что он надежно закреплен.
• На титульном листе трудовой книжки поставьте штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша.

Отметка о выдаче вкладыша (при увольнении): При увольнении работника в трудовой книжке необходимо сделать отметку о выдаче вкладыша. Это делается в графе 12 раздела «Сведения о работе».

Образец записи в вкладыше (пример):

Вкладыш
к трудовой книжке
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Должность: Инженер
Образование: Высшее
Дата зачисления:
Сведения о работе:

– настоящее время Инженер
ООО «Ромашка»
Занятие: работа по трудовому договору

… (далее заполняются записи о работе)

Важные моменты:

• Вкладыш оформляется в том же порядке, что и трудовая книжка.
• Записи в вкладыше должны быть сделаны аккуратно и разборчиво.
• Нумерация записей в вкладыше должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке.
• При увольнении работника необходимо сделать отметку о выдаче вкладыша.
• Вкладыш ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Где найти образец заполнения вкладыша?

Вы можете найти образец заполнения вкладыша в трудовую книжку на сайте КонсультантПлюс или других юридических ресурсах.

Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку – это важный процесс, который требует внимательности и аккуратности. Следуя этой инструкции, вы сможете избежать ошибок и обеспечить соответствие требованиям законодательства. Если у вас возникли вопросы, обратитесь к специалистам по кадровому делопроизводству.