Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки, бумажный вариант до сих пор используется․ При исчерпании всех листов в основной тетради или при её порче возникает необходимость оформить вкладыш․ Это специальный бланк, который вшивается в книжку и продолжает её запись․ Неправильное оформление вкладыша может привести к тому, что записи в нём не будут иметь юридической силы․ Данная статья содержит пошаговую инструкцию и актуальные образцы заполнения на 2026 год․

Что такое вкладыш и когда он нужен?

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный лист (или набор листов) стандартного размера с предпечатными реквизитами, аналогичными ьному листу основной книжки․ Он предназначен для продолжения записей о трудовой деятельности работника․

Ситуации, требующие использования вкладыша:

• Исчерпание всех свободных листов в основной книжке․
• Порча (загрязнение, повреждение) последнего заполненного листа․
• Ошибка при заполнении, требующая исправления (в этом случае исправляется ошибочная запись, а на вкладыше делается правильная)․

Нормативная база: на что опираться?

Правила заполнения и вшивания вкладыша регулируются:

1. Трудовым кодексом РФ (ст․ 66, 67)․
2. Приказом Минтруда России от № 902н (с изменениями) — утверждает формы трудовых книжек и порядок их ведения․
3. ГОСТ Р 7․0․97-2016 — устанавливает требования к бланкам․

С 2023 года используются новые бланки (редакция 1 от )․ Вкладыш должен быть строго соответствующего образца․

Пошаговая инструкция по заполнению вкладыша

Шаг 1: Получение бланка вкладыша

Бланки вкладышей заказываются у поставщиков, аккредитованных при Министерстве труда․ Их нельзя создавать самостоятельно․ Убедитесь, что бланк имеет:

• Защитные элементы (водяные знаки, микрошрифт)․
• Серию и номер․
• Дату утверждения формы․

Шаг 2: Заполнение ьного листа вкладыша

Заполнение происходит от руки чернилами (синего или черного цвета) разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений․

Образец заполнения ьного листа вкладыша:

[Здесь в реальном документе располагается графический образец бланка]

Ключевые реквизиты для заполнения:

• Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте․
• Дата рождения — цифрами․
• Сведения о документе, удостоверяющем личность (серия, номер, кем и когда выдан)․
• Профессия (должность) — указывается та, которая была на момент начала записи на этом вкладыше․
• Дата выдачи вкладыша, дата, когда он вшивается в книжку․
• Подпись работника и расшифровка подписи (ФИО)․
• Подпись ответственного лица кадровой службы и расшифровка․
• Печать организации (с наименованием и ИНН/КПП)․

Шаг 3: Внесение записей о работе

На следующих листах вкладыша (не на ьном!) ведутся записи по той же схеме, что и в основной книжке․ Каждая запись должна содержать:

• Номер и дату приказа (распоряжения)․
• Наименование организации (с указанием структурного подразделения, если есть)․
• Основание для внесения записи (например, «на основании приказа №․․․ от․․․» или «в связи с увольнением по собственному желанию»)․
• Текст записи о приеме, переводе, увольнении с указанием профессии/должности․
• Подпись ответственного лица и печать․

Шаг 4: Оформление записи на ьном листе ОСНОВНОЙ книжки

Это критически важный этап! После того как вкладыш заполнен и готов к вшивке, на первом (ьном) листе самой трудовой книжки (где уже есть запись о работнике) необходимо сделать следующую запись:

«Выдан вкладыш № [номер вкладыша] от [дата выдачи вкладыша] г․»

Под этой записью ставятся:

• Подпись ответственного лица кадровой службы․
• Расшифровка подписи (ФИО)․
• Печать организации․

Пример записи на ьном листе:
«Выдан вкладыш № 5 от г․»
_________________ / Иванова Анна Петровна /
(подпись) (расшифровка)
[Печать]

Шаг 5: Вшивание вкладыша

Вкладыш вшивается немедленно после ьного листа основной книжки․ Процесс должен быть аккуратным, без повреждения листов․ Обычно это делает специалист в бюро документов или в нотариальной конторе․ Самовольное вшивание недопустимо․

Важные нюансы и типичные ошибки

• Номер вкладыша — это порядковый номер, который присваивается в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей․ Он должен совпадать в записи на ьном листе ТК и на самом вкладыше (в его верхнем углу)․
• Дата выдачи вкладыша — это дата его вшивания, а не дата первой записи в нём․
• Записи на вкладыше ведутся с новой строки, как будто это продолжение основной книжки․ Нумерация записей (порядковые номера) не продолжается с последней записи в основной книжке․ На вкладыше нумерация начинается заново с «1»․
• Все записи на вкладыше должны быть заверены печатью организации․
• Запрещено использовать вкладыш, если в основной книжке осталось более 2-3 свободных листов․ Сначала нужно заполнить их․

Краткий чек-лист для проверки

1. Взяли бланк правильного образца (редакция 1 от )?
2. Заполнили ьный лист вкладыша разборчиво, без ошибок?
3. Сделали запись «Выдан вкладыш №․․․ от․․․» на ьном листе ОСНОВНОЙ книжки?
4. Поставили подписи и печати на ьном листе вкладыша и в записи на основной книжке?
5. Вшили вкладыш сразу после ьного листа основной книжки?
6. Занесли факт выдачи вкладыша в журнал учета?

Оформление вкладыша в трудовую книжку — процедура, требующая внимательности и следования установленным правилам․ Ключевое, двойное оформление: заполнение самого бланка и обязательная запись о его выдаче на ьном листе основной книжки․ При сомнениях всегда обращайтесь к актуальным образцам в системе КонсультантПлюс или к специалисту по кадровому делопроизводству․ Правильно оформленный вкладыш сохраняет юридическую силу всех записей о трудовом стаже работника․

Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных документов и практики оформления трудовых книжек по состоянию на май 2026 года․