С 2021 года правила ведения трудовых книжек в России были существенно обновлены в соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н; Одним из ключевых изменений стало уточнение статуса и порядка использования вкладышей в трудовую книжку. Многие работодатели и сотрудники до сих пор задаются вопросом: «Нужны ли вкладыши? Когда их оформлять? Кто должен их покупать? И нужно ли их вшивать?» В этой статье мы подробно разберём все аспекты‚ связанные с вкладышами‚ чтобы вы точно знали‚ как действовать в 2026 году.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку, это отдельный бланк‚ который является неотъемлемой частью трудовой книжки и используется для продолжения записи сведений о трудовой деятельности сотрудника‚ когда в основной книжке закончилось место.

Вкладыш имеет такую же юридическую силу‚ как и сама трудовая книжка. Он содержит:

• сведения о работнике (ФИО‚ дата рождения‚ образование и т.д.);
• записи о приеме на работу‚ переводах‚ увольнениях;
• сведения о наградах‚ поощрениях‚ наложенных взысканиях.

Важно: вкладыш не является дополнительным документом, он дополняет трудовую книжку и вместе с ней составляет единый документ‚ подтверждающий трудовой стаж.

Когда нужен вкладыш?

Вкладыш оформляется только в одном случае:

1. Заполнены все страницы одного из разделов трудовой книжки, например‚ раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях».

Не нужно оформлять вкладыш:

• «про запас»;
• если в книжке ещё есть свободные строки;
• при смене работодателя — новый работодатель не обязан оформлять вкладыш‚ если в книжке есть место.

Согласно пункту 32 Приказа № 320н‚ вкладыш оформляется только при необходимости. Это правило направлено на снижение бюрократической нагрузки и предотвращение ненужного расходования бланков.

Кто должен покупать вкладыши: работодатель или работник?

Вкладыши приобретает исключительно работодатель.

Согласно нормам законодательства‚ работодатель обязан:

• заблаговременно закупать бланки трудовых книжек и вкладышей в соответствии с утверждённым Минфином РФ порядком;
• вести учёт всех бланков, как пустых‚ так и заполненных — в приходно-расходной книге (журнале учёта трудовых книжек и вкладышей);
• регистрировать в этой книге серии и номера каждого бланка‚ включая вкладыши.

Работник не должен ничего покупать! Если работодатель требует от сотрудника приобрести вкладыш самостоятельно — это нарушение трудового законодательства. Такие действия можно обжаловать в трудовой инспекции или прокуратуре.

Как оформить вкладыш: пошаговая инструкция

Оформление вкладыша происходит в следующем порядке:

1. Определение необходимости, проверяется‚ закончилось ли место в трудовой книжке.
2. Получение бланка — работодатель использует заранее закупленный и учтённый вкладыш.
3. Заполнение ьного листа — на ьном листе вкладыша указываются:
• ФИО работника;
• дата рождения;
• образование;
• дата и номер записи о выдаче вкладыша (вносится в трудовую книжку на последней свободной странице).
4. Запись о выдаче вкладыша, в трудовой книжке делается запись: «Вкладыш выдан № [номер] серии [серия] от [дата]».
5. Заверение печатью — вкладыш заверяется печатью того работодателя‚ который его оформил (даже если работник сменил место работы‚ вкладыш оформляет тот‚ у кого закончилось место в книжке).
6. Дата в вкладыше — ставится дата фактического заполнения‚ а не дата первоначального заведения трудовой книжки.

Важно! Если в трудовой книжке не осталось места для записи о выдаче вкладыша‚ такая запись делается на ьном листе первого вкладыша (пункт 33 Приказа № 320н).

Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?

Это один из самых распространённых вопросов. Ответ: не обязательно‚ но можно.

С 1 сентября 2021 года требование о вшивании вкладыша упразднено. В Приказе № 320н слово «вшивается» заменено на «дополняется». Это означает‚ что:

• вкладыш не должен быть пришит к трудовой книжке;
• он может храниться отдельно‚ но должен быть надёжно связан с трудовой книжкой (например‚ скреплён зажимом‚ брошюрой или вложением в обложку).

Однако‚ чтобы исключить риск потери вкладыша‚ многие работодатели по-прежнему рекомендуют вшивать его толстой ниткой в конец трудовой книжки. Это не обязанность‚ а рекомендация по обеспечению сохранности документа.

Важно! Не вшивайте вкладыши заранее. Делайте это только тогда‚ когда они действительно нужны — и только после их официального оформления.

Учёт вкладышей: как вести журнал

Все бланки трудовых книжек и вкладышей — как пустые‚ так и заполненные — обязательно учитываються в специальном журнале (приходно-расходной книге).

В журнал вносятся:

• дата поступления бланков;
• серия и номер каждого бланка;
• дата выдачи бланка работнику;
• дата расходования (заполнения);
• ФИО сотрудника;
• подпись ответственного лица.

Этот журнал ведётся в отделе кадров и является обязательным документом для проверок трудовой инспекцией и налоговой службой. Его можно вести в бумажном или электронном виде, главное‚ чтобы он был подписан и скреплён печатью организации.

Юридическая сила вкладыша

Вкладыш имеет полную юридическую силу и приравнивается к трудовой книжке. Это означает‚ что:

• он принимается при оформлении пенсии;
• его требуют при устройстве на новую работу;
• он используется при подтверждении стажа для социальных выплат;
• он может быть использован в суде как доказательство трудовых отношений.

Если вкладыш утерян‚ его можно восстановить только через архив или по решению суда — поэтому хранить его вместе с трудовой книжкой крайне важно.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если трудовая книжка утеряна или испорчена‚ работодатель обязан выдать новую трудовую книжку на основании документов‚ подтверждающих трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы‚ архивные выписки и т.д.).

Вкладыши‚ если они были‚ не выдаются отдельно — они входят в состав трудовой книжки. При восстановлении документа вкладыши учитываются как часть общей трудовой истории‚ но не оформляются заново как самостоятельные бланки.

1. Нужны ли вкладыши? — Да‚ но только если в трудовой книжке закончилось место для записей.
2. Кто должен покупать? — Работодатель. Ни в коем случае не работник.
3. Нужно ли вшивать? — Не обязательно‚ но рекомендуется для сохранности.
4. Нужен ли учёт?, Обязательно. Все бланки — в приходно-расходной книге.
5. Имеет ли вкладыш юридическую силу? — Да‚ полностью равную трудовой книжке.

Главное правило 2026 года: не оформляйте вкладыши «на всякий случай». Оформляйте их только тогда‚ когда в трудовой книжке действительно нет места. Это экономит время‚ деньги и избавляет от лишней бумажной волокиты.

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов‚ проверок и проблем при оформлении пенсии или трудоустройстве. Помните: трудовая книжка и её вкладыш — это не просто документы‚ а история вашей профессиональной жизни. Относитесь к ним с ответственностью.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Все ссылки на Приказ Минтруда № 320н соответствуют действующей редакции.