Тема вкладышей в трудовые книжки часто вызывает вопросы у работников и кадровиков. В этой статье разберем, что такое вкладыш, когда он нужен, как его правильно оформить и, самое главное, кто должен им обеспечивать работника.

Что такое вкладыш и когда он требуется?

Вкладыш — это дополнительный бланк, который вшивается в трудовую книжку, когда в ней закончились свободные страницы для записей в одном из разделов (например, в разделе «Сведения о работе» или «Поощрения»).

Важное изменение: с 1 сентября 2021 года вшивание вкладыша в трудовую книжку не является обязательным (п. 12 Постановления Правительства РФ № 682). Это означает, что работодатель может продолжать вести записи на новых бланках (вкладышах), но не обязан их физически вшивать в уже существующую книжку. Однако на практике многие организации до сих пор используют традиционный метод.

Кто должен покупать и предоставлять вкладыш?

Это ключевой вопрос, на который есть четкий ответ.

• Работодатель обязан обеспечить работника вкладышем за свой счет, если в трудовой книжке действительно закончились страницы для записей.
• Требование от работника самому приобрести и принести вкладыш является неправомерным. Это обязанность работодателя как организации, ведущей кадровый учет.
• Если кадровая служба утверждает, что у них «нет штампика» или «нельзя сделать по-другому», это не снимает с них ответственности. Отсутствие специального штампа не является основанием для неоформления записи. Запись о выдаче вкладыша может быть сделана рукописно с указанием должности лица, ее внесшего, и подписью.

Как правильно оформить запись о выдаче вкладыша?

Оформление происходит в два этапа:

1. Запись в самой трудовой книжке. На ьном листе (первая страница с данными работника) или на обратной стороне обложки делается запись:
   
   «Выдан вкладыш № [номер] от [дата]»
   
   Указываются серия и номер вкладыша. Если на ьном листе нет места, запись делается на ьном листе самого вкладыша.
   
   Рекомендуется поставить штамп или сделать рукописную запись с подписью ответственного лица.
2. Оформление самого вкладыша. Вкладыш ведется в том же порядке, что и основная трудовая книжка: последовательно, без пропусков, с указанием даты, наименования документа (например, «Трудовая книжка, вкладыш №1»), оснований для записи (приказ, договор) и подписей сторон.

Учет вкладов в кадровом делопроизводстве

Для внутреннего учета организации ведут Книгу учета движения трудовых книжек и вкладов (или аналогичный журнал). В ней фиксируют:

• Серия и номер самой трудовой книжки.
• Серия и номер выданного вкладыша.
• Дату выдачи вкладыша.
• ФИО работника.

С бухгалтерской точки зрения, если вкладыши учитываются как малоценные активы, они могут отражаться на счете 10.21 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» (вместо счета 10.06 «Торговые и вспомогательные материалы»), в зависимости от учетной политики организации.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Мне сказали на работе, что вкладыш нужно принести самому. Это законно?

Нет, это незаконно. Обязанность по обеспечению бланками для ведения трудовых книжек лежит на работодателе (ст. 62, 75 Трудового кодекса РФ). Если страницы закончились, работодатель должен бесплатно выдать вкладыш и сделать соответствующую запись.

Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается оформить вкладыш?

Письменно обратитесь к работодателю (в кадровую службу или руководству) с заявлением о выдаче вкладыша в связи с заполнением всех страниц.

Если ответа нет или он отрицательный, можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в судебную инстанцию для принуждения к исполнению обязанностей.

Вопрос: А если я уволился, а вкладыш не оформили?

Это нарушение. При увольнении работодатель обязан передать работнику его трудовую книжку (с вкладышем, если он был выдан) с правильно оформленными записями. Если запись о последнем месте работы отсутствует, вы можете требовать ее внесения. Обратитесь с заявлением к бывшему работодателю, а при отказе — в ГИТ или суд.

Вопрос: Как быть с записями, если вкладыш не вшивают (по новым правилам)?

Если организация отказалась от вшивания, новые записи после окончания страниц основной книжки могут вестись на отдельном бланке (вкладыше), который хранится вместе с трудовой книжкой. Но при этом в самой книжке на ьном листе обязательно должна быть запись о выдаче этого отдельного бланка с указанием его номера и даты.

Требование к работнику самостоятельно принести вкладыш в трудовую книжку — это распространенная, но неправомерная практика. Обязанность по обеспечению и оформлению вкладыша лежит на работодателе. Работник, столкнувшийся с таким требованием, имеет полное право отказаться и потребовать от работодателя выполнения его прямых обязанностей по ведению кадрового учета в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Главное помнить:

• Вкладыш выдается работодателем бесплатно при заполнении всех страниц.
• Запись о выдаче вкладыша ставится на ьном листе трудовой книжки.
• С 2021 года вшивание не обязательно, но учет и отметка обязательны.
• Отсутствие штампа не excuse для неоформления записи — она может быть рукописной с подписью.

Знание своих прав защитит вас от неправомерных требований со стороны работодателя.