Важно! Запись в трудовой книжке о благодарности или награде — это официальное подтверждение достижений работника. Она вносится только на основании приказа или иного распорядительного документа организации. Несоблюдение правил может привести к признанию записи недействительной.

Правовые основы

Согласно статье 191 Трудового кодекса РФ и пункту 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Приказом Минтруда России от № 320н), в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждениях и поощрениях:

• Почетные грамоты;
• Присвоение званий;
• Награждение нагрудными знаками и значками;
• Вручение дипломов;
• Объявление благодарности;
• Иные виды поощрений, предусмотренные локальными нормативными актами организации.

Какие грамоты и благодарности заносятся в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносятся записи о награждениях и поощрениях, которые:

1. Имеют официальный статус, выданы работодателем или вышестоящей организацией (например, муниципалитетом, министерством);
2. Подтверждены приказом — документ, на основании которого вносится запись, должен содержать номер и дату;
3. Связаны с трудовыми достижениями — награда должна быть получена за профессиональные успехи, а не за личные заслуги.

Не вносятся в трудовую книжку:

• Благодарности от частных лиц или организаций, не имеющих отношения к работодателю;
• Грамоты, не подтвержденные приказом;
• Благодарности, объявленные без издания соответствующего распорядительного документа.

Порядок внесения записи

Подготовка документов

Перед внесением записи необходимо:

• Убедиться, что на руках есть приказ о награждении или объявлении благодарности;
• Проверить, содержит ли приказ все необходимые реквизиты (номер, дату, основание);
• Подготовить формулировку для записи в трудовой книжке.

Структура записи в трудовой книжке

Запись о награждении или благодарности вносится в раздел «Сведения о награждении» (раздел 3 трудовой книжки). Она должна содержать следующие графы:

Особенности заполнения

Графа 3: Указывается, кем и за какие достижения объявлена благодарность или вручена грамота. Формулировка должна быть четкой и конкретной.

Графа 4: Указывается полное название документа-основания (приказ, распоряжение) с указанием номера и даты. Если награда выдана вышестоящей организацией (например, муниципалитетом), указывается наименование этой организации и реквизиты документа.

Что делать, если приказ отсутствует?

Если на руках есть грамота или благодарственное письмо, но отсутствует приказ, возможны следующие варианты:

1. Обратиться к работодателю с просьбой издать приказ о награждении задним числом. Работодатель вправе издать такой приказ, если награда действительно имела место;
2. Не вносить запись в трудовую книжку, если приказ издать невозможно. В этом случае документ о награждении может быть приложен к личному делу сотрудника;
3. Если награда выдана вышестоящей организацией (например, муниципалитетом), а приказ от вашей организации отсутствует, запись в трудовую книжку не вносится. Однако вы можете сделать отметку в личном деле сотрудника.

Образцы записей

Пример 1: Благодарность от работодателя

Пример 2: Почетная грамота от муниципалитета

Пример 3: Награждение нагрудным знаком

Типичные ошибки при внесении записей

При оформлении записей о награждениях и благодарностях часто допускаются следующие ошибки:

• Отсутствие приказа. Запись вносится без наличия распорядительного документа;
• Неполные реквизиты. В графе 4 не указаны номер и дата приказа;
• Неконкретная формулировка. В графе 3 не указаны достижения, за которые объявлена благодарность;
• Неправильное оформление. Запись внесена не в тот раздел или не в той форме;
• Отсутствие подписи. Запись не подписана ответственным лицом (кадровиком или руководителем).

Сроки внесения записи

Согласно пункту 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, запись о награждении или благодарности должна быть внесена в трудовую книжку не позднее 7 дней со дня издания приказа.

Что делать, если нет места в трудовой книжке?

Если в трудовой книжке закончилось место, необходимо:

1. Внести запись в вкладыш в трудовую книжку;
2. Если вкладыша нет, оформить новую трудовую книжку;
3. Сделать соответствующую отметку в старой трудовой книжке о том, что записи перенесены в новую.

Ответственность работодателя

Работодатель обязан:

• Вносить записи о награждениях и поощрениях в установленные сроки;
• Соблюдать правила оформления записей;
• Хранить документы-основания (приказы) не менее 75 лет;
• Не допускать внесения недостоверных сведений.

За нарушение правил ведения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Занесение в трудовую книжку грамот и благодарностей — это важная процедура, которая подтверждает профессиональные достижения работника. Для правильного оформления необходимо:

1. Иметь на руках приказ о награждении или объявлении благодарности;
2. Соблюдать правила заполнения трудовой книжки;
3. Указывать в записи все необходимые реквизиты;
4. Вносить запись в установленные сроки;
5. Следить за тем, чтобы запись была заверена подписью ответственного лица.

Если у вас возникли вопросы по оформлению записей, обратитесь к специалистам отдела кадров или к юристу.