Ведение трудовых книжек — это строго регламентированный процесс, требующий от кадровиков и работодателей максимальной внимательности. Особое место в этом процессе занимает вопрос внешнего совместительства. Многие сотрудники хотят иметь подтверждение своего дополнительного опыта работы, но не знают, когда именно и при каких условиях вносится соответствующая запись.

В данной статье мы подробно разберем сроки, основания и процедуру внесения записей о работе по совместительству, опираясь на актуальное трудовое законодательство РФ.

Что такое совместительство и кто вносит запись?

Прежде чем говорить о сроках, важно определить ключевое правило: запись о работе по совместительству вносит только работодатель по основному месту работы сотрудника.

Работодатель, у которого сотрудник работает по совместительству (внешнему), не имеет права вносить записи в его трудовую книжку. Это исключительная компетенция основного работодателя.

Запись вносится на основании:

• Документов, подтверждающих работу по совместительству (копия приказа о приеме или увольнении, справка от работодателя-совместителя).
• Письменного заявления работника.

Когда именно вносится запись?

Самый важный вопрос: каковы временные рамки? Законодательство не устанавливает жесткого срока (например, «в течение 3 дней»), как это сделано для основного места работы, однако существует устоявшаяся практика и логика применения ст. 66 ТК РФ.

Запись о приеме на работу

Запись о приеме на работу по совместительству вносится в трудовую книжку по желанию работника в любое время в период работы у основного работодателя.

Чаще всего это происходит в двух случаях:

• Сотрудник сразу после трудоустройства к совместителю принес копию приказа и написал заявление основному работодателю.
• Сотрудник обратился с просьбой внести запись спустя какое-то время (например, перед увольнением или для подтверждения стажа).

> Важно: Основный работодатель не обязан отслеживать, где работает его сотрудник. Инициатива всегда исходит от самого работника.

Запись об увольнении

Аналогичная ситуация и с увольнением. Запись о прекращении трудового договора по совместительству вносится основным работодателем после предоставления сотрудником соответствующих документов (копии приказа об увольнении или справки).

Здесь действует важный нюанс: если работник не предоставил документы об увольнении с места совместительства, основной работодатель не может и не должен вносить запись об увольнении самостоятельно. Это может привести к ошибкам в стаже и юридическим коллизиям.

Пошаговая процедура внесения записи

Для того чтобы запись появилась в трудовой книжке, необходимо выполнить следующий алгоритм действий:

Получение документов. Сотрудник берет у работодателя по совместительству заверенную копию приказа о приеме (или увольнении) либо справку, содержащую реквизиты приказа, должность, дату приема/увольнения и наименование организации.
Написание заявления. Сотрудник пишет заявление на имя основного работодателя с просьбой внести запись в трудовую книжку о работе по совместительству.
Проверка документов. Отдел кадров основного работодателя проверяет правильность оформления предоставленных копий.
Внесение записи. Кадровик вносит запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.

Особенности оформления записи

• В графе 3 («Должность…») указывается, что работа является совместительством.
• Пример формулировки: «Принят в отдел маркетинга маркетологом по совместительству».
• В графе 4 («Документ-основание») указываются реквизиты приказа того работодателя, где сотрудник работает по совместительству (не основного!).
• Пример: «Приказ ООО «Вектор» от № 15-к».

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года в России ведется переход на электронные трудовые книжки. Правила для них аналогичны бумажным, но есть технические особенности:

• Работодатель по совместительству не передает сведения в Социальный фонд России (СФР) о приеме/увольнении внешнего совместителя, если это не его основное место работы у данного работодателя.
• Сведения в ЭТК вносит основной работодатель на основании предоставленных документов, помечая их специальным признаком «по совместительству».
• Если у работника нет основного места работы (он работает только по совместительству в нескольких местах), то запись в ЭТК вносит тот работодатель, с которым заключен первый трудовой договор, либо по выбору работника. Однако классическая схема «внешнего совместительства» предполагает наличие основного места работы.

Частые ошибки и риски

При внесении записей о совместительстве часто допускаются следующие ошибки, которых следует избегать:

• Внесение записи без заявления работника. Это нарушение права работника на ведение трудовой книжки по его усмотрению в части совместительства.
• Указание неверного основания. В графе 4 нельзя указывать приказы основного работодателя, только документы от организации-совместителя.
• Внесение записи «задним числом» без оснований. Запись вносится датой фактического издания приказа у совместителя, а не датой обращения сотрудника к основному работодателю. Однако сама запись делаеться текущей датой, когда сотрудник принес документы.
• Отсутствие слова «совместительство». Если в записи не указано, что работа является совместительством, это может создать путаницу при подсчете стажа (например, для льготной пенсии), так как будет считаться, что человек работал на двух работах полный день, что физически невозможно.

Запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится основным работодателем в любой момент времени по письменному заявлению работника после предоставления им подтверждающих документов от второго работодателя.

Жестких законодательных сроков (как «3 дня» для основного приема) для этой процедуры нет, однако рекомендуется вносить запись оперативно после предоставления документов, чтобы обеспечить актуальность сведений о стаже сотрудника. Главное — помнить, что без инициативы и документов от самого работника ни одна запись о внешнем совместительстве появиться в трудовой книжке не может.