Внесение записей в трудовую книжку — это не просто формальность, а юридически значимое действие, подтверждающее трудовую историю работника. Одним из частых случаев, требующих корректировки документа, является переименование. Под ним могут понимать два разных процесса:
- Переименование должности (например, «секретарь» → «офис-менеджер»).
- Переименование работодателя (изменение наименования юридического лица, например, ООО «Вектор» → ООО «Вектор-Плюс»).
Важно: запись вносится только если работник продолжает трудиться в этой же организации после изменения. Если переименование произошло после увольнения, внесения в уже закрытую трудовую книжку не требуется.
Правовое основание
Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от № 1565 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек…» (действует с ). Именно в нем содержатся ключевые требования к оформлению таких записей.
Запись о переименовании должности
Такая запись вносится, когда в результате изменения штатного расписания наименование должности работника меняется, но сам факт трудовых отношений с тем же работодателем сохраняется;
Порядок действий работодателя:
- Издать локальный нормативный акт (обычно приказ об изменении штатного расписания).
- Внести запись в трудовую книжку на основании этого приказа.
Образец записи (вариант 1 — классический):
«Должность «старший менеджер по продажам» переименована в «ведущий менеджер по продажам» с . На основании приказа № 45-к от .»
Образец записи (вариант 2 — с указанием старого и нового названия):
«Наименование должности «секретарь» изменено на «офис-менеджер» с . На основании приказа о внесении изменений в штатное расписание № 12 от .»
Куда вносится? Запись делается в графу 3 («Сведения о работе») трудовой книжки на новой строке, после последней записи о приеме на работу или предыдущем изменении. Новая запись не заменяет старую, а дополняет ее, фиксируя изменение.
Запись о переименовании организации (работодателя)
Этот случай возникает при смене наименования юридического лица (реорганизация в форме rename, изменения устава и т.д.), но при этом работник продолжает работать в той же самой организации (не меняется юридический адрес, ОГРН, работодатель как субъект трудовых отношений).
Порядок действий:
- Получить и проверить документы о переименовании (протокол общего собрания участников, решение единственного учредителя, зарегистрированные изменения в ЕГРЮЛ).
- Издать приказ (распоряжение) работодателя о внесении соответствующей записи в трудовые книжки работников.
- Внести запись в трудовую книжку.
Образец записи (актуальный, без штампа «переименована»):
«Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации). На основании Устава (протокола общего собрания участников) от и приказа № 100 от .»
Пример заполнения:
«ООО «Старт» (с ) переименовано в ООО «Прогресс». На основании протокола общего собрания участников № 5 от и приказа № 55-к от .»
Куда вносится? Запись также вносится в графу 3 («Сведения о работе») трудовой книжки отдельной строкой, после записи о приеме на работу в эту организацию. При этом не делается никаких пометок в графе 4 («Дата и подпись работника») на момент переименования, так как это не действие работника. Подпись работника ставится только при приеме на работу или увольнении.
Важное отличие от старого порядка:
В старых трудовых книжках (до 2022 года) часто использовался штамп с надписью «Переименована». Согласно новым Правилам (п. 3.2), такой штамп не используется. Запись оформляется исключительно в виде текста, как показано выше, с обязательным указанием основания (номера и даты документа).
Общие требования и частые ошибки
- Точность формулировок: Нельзя писать «должность изменена» или «организация сменила название». Нужны четкие формулировки: «переименована», «изменено наименование должности».
- Обязательное указание даты: С какого именно числа действует новое наименование.
- Обязательное указание основания: Номер и дата приказа (или иного решения) работодателя, на основании которого вносится запись.
- Подпись ответственного лица: Запись в графе 3 завершается подписью уполномоченного представителя работодателя (как и любая другая запись) с расшифровкой.
- Отсутствие исправлений: Любые ошибки в записях исправляются путем зачеркивания неверного и правильного написания с последующей подписью и датой исправления. Лучше, переписать запись на чистом листе (приклеить) с пояснением.
Что делать работнику?
Работник должен внимательно проверить внесенную запись. При обнаружении ошибок (неверное наименование, дата, отсутствие основания) необходимо незамедлительно обратиться к работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию) с требованием об исправлении. Неподписанная или некорректная запись не имеет юридической силы.
Внесение записи о переименовании, процедура, требующая внимательности и следования действующим правилам. Ключевые моменты: четкое разделение случаев (должность/организация), указание даты переименования, ссылка на конкретный приказ, оформление в графе 3 без использования устаревших штампов. Правильное оформление защищает интересы как работника, так и работодателя, обеспечивая однозначность и юридическую чистоту трудовой книжки.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях рекомендуется обращаться к актуальным редакциям нормативных актов или консультироваться с юристом по трудовому праву.