Вопрос о том, нужно ли вносить сведения о поощрениях, в частности о благодарственных письмах и грамотах, в трудовую книжку работника, часто возникает у специалистов кадровых служб и руководителей. Правильное оформление таких записей не только закрепляет признание заслуг сотрудника, но и требует строгого соблюдения норм трудового законодательства. В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях вносится запись, как ее правильно оформить и какие существуют нюансы.
Обязательно ли вносить запись о благодарности?
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, если работодатель принял решение о поощрении работника (например, объявил ему благодарность или вручил почетную грамоту), соответствующая информация должна быть указана в трудовой книжке. Это обязанность, а не право организации.
Однако здесь есть важный нюанс: запись делается только в том случае, если поощрение инициировано и оформлено непосредственно работодателем по основному месту работы или по совместительству. Если сотруднику вручена, например, благодарность Главы города, ваша организация не обязана вносить в трудовую книжку сведения о данном награждении и издавать приказ по учреждению. Что касается наград Президента Российской Федерации, то сведения о них вносятся в личное дело и трудовую книжку (при наличии) поощренных лиц в обязательном порядке.
Нормативная база
Оформление записи о поощрении сотрудника, включая объявление благодарности, регулируется специальной инструкцией, утвержденной постановлением Министерства труда РФ № 69 от года. Именно этот документ задает стандарты и правила внесения подобных сведений.
Куда вносить запись о благодарности?
Одна из самых частых ошибок кадровиков — внесение данных о поощрении в раздел «Сведения о работе». Это категорически неверно.
- Сведения о награждении и поощрении необходимо внести в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки работника.
- Если раздел «Сведения о награждении» заполнен полностью, первая запись о новой благодарности вписывается во вкладыш в трудовую книжку.
Пошаговая инструкция: как сделать запись
Внесение благодарности в трудовую книжку выполняется специалистом кадровой службы строго на основании подписанного приказа работодателя. Запись должна полностью соответствовать формулировке приказа. Оформление должно происходить с соблюдением норм делопроизводства и канцелярского лексикона.
При внесении записи необходимо заполнить четыре графы в разделе «Сведения о награждении»:
- Графа 1: укажите порядковый номер вносимой записи (сквозная нумерация в данном разделе).
- Графа 2: впишите дату награждения (число, месяц, год).
- Графа 3: внесите данные о поощрении. Указывается, кем поощрен работник, за какие достижения и вид поощрения. Формулировка должна строго соответствовать тексту приказа.
- Графа 4: напишите наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ), и сделайте ссылку на его дату и номер.
Пример (образец) заполнения:
Предположим, сотрудник награжден благодарностью за успешный запуск проекта. Запись будет выглядеть следующим образом:
- Графа 1: 5
- Графа 2:
- Графа 3: Объявлена благодарность за успешный запуск проекта «Альфа» и высокие производственные показатели.
- Графа 4: Приказ ООО «Вектор» от № 45-к
Совместительство и поощрения
Отдельно стоит вопрос о поощрении совместителей. Работодатель по основному месту работы вправе внести в трудовую книжку работника запись о поощрении в связи с объявлением ему благодарности на работе по совместительству. Для этого необходимо предоставить документальное подтверждение (копию приказа) от работодателя по совместительству.
Внесение записи о благодарности в трудовую книжку — это важный юридический факт, подтверждающий профессиональные достижения сотрудника. Главное правило кадровика в этом процессе — опираться на приказ и строго соблюдать инструкцию Минтруда РФ. Формулировки в книжке должны дословно повторять формулировки приказа, а сама запись должна располагаться в правильном разделе — «Сведения о награждении». Соблюдение этих простых правил позволит избежать ошибок и претензий со стороны проверяющих органов.