Ведение трудовых книжек остается важным аспектом кадрового делопроизводства, даже в условиях цифровизации. Особое внимание следует уделять правильному оформлению записей о работе по внешнему совместительству. Это ситуация, когда сотрудник выполняет регулярную оплачиваемую работу у другого работодателя в свободное от основной работы время. В данной статье мы подробно разберем, кто, когда и как должен вносить соответствующие записи, опираясь на актуальные разъяснения Минтруда и нормы Трудового кодекса РФ.
Кто вносит запись: основной работодатель или совместитель?
Самый главный вопрос, который возникает при оформлении документов: к какому именно работодателю должен обратиться работник для внесения записи о совместительстве?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится только по основному месту работы сотрудника. Работодатель, у которого гражданин трудится по совместительству, не имеет права вносить записи в его трудовую книжку.
Для внесения записи работник должен:
- Предоставить основному работодателю документ, подтверждающий работу по совместительству (копию приказа о приеме или выписку из него).
- Написать соответствующее заявление (если это требуется внутренними правилами компании).
Ситуация: у работника нет основного места работы
Что делать, если на момент обращения за записью у человека нет основного места работы (он уволился или не работал)? В этом случае, согласно разъяснениям КонсультантПлюс и сложившейся практике, работник вправе обратиться к работодателю по месту работы на условиях совместительства. Такой работодатель может внести запись о приеме и увольнении, если предоставлены все необходимые документы, подтверждающие трудовой период.
Порядок и сроки внесения записей
Минтруд России в своем Письме от № 14-6/ООГ-4614 напомнил важные нюансы хронологии записей.
Записи о приеме на работу по совместительству, переводе и увольнении могут вноситься в трудовую книжку двумя способами:
- В хронологическом порядке: запись о приеме вносится сразу после предоставления документов, а запись об увольнении — после прекращения трудовых отношений.
- Блоками (одновременно): запись о приеме и увольнении вносится единовременно после увольнения из организации, где сотрудник работал по совместительству. Это делается на основании документа, содержащего сведения сразу о приеме и о прекращении трудового договора (или двух отдельных документов).
Важно помнить: выбор способа внесения записей (сразу или блоком после увольнения) часто зависит от желания самого работника и наличия у него на руках необходимых документов на момент обращения.
Инструкция: как правильно заполнить трудовую книжку
При внесении записи о внешнем совместительстве необходимо соблюдать строгий порядок заполнения граф:
Графа 1: Номер записи
Указывается порядковый номер вносимой записи.
Графа 2: Дата
Указывается дата издания приказа (распоряжения) о приеме на работу или об увольнении. Если запись вносится блоком после увольнения, даты будут соответствовать периодам работы.
Графа 3: Сведения о приеме, переводе, увольнении
Здесь делается следующая запись:
- Указывается, что работник принят (или уволен) по совместительству.
- Пишется полное наименование организации (без сокращений).
- Указывается структурное подразделение (если оно есть в штатном расписании).
- Указывается должность (профессия) с указанием разряда или класса квалификации, если таковые имеются.
Пример формулировки: «Принят в отдел маркетинга на должность менеджера по внешнему совместительству».
Графа 4: Основание
В этой графе фиксируются реквизиты документа-основания. Для внешнего совместительства основанием служит копия приказа (распоряжения) работодателя по месту совместительства. Необходимо указать номер и дату этого приказа.
Особенные случаи: перевод и изменение статуса
Часто возникают ситуации, когда статус работника меняется. Рассмотрим два распространенных сценария:
Перевод внешнего совместителя на основное место работы
Если работник, трудившийся у вас как внешний совместитель, переходит на основную работу в вашу организацию:
- Если запись о совместительстве ранее не вносилась, то по желанию работника можно сначала внести запись о работе по совместительству (на основании копии приказа о приеме в прошлом), а затем запись о приеме на основную работу.
- Если запись о совместительстве уже была в трудовой, то сразу вносится запись о приеме на основную должность.
Увольнение с основного места работы
Если сотрудник уволился с основной работы, но продолжает трудиться у вас по совместительству, и ему потребовалось внести запись о совместительстве в трудовую книжку (которая теперь находится у него на руках), вы как работодатель по месту совместительства вправе внести эту запись по его просьбе, предоставив копию приказа о своем увольнении с предыдущего основного места (для подтверждения статуса) и документы о работе у вас.
Правильное оформление записей о внешнем совместительстве критически важно для подтверждения стажа работника. Главное правило: запись вносит основной работодатель на основании документов от работодателя по совместительству. Однако законодательство гибко подходит к вопросу, позволяя вносить записи как по факту приема, так и блоком после увольнения, а также предусматривает механизмы действий для ситуаций, когда основное место работы отсутствует.
Всегда проверяйте наличие заверенной копии приказа у работника перед тем, как делать запись в графе 4, чтобы избежать ошибок и необходимости исправлений в будущем.