Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Именно в ней работодатели фиксируют информацию о приеме на работу, переводах и увольнении. Однако на практике часто возникают ситуации, когда в трудовой книжке отсутствуют сведения о каком-либо периоде работы, и подтвердить этот стаж можно только справкой от предыдущего работодателя.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести в трудовую книжку запись о работе по справке, какие нормативные акты это регулируют и на что обратить особое внимание.

В каких случаях требуется внесение записи по справке?

Чаще всего необходимость восстановить или дополнить записи в трудовой книжке возникает в следующих ситуациях:

• Утеря трудовой книжки: сотрудник потерял документ, и ему оформляют дубликат, куда нужно перенести все предыдущие места работы.
• Повреждение трудовой книжки: если документ пришел в негодность (порван, залит жидкостью и т.д.), оформляется дубликат.
• Пропуск записи: предыдущий работодатель по ошибке не внес запись о работе, и теперь текущий работодатель должен это исправить.
• Сведения о военной службе: как было отмечено в разъяснениях Минтруда России и Роструда, информация о прохождении военной службы по контракту также должна быть отражена в трудовой книжке. Если этого не было сделано ранее, запись вносится на основании военного билета или справки из военкомата.

Нормативная база

Процедура внесения записей в трудовую книжку строго регламентирована. Основными документами, на которые нужно опираться, являются:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — устанавливает общие правила ведения и хранения трудовых книжек.
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225), описывают порядок оформления дубликата трудовой книжки.
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ от № 69) — содержит детальные указания о том, как именно вносить текстовые записи.

Порядок внесения записи о работе по справке

Если сотрудник приносит справку с предыдущего места работы, текущий работодатель не может просто вписать эти данные в раздел «Сведения о работе» в произвольном порядке. Процедура зависит от того, оформляется ли дубликат трудовой книжки или просто вносятся пропущенные сведения.

Шаг 1. Получение документа-основания

Работник должен предоставить оригинал или надлежащим образом заверенную копию справки. Справка должна содержать:

• Полное наименование предыдущего работодателя.
• Даты приема и увольнения сотрудника.
• Должность и структурное подразделение, в котором работал сотрудник.
• Основание увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ, если это указано в справке).
• Подпись руководителя или уполномоченного лица и печать организации.

Шаг 2. Оформление дубликата (если трудовая книжка утеряна)

Если трудовая книжка утеряна, работник пишет заявление о выдаче дубликата. Работодатель обязан выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. В дубликат вносятся:

• Общий стаж работы до поступления к данному работодателю, подтвержденный документами (справками).
• Затем стаж работы у текущего работодателя.

При этом общий стаж записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев и дней работы без уточнения, у каких именно работодателей работал сотрудник. Если же работник хочет, чтобы каждый период был прописан отдельно, работодатель может внести эти записи на основании справок.

Шаг 3. Внесение пропущенной записи текущим работодателем

Если трудовая книжка на руках, но в ней пропущена запись от предыдущего работодателя, текущий работодатель может внести эту запись. Это делается в следующем порядке:

1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации, в которой работал сотрудник (той, что выдала справку).
2. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи.
3. В графе 2 указывается дата приема на работу (согласно справке).
4. В графе 3 вносится запись о приеме на работу с указанием должности и структурного подразделения.
5. В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись (например: «Справка ООО «Ромашка» от № 12»).
6. Аналогичным образом вносится запись об увольнении.

Особенности и частые ошибки

Работники кадровых служб часто допускают ошибки при внесении записей по справке. Чтобы их избежать, обратите внимание на следующие моменты:

• Нельзя вносить записи «задним числом» в действующую трудовую книжку, если это не восстановление пропущенной записи от предыдущего работодателя. Текущий работодатель вносит записи о себе в реальном времени.
• Формулировки должны точно совпадать со справкой. Если в справке написано «уволен по собственному желанию», именно эта фраза и должна быть в трудовой книжке (с указанием пункта и статьи ТК РФ, если они есть в справке).
• Записи о военной службе: вносятся в раздел «Сведения о работе» с указанием даты начала и окончания службы на основании военного билета или справки из военного комиссариата.
• Электронная трудовая книжка (СЗВ-ТД): помните, что с 2021 года ведение трудовых книжек частично перешло в электронный формат. Если данные о работе за конец 2020 года и позже не были поданы в ПФР (ныне СФР) в виде отчетов СЗВ-ТД, их необходимо подать, так как именно электронная база сейчас является приоритетной для подтверждения стажа.

Что делать, если справки нет?

Если организация, где ранее работал сотрудник, ликвидирована, получить справку можно через архив. Если и архив не сохранился, подтвердить стаж можно через суд на основании показаний свидетелей (не менее двух человек), которые работали вместе с сотрудником.

Внесение записи в трудовую книжку на основании справки, это ответственная процедура, которая требует строгого соблюдения законодательства. Главное правило: любая запись должна иметь документальное подтверждение. Трудовая книжка остается важнейшим документом для расчета пенсии и подтверждения стажа, поэтому как работник, так и работодатель должны быть заинтересованы в том, чтобы все сведения в ней были полными и достоверными.