В современных условиях всё больше компаний переходят на формы сотрудничества, отличные от традиционного трудового договора. Среди них — работа по договору ГПХ (гражданско-правового характера), фриланс, удалённая деятельность и другие варианты. Однако многие работодатели и сами сотрудники задаются вопросом: нужно ли вносить записи в трудовую книжку внештатному сотруднику и как это правильно сделать, если нужно?

Что такое внештатный сотрудник?

Внештатный сотрудник, это неформальное понятие, не закреплённое в Трудовом кодексе РФ. Обычно под ним подразумевают:

• Фрилансера, работающего по договору ГПХ;
• Сотрудника, выполняющего задачи удалённо без оформления трудового договора;
• Исполнителя, привлекаемого для выполнения разовых или временных работ.

Важно понимать: если между сторонами заключён договор ГПХ, то трудовая книжка не ведётся. Это ключевой юридический принцип, который регулируется статьёй 2 of Трудового кодекса РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225).

Когда в трудовую книжку запись не делается

Запись в трудовую книжку не обязательна и не допускается в следующих случаях:

1. Сотрудник работает по договору ГПХ (например, договор подряда, авторского заказа, оказания услуг);
2. Работа носит разовый или временный характер и не предполагает постоянного трудового отношения;
3. Сотрудник является индивидуальным предпринимателем и оказывает услуги на основании договора с организацией;
4. Работник привлекается по договору с физическим лицом (например, через агентство или платформу).

Важно! Внесение записи в трудовую книжку при наличии договора ГПХ — это нарушение трудового законодательства. Такая запись может быть признана незаконной, а работодатель, привлечён к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение правил ведения трудовых книжек.

Когда запись может быть сделана

Запись в трудовую книжку обязательна, только если между работником и работодателем заключён трудовой договор (ст. 67 ТК РФ). Это означает, что:

• Работник принимается на работу на постоянной или временной основе;
• Установлены график работы, обязанности, оплата труда в виде заработной платы;
• Работник подчиняется внутреннему распорядку организации;
• Работодатель обеспечивает условия труда, предоставляет отпуска, оплачивает больничные и т.д.

Если внештатный сотрудник фактически выполняет функции штатного работника, но формально оформлен по ГПХ — это сокрытие трудовых отношений. Такая практика называется «договорной маскировкой» и является незаконной. В этом случае:

• Сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию или суд;
• Суд может признать отношения трудовыми и обязать работодателя внести запись в трудовую книжку с обратной датой;
• Работодатель будет оштрафован и обязан выплатить компенсацию за несвоевременное оформление.

Как правильно оформить запись, если трудовой договор заключён

Если внештатный сотрудник был официально принят на работу по трудовому договору (даже если он работает удалённо или по гибкому графику), запись в трудовую книжку делается по стандартным правилам.

Формулировка при приёме на работу:

«Принят на работу: [дата] — [должность] по [название подразделения]»

Пример: «Принят на работу 15 марта 2026 года — внештатный сотрудник (дистанционный работник) по отделу маркетинга».

Формулировка при увольнении:

«Уволен по [основание]»

Основания могут быть следующими:

• по собственному желанию — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ;
• по соглашению сторон — п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ;
• по истечении срока трудового договора — п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Пример: «Уволен по собственному желанию, что подтверждено заявлением от 10 мая 2026 года, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».

Важно!

Слово «внештатный» в трудовой книжке не используется как должность. Вместо этого указывается реальная должность: «специалист по маркетингу», «веб-разработчик», «консультант» и т.д. Статус «внештатный» — это организационная форма, а не юридический статус. Он может быть указан в описании места работы, но не в качестве должности.

Что делать, если запись была сделана ошибочно?

Если по ошибке в трудовую книжку внештатного сотрудника (по ГПХ) была внесена запись, её необходимо аннулировать.

Порядок аннулирования:

1. Составить акт о неправильном внесении записи (с указанием даты, номера записи и причины ошибки);
2. Внести в трудовую книжку новую запись: «Запись о приёме на работу от [дата] признана недействительной, так как трудовые отношения не были оформлены»;
3. Заверить запись печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя);
4. Уведомить сотрудника о внесении исправлений.

Такая запись не должна содержать оценочных суждений, только констатация факта.

Альтернатива трудовой книжке: СЗВ-ТД и электронные документы

С 2021 года в России активно внедряется система СЗВ-ТД — электронная отчётность о трудовой деятельности сотрудников. Она стала основным инструментом фиксации трудовых отношений, особенно для тех, кто работает удалённо или по гибким форматам.

Даже если трудовая книжка не ведётся (например, при ГПХ), работодатель обязан:

• Подавать СЗВ-ТД при приёме и увольнении сотрудника, если он состоит в штате;
• Вести электронный учёт трудовой деятельности через личный кабинет ПФР;
• Обеспечить сотруднику доступ к его данным в ПФР через портал Госуслуг.

Таким образом, электронная отчётность частично заменяет функции трудовой книжки, особенно для внештатных и удалённых работников, официально оформленных по трудовому договору.

Рекомендации работодателю

1. Чётко разделяйте формы сотрудничества: ГПХ — без трудовой книжки; трудовой договор — с ведением книжки.
2. Не оформляйте трудовые отношения через ГПХ — это рискованно и может привести к признанию отношений трудовыми в суде.
3. Используйте СЗВ-ТД как основной инструмент учёта трудовой деятельности, особенно для удалённых и внештатных сотрудников.
4. Обучите кадровую службу правилам ведения трудовых книжек и различиям между формами договоров.
5. Документируйте все отношения: даже при ГПХ заключайте письменный договор, указывайте предмет, срок, оплату и ответственность сторон.

Внештатный сотрудник по договору ГПХ не имеет права на внесение записи в трудовую книжку. Это не просто формальность — это требование закона. Попытка внести такую запись может привести к серьёзным последствиям: от штрафов до признания трудовых отношений и выплаты компенсаций.

Если сотрудник фактически работает как штатный — оформляйте его по трудовому договору и ведите трудовую книжку. Если он работает как исполнитель, заключайте ГПХ и не вносите записи в трудовую книжку, но обязательно подавайте СЗВ-ТД, если он числится в штате.

Правильное оформление отношений — залог спокойствия как для работодателя, так и для сотрудника. Не экономьте на юридической чистоте — это дешевле, чем судебные разбирательства.

Важно помнить: трудовая книжка — это не просто бумажка. Это документ, подтверждающий стаж, права на пенсию и социальные гарантии. Использовать её неправильно — значит нарушать права человека.