Внимание! Ключевой момент, который необходимо помнить с самого начала: в Трудовом кодексе Российской Федерации отсутствует понятие «внештатный работник»; Это условное название, которое на практике чаще всего относится к двум категориям лиц:
- Совместители — сотрудники, работающие по трудовому договору на условиях неполного рабочего времени (например, 0,5 ставки) одновременно с основной работой у другого работодателя.
- Исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПХ) — лица, с которыми заключён договор подряда, оказания услуг, а также индивидуальные предприниматели (ИП) и самозанятые.
От правовой природы отношений зависит обязанность работодателя по оформлению трудовой книжки. Давайте разберем подробно.
Трудовой договор (совместительство)
Если человек принят на работу по трудовому договору (даже на условиях внешнего совместительства и неполного времени), он считается работником в смысле ТК РФ. Следовательно, правила ведения трудовых книжек на него распространяются в полном объёме.
Когда запись в трудовую книжку ОБЯЗАТЕЛЬНА?
- При первичном приёме на эту работу (даже если это второе или третье место работы).
- При переводе с другой работы в этой же организации (если ранее запись уже была).
- При продлении срочного трудового договора (если он изначально был оформлен).
Как правильно оформить запись?
Запись делается по общей форме. Важно указать:
- Дату приёма.
- Наименование организации.
- Профессию (должность) с указанием условия «внештатный», «совместитель» или «неполное рабочее время» (например, «Инженер (внештатный)» или «Инженер (0,5 ставки)»).
- Основание: номер и дата трудового договора.
- Подпись руководителя и печать организации.
Пример из практики: Сотрудник работал внешним совместителем без записи в книжке, а затем был переведён на основное место работы. В этом случае при переводе делается новая запись о приёме на основное место работы (как при первичном найме), а не запись о переводе. Старый период работы на условиях совместительства может быть подтверждён по соглашению сторон, но в трудовую книжку он не вносится автоматически.
Гражданско-правовые договоры (ГПХ, аутстаффинг, ИП, самозанятые)
Если с человеком заключён договор подряда или оказания услуг (ГПХ), а также если он привлечён как ИП или самозанятый, трудовая книжка не ведётся. Такие лица не являются работниками, и на них не распространяются нормы ТК РФ.
- Запись в трудовую книжку НЕ ВНОСИТСЯ.
- Отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.
- Опыт такой работы не идёт в стаж для пенсии (если не будет оформлен страховой стаж иными способами).
Важно: Если организация систематически привлекает одно и то же лицо по ГПХ для выполнения регулярной работы, идентичной трудовой функции, это может быть признано скрытыми трудовыми отношениями с риском для работодателя (привлечение к ответственности, обязательное оформление по ТК).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. Правила её применения одинаковы для всех категорий работников, включая совместителей.
- При приёме на работу по трудовому договору (вне зависимости от ставки) работодатель обязан создать электронную трудовую книжку (если работник не отказался от неё в письменной форме).
- Все сведения о приёме, увольнении, переводах, награждениях вносятся в ЭТК.
- Работник может получить выписку из ЭТК в любой момент.
- Если у работника есть бумажная трудовая книжка, то при переходе на ЭТК записи из бумажной переносятся в электронную, а сама книжка возвращается работнику (или хранится у работодателя по его заявлению).
- Одновременное ведение бумажной и электронной книжек не допускается, кроме случаев, когда работник подал заявление об отказе от перехода на ЭТК.
Краткая шпаргалка для кадровика и работодателя
| Категория лица | Вид договора | Вносить запись в ТК? | Примечание |
|---|---|---|---|
| Совместитель | Трудовой договор | ДА, обязательно | Указывать условие о совместительстве/неполном времени |
| Исполнитель по ГПХ | Договор подряда/услуг | НЕТ | Не работник по ТК. Опыт не идёт в страховой стаж. |
| Аутстаффинг (привлечение через агентство) | Трудовой договор с агентством | ДА, но в книжке агентства | У работодателя (где фактически работает) записи не ведутся. |
| ИП/Самозанятый | Договор с ИП/самозанятым | НЕТ | Риск признания трудовых отношений. |
Что делать, если запись не была сделана ранее?
Если сотрудник-совместитель работал по трудовому договору, но запись в трудовую книжку не была внесена, работодатель обязан сделать её по месту текущей работы (если сотрудник продолжает трудиться) или по месту увольнения.
Запись оформляется с указанием даты приёма на работу (той самой, которая не была отражена) и даты текущего приёма/увольнения. Основанием служит сам трудовой договор и приказы. Если работник уволен, запись делается в раздел «Увольнение» с указанием даты увольнения и основания.
Статья составлена на основе анализа актуальной практики и законодательства РФ. Для решения конкретных кадровых ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.