Внештатный работник (фрилансер‚ независимый подрядчик) – это специалист‚ который оказывает услуги
организации на основании гражданско‑правового договора‚ а не трудового договора. Тем не менее‚ в ряде
ситуаций его трудовая деятельность обязана фиксироваться в трудовой книжке. В статье разберём‚ когда и как
это происходит‚ какие изменения внесли в процесс введение электронной трудовой книжки (ЭТК)‚ а также
какие права получает внештатный сотрудник.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие вопрос учёта внештатных работников в трудовой книжке:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 65‚ 66‚ 67‚ 68;
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (вступил в силу 1 января 2021 г.);
• Приказ Минтруда России от 30 июня 2021 г. № 353н «Об утверждении порядка ведения электронных трудовых книжек»;
• Постановление Правительства РФ от 30 июля 2020 г. № 1245 «О переходе к использованию электронных трудовых книжек».

Когда внештатный работник попадает в трудовую книжку?

Трудовая книжка обязательна только при наличии трудового договора. Поэтому важным является различие
между двумя типами договоров:

2.1 Трудовой договор

Если организация оформляет с внештатным специалистом трудовой договор (например‚ на условиях частичной занятости‚
гибкого графика‚ проекта)‚ то запись в трудовую книжку обязательна‚ независимо от того‚ сколько часов в месяц
отработано.

2.2 Гражданско‑правовой договор (ГПХ)

При заключении договора подряда‚ договора оказания услуг‚ договора аренды интеллектуального труда запись в
трудовую книжку не требуется. Такие договоры регулируются Гражданским кодексом РФ‚ а не Трудовым кодексом.

2.3 Смешанные формы

В практике часто встречаются «гибридные» отношения: часть работы оформлена трудовым договором (для
обеспечения соцзащиты)‚ а остальная часть – по ГПХ. В этом случае в трудовую книжку вносятся только те
периоды‚ которые покрыты трудовым договором.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2026 г. завершился переходный период по внедрению ЭТК. С этого момента:

1. Все новые записи в трудовую книжку делаются в электронном виде и хранятся в Социальном фонде России;
2. Работник может одновременно иметь бумажный и электронный вариант‚ если не подал заявление об отказе от
   бумажной книжки;
3. Для доступа к ЭТК необходимо получить пароль в отделении Пенсионного фонда РФ (ПФР) или через портал
   Госуслуг.

3.1 Как оформить запись в ЭТК для внештатного работника?

Процедура аналогична бумажной‚ но с некоторыми особенностями:

• Работодатель регистрирует нового сотрудника в системе «Электронный личный кабинет работодателя»;
• Вносит сведения о трудовом договоре (дата начала‚ должность‚ условия‚ срок действия);
• Система автоматически передаёт данные в базу Социального фонда‚ где формируется запись в ЭТК;
• Работнику отправляется уведомление с инструкцией по получению доступа к ЭТК.

3.2 Преимущества ЭТК

Для внештатных работников электронный вариант имеет ряд плюсов:

• Отсутствие риска утери или порчи бумажного документа;
• Мгновенный доступ к сведениям о стаже через интернет;
• Упрощённый процесс подтверждения опыта при поиске новой работы;
• Автоматическое обновление данных в Пенсионном фонде‚ что влияет на расчёт пенсии.

Пошаговая инструкция для работодателя

Если вы решили оформить внештатного специалиста трудовым договором и внести запись в трудовую книжку‚ следуйте
следующему алгоритму:

Шаг 1. Определить форму договора

Убедитесь‚ что характер работы требует трудового договора (постоянный/периодический штатный сотрудник‚
обязательное социальное страхование).

Шаг 2. Подготовить документы

• Трудовой договор (с указанием всех обязательных реквизитов ТК РФ);
• Заявление работника о согласии (или отказе) от бумажной трудовой книжки;
• Копия паспорта‚ СНИЛС‚ ИНН.

Шаг 3. Зарегистрировать сотрудника в системе ЭТК

В личном кабинете работодателя вводятся персональные данные‚ реквизиты договора и дата начала работы.
Система генерирует номер записи‚ который автоматически появляется в электронном реестре.

Шаг 4. Уведомить работника

Работнику отправляется СМС/Э‑почта с инструкциями по получению доступа к ЭТК (пароль‚ ссылка на портал).

Шаг 5. Оформить бумажный вариант (по желанию)

Если работник не отказался от бумажной книжки‚ необходимо:

1. Выдать ему бумажную трудовую книжку (если у него её ещё нет);
2. Внести запись в бумажный журнал работодателя (внутренний реестр);
3. Поставить подпись и печать.

Что делать‚ если запись в трудовую книжку не сделана?

В случае‚ когда работодатель не внес сведения о трудовом договоре‚ у работника есть несколько правовых
инструментов:

• Обращение к работодателю с требованием оформить запись в течение 5 рабочих дней;
• Если ответ не получен – подать жалобу в инспекцию труда (Госслужба по труду);
• В случае систематических нарушений можно обратиться в суд с иском о взыскании компенсации за
  нарушение трудовых прав.

Влияние записи в трудовую книжку на пенсионные и социальные выплаты

Запись в (бумажной или электронной) трудовой книжке фиксирует страховой стаж. Это влияет на:

• Размер будущей пенсии (страховой и пенсионный коэффициенты);
• Право на выплаты по временной нетрудоспособности‚ декретным отпускам‚ пособиям по безработице;
• Возможность получения социальных льгот (например‚ льготы по проездам в общественном транспорте).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли оформлять трудовую книжку‚ если я работаю по договору подряда?

Ответ: Нет. Договор подряда относится к гражданско‑правовым отношениям‚ и запись в трудовую книжку не
требуется.

Вопрос: Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Ответ: Да. Работник имеет право подать письменное заявление об отказе от ЭТК. В этом случае будет вестись
только бумажный вариант.

Вопрос: Как проверить‚ внесена ли запись в мою электронную трудовую книжку?

Ответ: Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг или в системе «Электронный личный кабинет
работодателя» и просмотрите раздел «Трудовая книжка». Запись будет отображаться с датой начала‚
должностью и основанием (трудовой договор).

Вопрос: Что делать‚ если моя бумажная трудовая книжка утеряна?

Ответ: Обратитесь в отделение Пенсионного фонда РФ с заявлением о восстановлении. При наличии
электронной версии записи восстановление происходит быстрее.

Для внештатных работников‚ которые работают по трудовому договору‚ запись в трудовой книжке (в т.ч.
в электронном виде) остаётся обязательным элементом трудовых отношений. Электронная трудовая книжка‚
введённая в России к 2026 году‚ упрощает процесс учёта стажа‚ повышает прозрачность и защищает права
работников. При оформлении фрилансера важно правильно выбрать форму договора‚ своевременно выполнить
административные процедуры и знать свои права в случае нарушения.

Помните: правильное оформление трудовых отношений – залог надёжной социальной защиты и уверенности в
будущем.