С 1 января 2020 г․ в России действует электронная трудовая книжка – цифровой аналог привычной бумажной․ Она хранится в системе Социального фонда России (СФР) и обновляется работодателем через отчёт ЕФС‑1․ Вопрос, который часто возникает у кадровиков и сотрудников, касается того, как в ЭТК фиксируется дисциплинарное взыскание в виде выговора (или замечания)․ Ниже разберём правовые основы, практические нюансы и возможные ошибки․
Что такое выговор и как он регламентируется Трудовым кодексом РФ
- Выговор – это дисциплинарное взыскание, применяемое к работнику за нарушение трудовой дисциплины․ Он фиксируется приказом работодателя․
- В соответствии со статьей 42 ТК РФ выговор считается дисциплинарным взысканием, но не является увольнением․
- В статье 66․1 ТК РФ уточняется, что сведения о трудовой деятельности, включая стаж, хранятся в электронной форме, но дисциплинарные взыскания, кроме увольнения, не вносятся в трудовую книжку․
Почему выговор не записывается в электронную трудовую книжку
Согласно законодательству, сведения о дисциплинарных взысканиях (выговор, замечание, штраф) не включаются в трудовую книжку, если только взыскание не приводит к увольнению․ Это сделано для того, чтобы работник не потерял доступ к своему стажу и не был дискриминирован в дальнейшем․ В отчёте ЕФС‑1 информация о выговорах не передаётся в СФР․
Однако это не означает, что выговор «не существует»․ Он фиксируется в личном деле работника, в приказе о взыскании и, при необходимости, в акте о приёме к работе․
Как правильно оформить выговор в системе ЭТК
- Составление приказа: Работодатель оформляет приказ о выговоре, указывая причину, срок и последствия․
- Внесение в личное дело: Приказ размещается в личном деле сотрудника․ Если в компании используется 1С:ЗУП, приказ сохраняется в модуле «Личные дела»․
- Проверка в системе СФР: После обновления ЕФС‑1 работник может проверить, что в его ЭТК нет записи о выговоре․ Это можно сделать через личный кабинет на сайте СФР․
- Сохранение копии: Работник имеет право получить копию приказа о выговоре в бумажном виде по запросу․
Что делать, если работник оспаривает выговор
- Если работник считает, что выговор был вынесен неправомерно, он может подать жалобу в трудовую инспекцию․
- В трудовой инспекции проводится проверка фактических обстоятельств и законности приказа․
- При подтверждении неправомерности выговора приказ аннулируется, но в ЭТК это не меняет, так как выговор уже не записывался․
Что делать, если работодатель ошибочно внес выговор в ЭТК
В случае, если по ошибке в ЭТК появилась запись о выговоре, работодатель обязан:
- Сразу же удалить неверную запись через систему 1С:ЗУП․
- Провести внутреннюю проверку, чтобы выяснить, как произошла ошибка․
- Уведомить работника о корректировке и предоставить подтверждение в виде письма․
Практические рекомендации для работодателей
- Не включать в ЕФС‑1 сведения о выговорах и замечаниях․
- Вести отдельный журнал дисциплинарных взысканий, который хранится в бумажном виде․
- Обучать кадровиков правилам оформления приказов и их размещения в личном деле․
- Периодически проверять, что в ЭТК нет ненужных записей, используя отчётность СФР․
- При увольнении по причине дисциплинарного взыскания обязательно включить в ЭТК запись об увольнении․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли включить выговор в ЭТК? Нет, по закону это запрещено, за исключением увольнения․
- Как проверить, что в ЭТК нет выговора? Через личный кабинет СФР или 1С:ЗУП․
- Что делать, если в ЭТК появилась запись о выговоре? Удалить её и оформить корректировку․
- Какой документ хранится в личном деле? Приказ о выговоре, акты, справки․
- Можно ли оспорить выговор? Да, через трудовую инспекцию․
Выговор – важный инструмент дисциплинарного контроля, но он не должен отражаться в электронной трудовой книжке․ Это правило закреплено в Трудовом кодексе РФ и обеспечивает работнику доступ к своему стажу без лишних пометок․ Работодатели должны строго соблюдать порядок внесения данных в ЭТК, а работники – знать свои права и возможности оспорить неправомерные взыскания․
Таким образом, правильное ведение ЭТК и дисциплинарных записей поможет избежать конфликтов, повысит прозрачность трудовых отношений и обеспечит соблюдение законности․