Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. Работодатели обязаны грамотно и аккуратно вносить в неё все необходимые сведения. Однако на практике часто возникает путаница: нужно ли фиксировать в этом документе факты нарушения трудовой дисциплины? Разберемся в этом вопросе подробно, опираясь на действующее трудовое законодательство.
Общее правило: замечания и выговоры не вносятся
Согласно действующему Трудовому кодексу Российской Федерации, записи о применении дисциплинарных взысканий в трудовую книжку работника не вносятся. Это касается таких распространенных мер дисциплинарного воздействия, как:
- Замечание — самая мягкая форма взыскания;
- Выговор — более строгая мера ответственности;
- Неполное лишение премии (хотя это скорее материальное, а не дисциплинарное воздействие).
Таким образом, если сотрудник получил выговор или замечание, информация об этом не появится на страницах его трудовой книжки. Запрет на внесение таких записей четко прописан в нормативных актах, в частности, в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, а также в Инструкции по их заполнению (утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года).
Единственное исключение: увольнение как мера взыскания
Из любого правила есть исключения. В данном случае единственным видом дисциплинарного взыскания, который обязательно фиксируется в трудовой книжке, является увольнение.
Увольнение как дисциплинарное взыскание применяется в самых серьезных случаях и всегда сопровождается записью в трудовой книжке. Основания для такого увольнения могут быть следующими:
- Неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (если у работника уже есть неснятое замечание или выговор);
- Однократное грубое нарушение трудовых обязанностей (прогул, появление на рабочем месте в состоянии опьянения, разглашение охраняемой тайны и т.д.);
- Совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности (утрата доверия);
- Совершение аморального проступка;
- Предоставление подложных документов при приеме на работу.
При таком увольнении в трудовую книжку вносится запись с указанием соответствующей статьи, части и пункта ТК РФ, на основании которого расторгается договор.
Где тогда отражаются сведения о выговорах и замечаниях?
Если в трудовую книжку эту информацию писать нельзя, где же она хранится? Сведения о наложенных дисциплинарных взысканиях (не путать с увольнением) отражаются в других внутренних документах организации:
- В личной карточке работника (форма Т-2 или индивидуальная форма работодателя);
- В приказе работодателя о применении дисциплинарного взыскания.
С приказом о выговоре или замечании работник должен быть ознакомлен под роспись. Если сотрудник отказывается подписывать документ, работодателю необходимо составить акт об отказе в получении/ознакомлении с приказом.
Порядок применения дисциплинарного взыскания
Чтобы взыскание имело законную силу, работодатель обязан строго соблюсти порядок, установленный статьей 193 ТК РФ:
- Затребование объяснения. До применения взыскания с работника обязательно берется письменное объяснение. На его предоставление дается два рабочих дня.
- Оформление акта. Если по истечении срока объяснение не предоставлено, составляется соответствующий акт.
- Соблюдение сроков. Дисциплинарное взыскание можно применить не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не позднее шести месяцев со дня его совершения.
Примечание: Порядок исчисления срока при длительном прогуле имеет свои особенности, срок начинает исчисляться с момента обнаружения прогула, а не с его начала. - Издание приказа. Взыскание оформляется приказом, с которым работник знакомится под роспись.
Что делать, если запись о взыскании внесли по ошибке?
Иногда кадровики допускают ошибки и вносят запись о выговоре или замечании в трудовую книжку. Это является нарушением законодательства и должно быть исправлено.
Для исправления неверной записи:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается отметка: «Запись за номером таким-то недействительна»;
- В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указывается дата и номер нового, отменяющего приказа.
Влияет ли взыскание на дальнейшую карьеру?
Многие работники переживают, что выговор испортит их репутацию перед будущими работодателями. Однако запрет на внесение записи о дисциплинарном взыскании в трудовую книжку не означает, что информация останется абсолютно тайной. При трудоустройстве на новое место работодатель может запросить у предыдущего работодателя характеристику или рекомендательное письмо, где факт наличия взысканий может быть указан.
Тем не менее, по закону дисциплинарное взыскание считается погашенным (снимается) автоматически по истечении одного года с момента его применения, если работник в этот период не совершил новых проступков. Также оно может быть снято досрочно по инициативе работодателя или ходатайству работника.