Вопрос о дате записи в трудовой книжке при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) часто вызывает путаницу. Особенно, если сотрудник ранее работал в организации, где применялась бумажная трудовая книжка, и теперь хочет перейти к её электронному ведению. Ниже приведены подробные рекомендации, основанные на актуальных нормативных актах и практических примерах, которые помогут работодателю правильно оформить запись и указать дату.
Что такое «способ ведения трудовой книжки по прежнему месту работы»?
Этот термин обозначает ситуацию, когда сотрудник, пришедший на новое место работы, ранее работал в другой организации и в ней использовал бумажную трудовую книжку. При приёме на работу в новой компании ему предоставляется возможность выбрать способ ведения трудовой книжки:
- Бумажная трудовая книжка – традиционный способ, при котором все сведения фиксируются в бумажном документе.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный формат, где сведения хранятся в электронном виде и передаются в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС‑1.
Если сотрудник не уточнил свой выбор, работодателю необходимо уточнить его предпочтения и оформить соответствующую запись.
Когда и какую дату ставить в записи о переходе на ЭТК?
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда РФ от № 320н), а также Положению о переходе на электронные трудовые книжки, дата в записи о переходе должна быть следующей:
- Дата подачи заявления о переходе на ЭТК – это официальная дата, с которой начинается переход. Если сотрудник подал заявление в течение трёх рабочих дней до увольнения, дата в записи – дата подачи заявления.
- Если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, то в записи указывается дата увольнения (п. 35 Порядка).
- Если сотрудник не подал заявление и работодатель принял решение о переходе, дата – дата выдачи трудовой книжки (т. е. дата, когда работник получил бумажную книжку в руки).
Таким образом, в большинстве случаев правильной датой будет дата подачи заявления о переходе. В исключительных случаях – дата увольнения.
Практический пример оформления записи
Допустим, сотрудник Иванов Иван Иванович работал в компании А до , где использовал бумажную трудовую книжку. Он пришёл на работу в компанию Б и подал заявление о переходе на ЭТК . В такой ситуации запись в бумажной трудовой книжке будет выглядеть так:
| № записи | Дата | Сведения |
|---|---|---|
| 1 | Переход на электронную трудовую книжку (заявление от ) |
Если же Иванов Иван Иванович был уволен , а заявление подал , то запись будет:
| № записи | Дата | Сведения |
|---|---|---|
| 1 | Переход на электронную трудовую книжку (заявление от , увольнение ) |
Что делать, если сотрудник не уточнил свой выбор?
Если при приёме на работу сотрудник не уточнил способ ведения трудовой книжки, работодателю необходимо:
- Провести беседу с сотрудником и уточнить его предпочтения.
- Если сотрудник не проявил интереса к ЭТК, можно предложить оставить бумажную книжку.
- Если сотрудник согласен перейти на ЭТК, оформить заявление о переходе и внести запись в бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с даты получения заявления.
Как правильно оформить заявление о переходе на ЭТК?
Заявление должно содержать:
- ФИО сотрудника, дата рождения, номер паспорта.
- Дата подачи заявления.
- Указание на согласие с переходом на электронную трудовую книжку.
- Подпись сотрудника и, при необходимости, подпись работодателя.
После подачи заявления работодатель обязан:
- Внести запись о переходе в бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней.
- Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку (если она не была выдана ранее).
- Подать в СФР сведения о переходе по форме ЕФС‑1.
Важные нюансы и рекомендации
- Печатные чернила – запись о переходе в бумажной трудовой книжке должна быть выполнена световодостойкими чернилами (черного, синего или фиолетового цвета).
- Печать организации – запись должна быть заверена печатью организации, подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.
- Если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки и был уволен, работодатель всё равно обязан внести запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку.
- Если сотрудник не подал заявление о переходе, но работодатель принял решение о переходе, дата в записи – дата выдачи трудовой книжки.
Ссылки на нормативные акты
- Приказ Минтруда РФ от № 320н – Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Форма ЕФС‑1 – Сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
- Положение о переходе на электронные трудовые книжки – Правила и сроки перехода.
При выборе способа ведения трудовой книжки по прежнему месту работы правильная дата в записи о переходе на ЭТК – это дата подачи заявления о переходе, если заявление было подано за три рабочих дня до увольнения. В иных случаях – дата увольнения. Важно своевременно внести запись в бумажную трудовую книжку, оформить заявление и передать сведения в СФР по форме ЕФС‑1. Следуя этим рекомендациям, вы избежите ошибок и обеспечите корректность кадровой документации.