Ситуация, когда соискатель на собеседовании предъявляет две бумажные трудовые книжки (ТК), вызывает у кадровиков и бухгалтеров много вопросов. Законодательство РФ не содержит прямого запрета на наличие у гражданина нескольких ТК, но порядок их оформления и учета стажа регламентирован. В этой статье разберем, как действовать работодателю в такой ситуации, чтобы не нарушить Трудовой кодекс и правильно отразить данные для расчетов с ПФР.

Правовая основа: можно ли иметь две трудовые книжки?

Ключевой вывод: Трудовой кодекс РФ не запрещает работнику иметь более одной трудовой книжки. Однако работодатель не должен вести одновременно две ТК на одного сотрудника. Это принципиальный момент.

Основные нормативные акты и разъяснения:

• ТК РФ (ст. 66, 67): Регулирует порядок оформления ТК, но не устанавливает запрета на их количество у работника.
• Порядок ведения и хранения ТК (Постановление Правительства № 732): Не предусматривает возможность ведения двух книжек одним работодателем на одного работника.
• Позиция Роструда: Официально подтверждает, что законодательство не запрещает иметь две ТК для подтверждения стажа, но обязанность работодателя — оформить запись только в одну из предъявленных книжек.

Почему у работника может быть две трудовые книжки? Распространенные причины

1. Утрата или повреждение оригинальной ТК. Работник оформляет новую (дубликат) по месту последнего места работы, а старая, если найдется, остается с записями.
2. Работа в разные исторические периоды. Например, первая ТК была оформлена до 2004 года (в ней могут быть записи по старым правилам), а после введения новых бланков работодатель выдал вторую.
3. Совмещение двух основных мест работы (редко, но возможно). Если оба работодателя официально оформляли сотрудника как основного работника, у него могут быть две ТК с разными записями.
4. Ошибки при трудоустройстве в прошлом. Например, предыдущий работодатель по незнанию выдал новую ТК вместо оформления дубликата.

Алгоритм действий работодателя при приеме на работу с двумя ТК

Шаг 1: Принять обе книжки к ознакомлению

Работодатель не вправе отказать в приеме на работу только из-за наличия двух ТК. Согласно ТК РФ, по письменному заявлению работника (с указанием причины) новый работодатель обязан оформить новую ТК (или внести записи в одну из предъявленных). Перечень причин (утрата, повреждение, иная) является открытым.

Шаг 2: Объяснить работнику его права и обязанности

Ключевой момент: запись о приеме на работу вносится только в одну трудовую книжку. Закон не регламентирует, в какую именно. Это право и ответственность самого работника.

Что должен сделать кадровик:

• Объяснить сотруднику, что вести его будут только по одной книжке.
• Попросить работника самостоятельно выбрать, в какую из двух ТК нужно внести новую запись.
• Рекомендовать выбирать ту книжку, которая будет использоваться для дальнейшего учета стажа (обычно более позднюю или ту, где уже есть большинство записей).

Шаг 3: Оформить запись в выбранной книжке

После того как работник сделал выбор:

1. В выбранную ТК вносится стандартная запись о приеме на работу (ст. 67 ТК РФ).
2. Вторая (не выбранная) книжка возвращается работнику. Работодатель не имеет права хранить у себя обе ТК.
3. В личную карточку (форма Т-2) и другие внутренние документы вносятся данные из выбранной ТК.

Шаг 4: Что делать, если работник отказывается выбирать?

Если сотрудник не хочет делать выбор, работодатель:

• Не может обязать его выбрать.
• Не может уволить по этому основанию.
• Должен предпринять попытку разъяснить важность выбора для корректного учета стажа в будущем (пенсия, больничные).
• В крайнем случае, можно оформить запись в той книжке, которая кажется более полной или актуальной, но это должно быть документально обосновано (например, протокол разговора).

Особенности учета страхового стажа и подачи сведений в ПФР

С 10 июня 2021 года действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Для бумажных ТК установлен пятилетний переходный период (до 2026 года) для представления сведений в ПФР.

Как подтверждать стаж при наличии двух ТК?

• Для назначения пенсии и пособий в ПФР можно (и нужно) представить обе трудовые книжки. ПФР обязан учесть все записи о трудовой деятельности из всех предъявленных документов для расчета общего страхового стажа.
• Для расчета больничного (оформления листка нетрудоспособности) страховой стаж подтверждается данными из одной основной ТК (той, по которой ведется учет у текущего работодателя). Однако, если в этой книжке есть пропуски, для подтверждения стажа могут быть запрошены и другие документы, включая вторую ТК.
• Важно: При увольнении и при уточнении стажа в ПФР работник должен предоставить все имеющиеся у него ТК. Работодатель, увольняя сотрудника, выдает ему справку СТД-Р (или СЗВ-СТАЖ) на основании данных из той ТК, по которой он вел учет.

Типичные ошибки и риски

• Оформление двух ТК одновременно. Категорически запрещено. Это может быть расценено как попытка незаконного обогащения или двойной учет стажа.
• Принятие обеих ТК на хранение. Работодатель должен вернуть не выбранную книжку работнику сразу после оформления записи.
• Внесение записей в разные периоды в обе книжки. Все записи о работе у одного работодателя должны быть в одной книжке.
• Сокрытие факта наличия второй ТК. Если работник сознательно скрыл старую книжку, это может повлечь проблемы при оформлении пенсии, но ответственность для работодателя в такой ситуации не предусмотрена.
• Для беременных женщин: Пособие по беременности и родам назначается на основании больничного листа, который выдается по месту основной работы. Наличие двух ТК не должно влиять на это, если основное место работы определено корректно.

Практические рекомендации для кадрового службы

1. Разработать внутренний регламент. Прописать в локальных актах (например, в положении о трудовых книжках) порядок действий при поступлении на работу сотрудника с двумя ТК.
2. Проводить разъяснительную беседу. Вежливо и четко объяснить работнику, почему важно сделать выбор одной книжки для ведения учета.
3. Документировать выбор. Можно попросить работника написать заявление с просьбой внести запись в конкретную ТК (указав номер и серию) или сделать отметку в его личной карточке о том, какая ТК выбрана для учета.
4. Не хранить неактуальные ТК. После оформления записи в выбранной книжке, вторая должна быть возвращена работнику под расписку или в момент оформления приема.
5. При увольнении выдавать справку СТД-Р/СЗВ-СТАЖ на основании данных из той ТК, по которой велся учет. Предупредить работника, что для ПФР ему потребуются все ТК.

Наличие у работника двух трудовых книжек — это юридически возможная, но управляемая ситуация. Главное правило: один работник — одна ведущая трудовая книжка у одного работодателя. Выбор этой книжки — право работника, но обязанность работодателя — организовать процесс корректно.

Следуя простому алгоритму: принять к ознакомлению → объяснить → добиться выбора → оформить запись в одной книжке → вернуть вторую, — вы минимизируете риски и обеспечите законность кадрового учета. Все сведения о стаже из разных документов в итоге будут учтены Пенсионным фондом при назначении пенсии, если работник предоставит их все.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства и разъяснений контролирующих органов (Роструд, ПФР) по состоянию на 2026 год.