Вопрос о необходимости ведения и внесения записей в трудовую книжку при работе по совместительству (второй работе) часто вызывает путаницу. С изменениями в законодательстве и появлением электронных трудовых книжек (ЭТК) правила стали более четкими, но требуют внимательного изучения. Эта статья подробно разберет, как правильно оформить совместительство и внести о нем запись, исходя из актуальных норм на 2026 год.
Ключевой принцип: запись — по желанию работника
Самое важное правило, которое нужно запомнить: Сведения о работе по совместительству (внешнему) вносятся в основную трудовую книжку только по письменному заявлению самого работника. Работодатель по основному месту работы не имеет права требовать эту запись самостоятельно. Это прямо разъяснено официальными источниками.
Виды совместительства: внутреннее и внешнее
Существует два основных вида, и от них зависит порядок оформления:
- Внутреннее совместительство — работа по дополнительному месту в той же организации, где у сотрудника основное место работы. Оформляется дополнительным соглашением к основному трудовому договору.
- Внешнее совместительство, работа на другого работодателя. Оформляется отдельным трудовым договором со второй компанией.
Как и где ведется трудовая книжка при совместительстве?
Трудовая книжка (бумажная или электронная) физически хранится у работодателя по основному месту работы. Это означает:
- Если вы работаете по совместительству внутри своей основной компании, все записи (прием, увольнение) вносит кадровик этой компании на основании вашего допсоглашения.
- Если вы работаете внешне на другого работодателя, то:
- У второго работодателя (по совместительству) вы должны предоставить свою трудовую книжку (или сведения из ЭТК) для внесения записи о приеме и увольнении у них.
- В вашу основную трудовую книжку (у первого работодателя) запись об этой внешней работе вносится только если вы подадите письменное заявление и предоставите документ (например, копию трудовой книжки или выписку из ЭТК) от второго работодателя, подтверждающий факт работы.
Порядок внесения записи: пошаговая инструкция
Для внутреннего совместительства:
- Вы и ваш работодатель подписываете дополнительное соглашение к трудовому договору, где четко указано, что это работа по совместительству, с указанием должности, оплаты и режима работы.
- Кадровый специалист на основании этого соглашения вносит запись в вашу трудовую книжку (или ЭТК) в раздел «Работа по совместительству».
Для внешнего совместительства (когда нужно внести запись в основную книжку):
- Вы трудитесь на втором месте на основании отдельного трудового договора. Второй работодатель вносит о вас запись в свою книжку/ЭТК.
- После того как вы уволились с работы по совместительству (или в любой момент, если решитесь), вы пишете письменное заявление на имя руководителя вашего основного работодателя с просьбой внести запись о совместительстве.
- К заявлению прикладываете документальное подтверждение: заверенную копию трудовой книжки с записью от второго работодателя или официальную выписку из вашей электронной трудовой книжки.
- Основной работодатель на основании вашего заявления и предоставленного документа вносит соответствующую запись в вашу основную трудовую книжку.
Как должна выглядеть запись в трудовой книжке?
Запись о совместительстве имеет свою структуру. Вот как ее правильно заполнить:
- Графа 1 (Дата): Дата приема на работу по совместительству.
- Графа 2 (Наименование организации): Полное наименование организации-работодателя (где вы совмещаете).
- Графа 3 (Занимаемая должность): Указывается должность с обязательной пометкой «по совместительству» (например, «Ведущий специалист по совместительству»).
- Графа 4 (Основание): Номер и дата трудового договора (или дополнительного соглашения).
При увольнении с работы по совместительству делается соответствующая запись об увольнении с указанием даты и основания (например, «Увольнение по соглашению сторон, ст. 78 ТК РФ»).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): особые нюансы
Если у вас ЭТК, процесс становится проще и прозрачнее:
- Все записи от всех ваших работодателей (и основного, и по совместительству) автоматически консолидируются в вашей единой электронной трудовой книжке на портале Госуслуг.
- Каждый работодатель обязан направлять сведения о вашей трудовой деятельности (прием, увольнение, изменения) в СЗВ-ТД в фонд (ПФР).
- Для внешнего совместительства: Второй работодатель направит сведения о вас в фонд. Эти сведения появятся в вашей ЭТК. Однако, если вы хотите, чтобы эта работа была отражена в вашей бумажной книжке (если она у вас еще есть), вам все равно нужно будет подать заявление основному работодателю и предоставить выписку из ЭТК.
- Важно: Работодатель не обязан ежегодно запрашивать у внешнего совместителя сведения для обновления бумажной книжки. Ответственность за актуальность информации лежит на работнике.
Когда лучше вносить запись?
Хотя запись можно внести в любой момент, наиболее целесообразно делать это после увольнения с работы по совместительству. Это связано с тем, что на момент работы у второго работодателя у вас может не быть на руках заверенного документа (копии трудовой), а после увольнения вы точно получите нужную выписку или заверенную копию.
Частые ошибки и выводы
Чего делать НЕ нужно:
- Не вносить запись обнем совместительстве в основную книжку без вашего письменного заявления.
- Не указывать в записи фразу «по совместительству» — это грубая ошибка, искажающая характер трудовых отношений.
- Не хранить у себя оригинал трудовой книжки, если вы работаете внешне — она должна быть у основного работодателя.
Краткий итог:
- Для внутреннего совместительства — запись вносит основной работодатель на основании допсоглашения автоматически.
- Для внешнего совместительства — запись в вашу основную книжку вносится только по вашему заявлению и при предоставлении документа от второго работодателя.
- Электронная книжка автоматически собирает данные со всех мест работы, но для бумажного носителя требуется ваше инициативное заявление.
- Всегда требуйте корректного оформления записи с пометкой «по совместительству».
Соблюдение этих правил защитит ваши трудовые права и обеспечит чистую, достоверную историю вашей трудовой деятельности.