Вопрос о необходимости внесения записей в трудовую книжку остаётся актуальным в связи с постепенным переходом на электронный формат документов․ Ниже рассмотрены нормативные основания, практические правила и исключения, которые помогут понять, когда запись обязательна, а когда её можно опустить․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (трудовая книжка) и ст․ 66․1 (электронная трудовая книжка)․
- Приказ Минтруда России от № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»․
- Федеральный закон от № 79‑ФЗ – о переходе на электронные трудовые книжки․
Когда запись в трудовую книжку обязательна
- При приёме на работу – если работник ведёт бумажную трудовую книжку (то есть получил её до и не подал заявление о переходе на электронный формат)․ Запись делается в соответствии с п․ 9 Порядка 320н: указываются дата приёма, должность, структурное подразделение, основание (приказ о приёме)․
- При переводе на другую постоянную работу – внесение записи о переводе обязательно для бумажных книжек, если перевод оформлен приказом․
- При увольнении – запись об увольнении (дата, основание, номер и дата приказа) вносится в последний день работы․
- При изменении сведений о работе (например, изменение должности, структурного подразделения, совместительство) – запись вносится на основании соответствующего приказа․
- При награждении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания – если такие сведения предусмотрены Порядком 320н, они также вносятся в трудовую книжку․
Когда запись необязательна или не требуется
- Электронная трудовая книжка – если работник подал заявление о переходе на электронный формат (ст․ 66․1 ТК РФ), все сведения о трудовой деятельности передаются в Пенсионный фонд России через систему «Социальное страхование»․ В этом случае бумажная книжка не ведётся, и записи в неё не вносятся․
- Отсутствие свободных строк в бумажной книжке – при заполненных разделах «Сведения о работе» допускается оформление вкладыша (дополнительного листа) к существующей книжке, а не создание новой․
- Временные (срочные) трудовые отношения, не требующие записи – согласно п․ 10 Порядка 320н, записи не вносятся при работе по договорам гражданско‑правового характера (например, договор подряда, авторский договор) и при работе не более 5 дней в месяц, если иное не установлено трудовым договором․
- Работа по совместительству (внутреннее) – если совместительство оформлено внутренним переводом, запись делается в основную трудовую книжку; если совместительство оформлено внешним (по другому работодателю), запись в основную книжку не вносится․
Порядок внесения записи (пример)
Ниже приведён типовой шаблон записи о приёме на работу в бумажную трудовую книжку, соответствующий Порядку 320н:
- Графа 1 – порядковый номер записи (например, 1)․
- Графа 2 – дата выдачи трудовой книжки (dd․mm․yyyy)․
- Графа 3 – запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ»․
- Графа 4 – текст заявления работника с указанием даты и номера его регистрации (если заявление подано)․
- Графа 5 – дата приёма на работу (dd․mm․yyyy)․
- Графа 6 – название организации (полное)․
- Графа 7 – должность, которую занимает работник․
- Графа 8 – структурное подразделение (отдел, служба и т․п․)․
- Графа 9 – основание для приёма (номер и дата приказа о приёме)․
При переводе, увольнении или иных кадровых изменениях заполняються аналогичные графы, соответствующие сути события․
Практические рекомендации для кадровых служб
- Своевременно уточнять у каждого newly hired сотрудника, выбран ли им формат ведения трудовой книжки (бумажный или электронный)․
- Вести журнал учёта заявлений о переходе на электронный формат – это упростит контроль за тем, кто обязан получать записи в бумажную книжку․
- При оформлении записей использовать только арабские цифры, даты в формате dd․mm․yyyy, наименования организаций и должностей – без сокращений, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами․
- Хранить копии приказов, на основании которых вносятся записи, в личном деле сотрудника не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении кадровых документов)․
- Периодически (не реже одного раза в год) проводить сверку данных в бумажных и электронных трудовых книжках, чтобы избежать расхождений при назначении пенсии․
Запись в трудовую книжку остаётся обязательной для тех работников, которые ведут бумажный формат документа (то есть трудоустроены до и не подали заявление о переходе на электронный вид)․ Для сотрудников, выбравших электронную трудовую книжку, все сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР через информационные системы, и записи в бумажную книжку не вносятся․
Соблюдение порядка, установленного Порядком 320н и ст․ 66 ТК РФ, гарантирует корректное отражение трудового стажа, что особенно важно при назначении пенсии, подтверждении трудового права и разрешении трудовых споров․