Вопрос о необходимости заведения записи в трудовой книжке у учредителя (генерального директора) часто вызывает споры среди руководителей и консультантов по кадровым вопросам. Ниже представлено подробное разъяснение, основанное на нормативных актах, практике Роструда и решениях судов.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ и рекомендациям КонсультантПлюс, в трудовую книжку вносятся сведения о:
- приёме на работу;
- выполнении трудовых функций;
- переводах, повышениях, наградных и увольнениях;
- основаниях, на которых вносятся записи, – приказа, распоряжения или решения учредителя.
Для учредителя, который одновременно исполняет функции генерального директора, такие записи делаются на основании решения единственного участника ООО или приказа о вступлении в должность.
Когда необходимо вносить запись?
Запись в трудовую книжку должна быть произведена:
- С момента начала деятельности ООО, если учредитель одновременно является директором.
- При каждом изменении трудовых отношений (повышение, перевод, увольнение, продление полномочий и т.д.).
- В день увольнения – в соответствии с требованиями КонсультантПлюс, запись должна соответствовать тексту приказа об увольнении.
Если в книжке уже есть свободные строки, записи вносятся в неё; когда они закончились, оформляется вкладыш.
Как правильно оформить запись?
В графе 4 (реквизиты документа) указываются:
- наименование документа (решение учредителя, приказ, протокол);
- дата издания документа;
- номер документа.
Пример записи:
Графа 4: Решение учредителя от № 1 «О назначении Ивана Ивана Иванова директором ООО «Пример»».
Записи должны точно соответствовать тексту приказа или решения, иначе они могут быть оспорены.
Особые случаи
Увольнение директора‑учредителя
При увольнении директора‑учредителя необходимо оформить решение учредителя об увольнении и внести запись в день увольнения. В книжке указываются:
- дата увольнения;
- основание – решение учредителя;
- приказ об увольнении (если он составлен).
Продление полномочий
При многократном продлении полномочий в трудовую книжку вносятся отдельные записи для каждого периода. Последняя запись должна отражать дату избрания/продления и номер соответствующего решения.
Работа без зарплаты
Несмотря на отсутствие вознаграждения, трудовые отношения с директором‑учредителем всё равно оформляются. Запись в трудовую книжку делается на основании решения учредителя о приеме в должность, даже если зарплата не выплачивается.
Практика и позиции органов
По разъяснениям Роструда (письма № 2894‑6‑1 от , № 1222‑6‑1 от ) необходимо:
- внести записи в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недели;
- при увольнении – в день увольнения;
- записи должны соответствовать точному тексту приказа.
Однако существует отсутствие единой позиции относительно обязательности заключения трудового договора с учредителем‑директором. На практике большинство организаций всё равно оформляют такие отношения и ведут запись в книжке.
Итак, ответ на вопрос «Нужно ли делать запись в трудовой книжке учредителю?» – да. Запись обязана быть сделана:
- на основании решения учредителя или приказа;
- в день приёма на работу или в день увольнения;
- в соответствии с требованиями Трудового кодекса и рекомендациями Роструда.
Корректное оформление записей позволяет избежать спорных вопросов при проверках и при решении трудовых споров.