Вопрос о том, что делать, если сотрудник не принес с собой трудовую книжку, актуален как для работодателей, так и для самих работников. В 2026 году правила по ведению трудовых книжек претерпели существенные изменения: электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательной для всех новых сотрудников, а бумажный вариант остаётся опциональным. Ниже разберёмся, какие действия необходимо предпринять работодателю, какие юридические последствия могут возникнуть и как правильно оформить запись в ЭТК.

Правовые основы

• Статья 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) устанавливает, что трудовая книжка имеет установленную форму и является обязательным документом для всех работающих граждан.
• Статья 66.1 ТК РФ позволяет работникам выбрать способ ведения трудовой книжки: бумажную или электронную.
• С 1 января 2020 г. в России введена электронная трудовая книжка, а с 10 июня 2021 г. в Украине официально действуют электронные трудовые книжки.
• Работодатели обязаны отчитываться по каждому сотруднику в СФР (Социальный фонд России) через форму ЕФС‑1.

Что делать, если сотрудник не предоставил трудовую книжку?

В 2026 году, если работник впервые поступает на работу и ранее не работал по трудовому договору, его трудовая книжка открываеться в электронной форме. Если же сотрудник уже имел трудовую книжку, но не привёл её к приёму, работодатель должен:

1. Проверить наличие предыдущих записей в системе СФР. Если сотрудник имел трудовую книжку, но не привёл её, работодатель может запросить копию у предыдущего работодателя.
2. Если копия недоступна, работодатель обязан открыть новую электронную трудовую книжку для сотрудника.
3. Записать в ЭТК сведения о приёме на работу, включая дату, должность, условия труда и т.д.

Ключевые моменты

• Наличие или отсутствие бумажной трудовой книжки не препятствует заключению трудового договора.
• Работодатель обязан вести запись в ЭТК независимо от того, привёл ли сотрудник книгу.
• Если сотрудник позже предоставит бумажную книгу, работодатель может внести её данные в ЭТК, но это не отменяет ранее сделанных записей.

Как открыть электронную трудовую книжку?

Процесс открытия ЭТК прост и полностью цифровизирован. Следуйте пошаговой инструкции:

1. Регистрация в системе СФР – работодателю необходимо иметь электронную подпись и пройти процедуру регистрации в портале СФР.
2. Заполнение формы ЕФС‑1 – в форме указываются сведения о новом сотруднике: ФИО, дата рождения, место работы, должность, дата приёма.
3. Создание записи в ЭТК – после отправки формы ЕФС‑1 в системе автоматически создаётся запись в электронном реестре трудовой книжки.
4. Проверка и подтверждение – работодатель проверяет корректность данных и подтверждает запись.

Плюсы электронной трудовой книжки

• Защита от потери и повреждения документа.
• Удобство доступа к данным в любой точке страны.
• Автоматическое обновление информации при изменении условий труда.
• Сокращение бумажного документооборота и экономия ресурсов.

Что происходит, если работник не предоставляет трудовую книжку?

В случае отсутствия трудовой книжки работодатель не может считать, что сотрудник имеет предыдущий стаж. Это означает, что:

• Сотрудник считается новичком, и его стаж начинается с даты приёма.
• При расчёте отпускных, пенсионных накоплений и других льгот учитывается только новый стаж.
• При увольнении работодатель обязан оформить запись об увольнении в ЭТК.

Юридические последствия для работодателя

• Нарушение обязательного ведения трудовой книжки может повлечь штрафы в размере до 30 000 ₽ за каждое нарушение.
• В случае несвоевременного оформления записи в ЭТК работодатель может быть привлечён к ответственности за нарушение Трудового кодекса.
• Отсутствие записи может негативно сказаться на правовой защите работника в случае споров (например, о стаже и начислении отпускных).

Как действовать, если сотрудник позже предоставляет бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник в дальнейшем предъявит бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:

1. Сравнить данные в бумажной книге с записью в ЭТК.
2. Внести в ЭТК дополнительные сведения о предыдущем стаже, если они отсутствуют.
3. Сохранить бумажную книгу в архиве на случай проверки.

Важно помнить

• ЭТК является официальным документом, и любые изменения в ней должны быть обоснованы и подтверждены документально.
• Сотрудник имеет право запросить копию своей трудовой книжки в любой момент.
• Работодатель обязан хранить трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 10 лет с момента её закрытия.

Практические рекомендации для работодателей

• Проверьте наличие трудовой книжки при приёме: если сотрудник не привёл её, сразу оформите запись в ЭТК.
• Обучите персонал, ответственный за кадровый учёт, работе с системой СФР и формой ЕФС‑1.
• Установите внутренний контроль: каждая новая запись в ЭТК должна проходить проверку на корректность.
• Регулярно проводите аудит кадровых документов, чтобы избежать штрафов.
• При работе с иностранными гражданами уточняйте, требуеться ли оформление трудовой книжки в соответствии с законодательством РФ.

Наличие трудовой книжки – это не просто формальность, а ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и права работника. В 2026 году электронная трудовая книжка стала обязательной для всех новых сотрудников, а бумажный вариант остаётся опциональным. Если работник не предоставляет трудовую книжку при приёме, работодателю необходимо открыть новую запись в системе СФР и оформить её через форму ЕФС‑1. Соблюдение этих процедур гарантирует законность трудовых отношений, защиту прав обеих сторон и избежание штрафов.

В случае возникновения вопросов по оформлению трудовой книжки всегда можно обратиться к специалистам по кадровому учёту или в региональный отдел социальной защиты.