Сегодня 08:43:46 (). Вопрос о том, проверяют ли работодатели трудовые книжки сотрудников, остаётся актуальным как для кадровых служб, так и для самих работников. Ниже подробно рассмотрим, какие проверки проводятся, на каком основании и какие последствия могут возникнуть при выявлении нарушений.
Что такое трудовая книжка и её роль
Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина: приём на работу, переводы, увольнения, периоды работы и т.д. Она служит основанием для:
- начисления трудового стажа;
- расчёта пенсионных выплат;
- подтверждения опыта при приёме на новую работу;
- контроля соблюдения трудового законодательства.
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), однако бумажные варианты всё ещё используются, особенно у сотрудников, оформивших трудовую книжку до перехода на электронный формат.
Плановые и внеплановые проверки
Плановые проверки
Плановые проверки трудовых книжек проводятся государственными инспекциями труда (ГИТ) в рамках ежегодного контроля соблюдения трудового законодательства. Обычно они включают:
- выборочную проверку документов на предприятиях;
- сверку данных в книжках с данными в кадровых отчётах и отчётах в ПФР;
- выявление факторов, указывающих на возможные нарушения (например, отсутствие записей о приёме/увольнении).
Внеплановые проверки
Внеплановые проверки инициируются по конкретным основаниям. Согласно информации из открытых источников:
Поводами для внеплановой проверки могут быть жалобы сотрудников на нарушение трудовых прав или любые сведения о нарушениях трудового законодательства, поступившие в ГИТ.
Таким образом, если сотрудник обратился в инспекцию с жалобой (например, на незаконное увольнение, невыплату заработной платы, нарушение режима работы), ГИТ может инициировать проверку трудовых книжек на данном предприятии.
Дополнительные сведения из интернета
28 июня. FINMARKET.RU ⸺ Работодатели должны будут начать передачу информации из электронных трудовых книжек в Пенсионный фонд России с начала 2020 … We would like to show you a description here but the site wont allow us. […] […] [end of information from the Internet]
Этот фрагмент подчёркивает, что с 2020 года работодатели обязаны передавать данные из ЭТК в ПФР, что также создаёт дополнительный механизм контроля: любые расхождения между данными, переданными в ПФР, и записями в бумажных трудовых книжках могут стать поводом для проверки.
Как проходит проверка трудовых книжек
- Уведомление. Работодатель получает официальное уведомление о предстоящей проверке (в случае плановой – заранее, во внеплановой – в день прибытия инспекторов).
- Вызов документов. Инспекторы запрашивают трудовые книжки (бумажные и/или электронные), личные карточки сотрудников, приказы о приёме/увольнении, табели учёта рабочего времени и др.
- Сверка данных. Проверяется соответствие записей в книжках с приказами и другими кадровыми документами, а также с данными, переданными в ПФР (для ЭТК).
- Выявление нарушений. К типичным нарушениям относятся:
- отсутствие записи о приёме или увольнении;
- некорректные даты;
- записи, сделанные задним числом без основания;
- отсутствие подписи уполномоченного лица;
- несоответствие данных в ЭТК и бумажной книжке.
- Составление акта. По результатам проверки составляется акт, в котором фиксируются выявленные нарушения и предлагаются меры по их устранению.
- Санкции. В зависимости от тяжести нарушений могут быть применены:
- предупреждение;
- административный штраф (ст. 5.27 КоАП РФ – от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций);
- дисквалификация должностных лиц;
- приостановление деятельности (в крайних случаях).
Электронные трудовые книжки и взаимодействие с ПФР
С 1 января 2021 года работодатели обязаны сдавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР через систему электронного взаимодействия. Это означает, что:
- ПФР получает актуальные данные о приёмах, переводах и увольнениях;
- любые расхождения между данными, переданными в ПФР, и записями в бумажных трудовых книжках становятся заметными;
- ГИТ может запрашивать у ПФР выписки для сверки при проведении проверок.
Таким образом, даже если работодатель не ведёт бумажные трудовые книжки, он всё равно находится под контролем через электронный обмен данными с ПФР.
Последствия выявленных нарушений
Нарушения, связанные с оформлением и ведением трудовых книжек, могут повлечь:
- административную ответственность (штрафы, предупреждения);
- необходимость восстановления трудового стажа сотрудников через суд;
- риски при начислении пенсии (недостаток стажа приводит к снижению выплат);
- репутационные потери для компании, особенно если нарушения становятся предметом публичных жалоб или судебных разбирательств.
Рекомендации для работодателей
- Вести актуальный учёт. Обеспечить своевременное внесение записей в трудовые книжки (бумажные и электронные) в день приёма, перевода или увольнения.
- Сверять данные с ПФР. Регулярно проверять, что сведения, переданные в ПФР, совпадают с внутренними кадровыми документами.
- Обучать кадровый персонал. Проводить инструктажи по правильному оформлению записей, использованию ЭТК и требованиям законодательства.
- Внутренний аудит. Проводить периодические внутренние проверки трудовых книжек, чтобы выявлять и исправлять ошибки до прихода государственных инспекторов.
- Реагировать на жалобы. При получении жалобы от сотрудника немедленно проводить внутреннюю проверку и устранять выявленные нарушения, чтобы избежать внеплановой проверки ГИТ.
Да, работодатели проверяют трудовые книжки своих сотрудников, но основная проверка осуществляется государственными инспекциями труда в рамках планового и внепланового контроля. Основаниями для внеплановой проверки могут служить жалобы сотрудников или любые сведения о нарушениях трудового законодательства, поступившие в ГИТ. Кроме того, с введением электронных трудовых книжек и обязательной передачи данных в Пенсионный фонд России появился дополнительный слой контроля, который повышает вероятность выявления несоответствий и, следовательно, снижает риски для работодателей, соблюдающих порядок ведения трудовых документаций.
Соблюдение правил оформления и хранения трудовых книжек – не только юридическая обязанность, но и важный элемент защиты прав сотрудников и обеспечения стабильной работы организации.