Вопрос о том, в какой момент работодатель должен выдать трудовую книжку, интересует почти каждого сотрудника. Ответ зависит от даты начала трудовых отношений, формы ведения (бумажная или электронная) и от того, происходит ли увольнение. Ниже собраны все актуальные нормы ТК РФ, практические рекомендации и ответы на часто задаваемые вопросы.
При приёме на работу
Согласно Трудовому кодексу РФ, статье 66, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если его деятельность является основной (за исключением случаев, когда закон запрещает вести книжку).
Бумажный вариант
- Для сотрудников, принятых до 1 января 2021 года, выдаётся бумажная трудовая книжка.
- Оформление происходит не позднее следующего рабочего дня с даты подписания трудового договора или приказа о приёме.
- Если сотрудник отказался от бумажной формы, работодатель переходит на электронную.
Электронный вариант
- С 1 января 2021 года для новых сотрудников выдаётся только электронная трудовая книжка.
- Оформление завершается не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления о приёме.
- Электронный документ хранится в личном кабинете работника и в базе работодателя.
Сроки выдачи трудовой книжки
Нормативные сроки зависят от того, когда происходит событие:
- При приёме на работу – не позже следующего рабочего дня (для бумажной формы) или не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления (для электронной формы).
- При увольнении – выдача происходит в последний день перед увольнением (обычно в последний рабочий день).
- При переходе с одной формы на другую (например, с бумажной на электронную) – оформление производится в тот же срок, что и при обычном приёме.
Выдача при увольнении
Постановление Правительства РФ от № 225 уточняет порядок выдачи:
- При увольнении сотрудника не требуется отдельное заявление о выдаче трудовой книжки – она оформляется автоматически, когда документ нужен работнику (например, для подачи в ПФР).
- Книжка выдаётся в последний день увольнения (последний рабочий день).
- Если сотрудник просит выдать книжку позже (например, для предоставления в другую организацию), работодатель обязан предоставить её не позднее трёх рабочих дней с даты подачи такого запроса.
Исключения и особенности
Не все работники получают бумажную книжку. Важно учитывать следующие случаи:
- Работодатели‑физические лица, не являющиеся ИП, могут вести только электронную форму.
- Если сотрудник первый раз начинает работать в компании после 1 января 2021 года, ему выдаётся только электронная книжка.
- В случае отказа от бумажной формы (работник написал заявление об отказе), работодатель полностью переходит на электронный вариант.
Как оформить заявление о выдаче
Для получения бумажной трудовой книжки необходимо:
- Подписать заявление о приёме на работу, где указывается желание получить бумажный документ.
- Ожидать, пока работодатель оформит приказ о приёме.
- Убедиться, что заявление получено не позднее следующего рабочего дня после подписания трудового договора.
Для электронной формы достаточно заполнить онлайн‑форму в личном кабинете работодателя и дождаться подтверждения.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжку? – Да, если работник не написал заявление об отказе от бумажной формы.
- Что делать, если книжка потеряна или испорчена? – По заявлению сотрудника работодатель оформляет дубликат (бумажный или электронный) в соответствии с внутренними регламентами.
- Сколько времени нужно, чтобы получить дубликат? – Обычно не более трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
- Можно ли использовать электронную книжку для оформления в ПФР? – Да, электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.
Таким образом, трудовую книжку выдают в следующих случаях:
- При приёме на работу – не позже следующего рабочего дня (бумажный вариант) или до 25‑го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления (электронный вариант).
- При увольнении – в последний рабочий день.
- При переходе с одной формы на другую – в установленные сроки, аналогичные первичному приёму.
Знание этих правил помогает избежать недоразумений с кадровой службой и гарантирует, что ваш стаж будет учтён правильно для расчёта пенсии, соцвыплат и других выплат.