Вопрос ведения записей о работе по совместительству остается одним из самых актуальных в кадровом делопроизводстве. Несмотря на активный переход к цифровым форматам, многие сотрудники и работодатели задаются вопросом: обязательно ли вносить такую информацию в документ о стаже и как это правильно сделать в условиях смешанного (бумажного и электронного) документооборота.
Основное правило: право, а не обязанность
Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации, внесение записи о работе по совместительству в трудовую книжку является правом работника, а не его обязанностью. Работодатель не может самостоятельно принять решение о внесении такой записи без письменного заявления сотрудника.
Ключевые моменты:
- Запись вносится только по желанию работника.
- Инициатива должна исходить от сотрудника в виде письменного заявления.
- Запись вносит работодатель по основному месту работы, даже если деятельность велась у другого юридического лица.
Кто вносит запись?
Важно понимать разницу между местами работы:
- По основному месту работы: именно здесь хранится трудовая книжка (в бумажном виде) или ведется основной реестр сведений (в электронном). Поэтому и запись о совместительстве вносит кадровик основной организации.
- По месту совместительства: работодатель, у которого вы работаете дополнительно, не имеет права делать записи в вашей трудовой книжке, так как оригинал документа находится не у него.
Процедура внесения записи в 2026 году
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 2021 года для новых сотрудников заводятся только электронные версии. Однако, согласно информации из нормативных актов, одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник ранее не отказался от бумажной книжки.
Алгоритм действий для внесения записи о совместительстве:
Шаг 1. Сбор документов
Работник должен предоставить в отдел кадров по основному месту работы:
- Письменное заявление с просьбой внести запись о работе по совместительству.
- Заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству (или справку от второго работодателя, содержащую реквизиты приказа, должность и даты).
Шаг 2. Внесение записи
Кадровый специалист вносит запись в трудовую книжку (бумажную) и формирует соответствующее событие в системе Пенсионного фонда России (для ЭТК). Запись делается на основании документов, подтверждающих работу у внешнего работодателя.
Пример формулировки: «Принят в отдел маркетинга менеджером по продажам на 0,5 ставки по совместительству».
Электронная vs Бумажная трудовая книжка
Цифровизация коснулась и этой сферы. Если у работника ведется электронная трудовая книжка, запись о совместительстве также должна быть отражена в электронном реестре. Это обеспечивает прозрачность стажа для будущей пенсии.
Особенности текущего периода (2026 год):
- Для сотрудников, выбравших ЭТК, запись появляется в их личном кабинете на портале Госуслуг сразу после данных работодателем.
- Для тех, кто сохранил бумажный вариант, запись дублируется в бумажном документе собственноручно и заверяется печатью организации (при наличии) и подписью ответственного лица.
- Если работник впервые трудоустраивается в 2026 году, бумажная книжка ему не оформляется, и все записи о совместительстве ведутся исключительно в электронном виде.
Зачем вообще нужна эта запись?
Хотя запись носит добровольный характер, она может быть важна для:
- Подтверждения стажа: особенно если основная работа прерывалась, а совместительство длилось долго.
- Расчета пенсии: хотя сейчас важен размер отчислений, непрерывность и общий стаж также учитываются в некоторых формулах.
- Получения кредитов или виз: некоторые организации требуют полную историю занятости.
- Внутренних льгот: некоторые компании учитывают общий стаж работы (включая совместительство) при расчете надбавок за выслугу лет.
Частые ошибки и нюансы
При оформлении совместительства часто возникают следующие ситуации:
- Отказ основного работодателя: Если основной работодатель отказывает во внесении записи (что незаконно при наличии документов), работник может обратиться в трудовую инспекцию.
- Запись вносится только после фактического начала работы у второго работодателя, но до увольнения с него.
- При увольнении с работы по совместительству работник также вправе потребовать внесения записи об увольнении в трудовую книжку по основному месту работы.
Вносить ли работу по совместительству в трудовую книжку — решать только вам. Закон стоит на стороне работника, предоставляя выбор. Однако для формирования полного и прозрачного трудового стажа, особенно в условиях цифровой экономики, где данные агрегируются автоматически, наличие таких записей становится хорошей практикой. Главное — не забыть написать заявление и предоставить заверенную копию приказа в отдел кадров по основному месту работы.
Помните: актуальность данных в вашей трудовой книжке (будь то бумажной или электронной) — это залог корректного учета стажа и будущих пенсионных начислений.