Увольнение — это всегда сложный процесс, который сопровождается множеством юридических нюансов. Одним из самых важных и ответственных этапов является возврат сотруднику его трудовой книжки. Ведь именно этот документ подтверждает опыт работы, а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат. Ошибки в этой процедуре могут обернуться для работодателя серьезными штрафами, а для работника — потерей времени и нервов. В этой статье мы подробно разберем, кто именно должен выдавать трудовую книжку, в какие сроки это делается и как ситуация меняется в связи с переходом на электронный формат.
Главное правило: кто выдает документ?
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, обязанность по выдаче трудовой книжки при увольнении полностью лежит на работодателе. Конкретное должностное лицо, которое физически передает документ работнику, назначается внутри компании приказом или согласно должностной инструкции. Как правило, это:
- Кадровик (специалист отдела кадров) — в средних и крупных организациях;
- Бухгалтер — на малых предприятиях, где кадровая служба совмещена с бухгалтерией;
- Руководитель организации (директор) — в микробизнесе или у индивидуального предпринимателя, если нет наемного специалиста по кадрам.
Независимо от того, кто именно подписывает обходной лист и заносит запись в книжку, юридическую ответственность перед работником и государством несет работодатель. Если кадровик забыл выдать документ, отвечать перед законом будет компания.
Сроки выдачи: когда должны отдать книжку?
Законодательство строго регламентирует сроки возврата трудовой книжки. Работодатель обязан выдать ее в день увольнения (то есть в последний рабочий день сотрудника).
В этот же день в документ должны быть внесены все необходимые записи:
- Запись об увольнении;
- Ссылка на пункт, часть статьи ТК РФ, являющуюся основанием для увольнения;
- Реквизиты приказа об увольнении;
- Подписи сотрудника кадровой службы и руководителя;
- Печать организации (при наличии).
Работник обязан расписаться не только в самой трудовой книжке, но и в Книге учета движения трудовых книжек, подтверждая факт получения документа на руки;
Что делать, если работник не явился за книжкой?
Бывают ситуации, когда в последний рабочий день сотрудник отсутствует (например, заболел или просто не пришел). Чтобы не нарушать закон, работодатель должен действовать по следующему алгоритму:
- В день увольнения отправить работнику заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
- Если работник дал письменное согласие, трудовую книжку можно отправить ценным письмом с описью вложения.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии
С 2025 года все больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки. Это происходит по собственному выбору тех, кто ранее подал заявление о переходе на электронный формат, а также тех, кто впервые устроился на работу после 2020 года.
Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде. В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), а также о его трудовой деятельности. В этом случае возникает резонный вопрос: кто и что выдает при увольнении?
- Если работник перешел на ЭТК, бумажная трудовая книжка выдается ему на руки в день увольнения с соответствующей записью о подаче заявления о переходе на электронный формат. После этого работодатель больше не несет ответственности за этот бумажный документ.
- Если работник впервые устроился на работу после 2020 года и у него никогда не было бумажной книжки, работодатель просто передает сведения о его трудовой деятельности в Социальный фонд в электронном виде. Выдавать физически нечего.
Однако важно помнить: даже при наличии ЭТК, если трудовая книжка утеряна, испорчена или работник хочет иметь ее на руках для подтверждения стажа у конкретного работодателя, он имеет право запросить у работодателя выписку из электронной трудовой книжки или бумажную справку о стаже.
Ответственность работодателя за задержку выдачи
Невыдача трудовой книжки в день увольнения, это серьезное нарушение трудовых прав работника. Если работодатель виновен в задержке, он обязан:
- Возместить работнику материальный ущерб, вызванный невозможностью трудоустроиться. По закону, работодатель должен выплатить работнику средний заработок за каждый день вынужденного прогула (с даты увольнения до даты фактической выдачи документа).
- Изменить дату увольнения. Если работник подал письменное заявление об этом, дата увольнения меняется на день фактической выдачи трудовой книжки, а прежняя запись признается недействительной.
Также за нарушение трудового законодательства компания может быть привлечена к административной ответственности в виде штрафов.
Что делать, если трудовая книжка утеряна работодателем?
Если трудовая книжка была утеряна или испорчена по вине работодателя (например, сгорела в офисе или была случайно выброшена), он обязан принять все меры для восстановления документа. Работодатель должен собрать справки с предыдущих мест работы сотрудника и оформить дубликат трудовой книжки. Если предыдущие организации ликвидированы, работодатель делает запросы в архивы. Все затраты и усилия по восстановлению ложатся исключительно на плечи работодателя.