Вопрос о временной выдаче трудовой книжки работнику в период его трудовой деятельности, один из самых актуальных и часто вызывающих споры в кадровой практике. Многие работодатели опасаются выдавать оригинал документа, опасаясь потери, порчи или неправомерного использования. Однако законодательство РФ и разъяснения контролирующих органов четко регулируют эту ситуацию. Ниже — подробный, структурированный и юридически обоснованный обзор всех аспектов временной выдачи трудовой книжки.

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению любые документы, связанные с работой, включая трудовую книжку, не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

При этом статья 84.1 ТК РФ устанавливает, что при увольнении трудовая книжка выдается в последний день работы. Но это не единственный случай, когда работник может получить книжку на руки.

Важно! Трудовой кодекс не запрещает выдавать трудовую книжку на время в период трудовых отношений. Он лишь обязывает работодателя хранить ее в течение всего срока работы. Это означает: хранение — обязанность, но не запрет на временную выдачу.

Когда работнику могут выдать трудовую книжку на время?

Согласно разъяснениям Минтруда России, Роструда и судебной практике, трудовая книжка может быть временно выдана работнику в следующих случаях:

• Для оформления пенсии — наиболее частый и однозначно разрешенный случай. Работник подает заявление в Пенсионный фонд РФ (ПФР), который требует оригинал трудовой книжки для подтверждения стажа.
• Для получения социальных выплат, например, при оформлении пособий по безработице, субсидий, льгот по ЖКХ, если органы соцзащиты требуют оригинал.
• Для получения визы или разрешения на работу за рубежом — некоторые консульства и иммиграционные службы требуют предъявления оригинала трудовой книжки.
• Для участия в конкурсах, аттестациях, повышении квалификации — если организация-заказчик или учебное заведение требует подтверждения трудового стажа.
• Для оформления ипотеки или кредита, банки иногда запрашивают оригинал трудовой книжки для подтверждения стабильности занятости.

Важно! Согласно письму Роструда от № 1358-6-1, «решать вопрос о выдаче трудовой книжки на время следует в пользу работника, чтобы не ущемлять его права». Это означает, что отказ в выдаче без уважительной причины может быть признан нарушением трудовых прав.

Как правильно оформить временную выдачу трудовой книжки?

Хотя Трудовой кодекс не устанавливает строгой формы оформления временной выдачи, рекомендуется придерживаться следующего алгоритма для защиты интересов обеих сторон:

Письменное заявление работника

Работник должен подать заявление в письменной форме с указанием:

• Цели выдачи (например: «для предоставления в ПФР для оформления пенсии»);
• Срок, на который требуется книжка (если известен);
• ФИО, должность, подпись и дата.

Заведение журнала учета временной выдачи

Для удобства и контроля рекомендуется вести отдельный журнал учета временной выдачи трудовых книжек. В нем фиксируются:

1. Дата выдачи;
2. ФИО работника;
3. Цель выдачи;
4. Срок возврата;
5. Подпись работника при получении;
6. Подпись ответственного лица (кадровика) при выдаче;
7. Дата возврата и подпись работника при сдаче.

Пример записи в журнале:

Расписка о получении

Дополнительно можно потребовать от работника расписку о получении трудовой книжки, в которой он подтверждает:

• Получение оригинала трудовой книжки;
• Согласие нести ответственность за ее сохранность;
• Обязательство вернуть книжку в установленный срок;
• Отказ от претензий к работодателю в случае утраты или повреждения, если это произошло по его вине.

Важно! Работодатель не может привлечь работника к дисциплинарной ответственности за несвоевременный возврат трудовой книжки (Роструд, письмо от ). Однако можно запросить объяснительную и напомнить о необходимости возврата.

Что делать, если работник не возвращает книжку?

Если работник не возвращает трудовую книжку в установленный срок:

• Не применяйте штрафы или взыскания — это противоречит ТК РФ и судебной практике.
• Направьте письменное напоминание с указанием срока возврата и последствий задержки (например, невозможность оформления пенсии или льгот).
• Запросите объяснительную — это поможет зафиксировать обстоятельства и может быть использовано в случае спора.
• При утрате книжки — работник должен обратиться в ПФР для восстановления стажа, а работодатель — выдать дубликат на основании документов (ст. 66 ТК РФ).

Особенности при электронных трудовых книжках (с 2026 года)

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Это означает:

• Бумажные трудовые книжки больше не ведутся новыми работниками (если они не подали заявление на сохранение бумажного варианта);
• Для работников с бумажной книжкой — она остается в силе до увольнения;
• Электронные книжки не выдаются на руки — доступ к данным предоставляется через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги;
• Если работник оформляет пенсию, ПФР самостоятельно запрашивает данные из ЭТК, никакой выдачи на руки не требуется.

Таким образом, вопрос временной выдачи актуален только для работников, у которых сохранена бумажная трудовая книжка.

Риски для работодателя

Если работодатель отказывает в выдаче трудовой книжки без законных оснований, это может повлечь:

• Жалобу в Роструд — проверка и штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Иск в суд, работник может требовать компенсации морального вреда и упущенной выгоды (например, если из-за задержки не получил пенсию);
• Репутационный ущерб — как следствие, снижение привлекательности компании как работодателя.

С другой стороны, если книжка утеряна или повреждена по вине работника — работодатель не несет ответственности, если соблюдал процедуру выдачи с распиской и журналом учета.

Практические рекомендации для кадровиков

1. Не отказывайте в выдаче — если работник предоставил заявление и цель выдачи законна, выдавайте книжку.
2. Всегда фиксируйте выдачу — журнал + расписка = ваша защита.
3. Не требуйте расписку о возврате в виде обязательства по уплате штрафа, это незаконно.
4. Сообщайте работникам о возможности получения ЭТК — если он еще не выбрал формат, предложите перейти на электронный вариант.
5. Сохраняйте копии всех документов — заявления, журналы, расписки — минимум 5 лет.

Ответ однозначен: да, трудовую книжку можно и нужно выдавать работнику на время, если это необходимо для реализации его законных прав — оформления пенсии, получения льгот, трудоустройства за рубежом и т.д.

Закон не запрещает, а наоборот, обязывает работодателя не препятствовать работникам в реализации их прав. Главное, соблюдать процедуру: письменное заявление, журнал учета, расписка. Это не бюрократия — это защита интересов и работника, и работодателя.

Помните: ваша задача — не хранить книжку, а обеспечить работнику доступ к его трудовому стажу. Временная выдача — это не нарушение, а проявление профессионализма и уважения к правам сотрудника.

С 2026 года переход на электронные трудовые книжки снимет многие вопросы, но до этого момента бумажные книжки остаются важным документом, и их правильное обращение, признак добросовестного работодателя.