Временное замещение (или временный перевод) сотрудника на другую должность – частая практика в организации, когда на период отпуска, болезни, декрета или иных объективных причин необходимо заменить работника. При этом возникает вопрос: нужно ли вносить запись о таком замещении в трудовую книжку? Ответ зависит от того, является ли перевод временным или постоянным, от причины его проведения и от того, как он оформлен документально.
Что такое временное замещение?
Временное замещение – это временный переход сотрудника с одной должности на другую в рамках одного и того же подразделения, отдела или сектора. Такое перемещение обычно оформляется при:
- отпуске по уходу за ребёнком;
- болезни (в т.ч. длительной болезни)
- декрете;
- иных объективных причинах, когда основной сотрудник временно недоступен.
Важно, что временное замещение не подразумевает изменения трудового статуса (трудовой договор не меняется), а лишь временно расширяет функции работника.
Как оформлять запись в трудовой книжке?
Постоянный перевод
Если временный перевод признаётся постоянным (т. е. сотрудник продолжает заниматься новой должностью после истечения установленного срока), в трудовую книжку вносится запись о назначении на новую должность. Форма записи регулируется пунктом 3.1 Инструкции по заполнению трудовой книжки и выглядит так:
- Наименование новой должности;
- Структурное подразделение (отдел, филиал и т.п.);
- Дата начала работы на новой должности;
- Основание – указание приказа или иного нормативного акта.
Временный перевод
При временное перемещении (сроком менее одного года, обычно до окончания отпуска, болезни и т.п.) запись в трудовую книжку не вносится. Однако в некоторых случаях (например, когда временный работник нанимается на срочный договор) в трудовую книжку всё равно вносят сведения о приёме, но без указания новой постоянной должности.
Согласно разъяснениям Роструда, в случае временного перевода на другую должность запись в трудовую книжку не делается. Вместо этого оформляются:
- приказ о временном замещении;
- согласие работника на временное выполнение обязанностей;
- договор о срочном трудовом отношении, если нанимается внешний кандидат.
Пошаговый алгоритм оформления
- Подготовка приказа. Перед тем как оформить временное замещение, руководитель должен издать приказ, в котором указано:
- ФИО сотрудника, которому возлагаются дополнительные обязанности;
- Новая должность и срок действия замещения;
- Причину замещения (отпуск, болезнь и т.д.).
- Утверждение в штатном расписании. При необходимости вносятся изменения в штатное расписание (переименование должности, изменение подразделения).
- Заполнение трудовой книжки. Если перевод признан постоянным – вносится запись согласно пункту 3.1 Инструкции. При временном переводе – в трудовую книжку вносятся только сведения о приёме на работу (если заключён срочный договор), но не о новой должности.
- Оплата труда. При временном переводе оплата может осуществляться по тарифу новой должности или по прежнему тарифу с надбавкой, в зависимости от условий трудового договора.
- Контроль окончания периода. По истечении согласованного срока сотрудник возвращается на прежнюю должность, а в трудовой книжке фиксируется возврат к исходной должности (если это предусмотрено локальными нормативными актами).
Частые ошибки при оформлении
- Записывают в трудовую книжку временный перевод как постоянный. Это приводит к неверному отражению трудового пути сотрудника.
- Не оформляют приказ о замещении. Без официального приказа трудовое правоотношение может быть оспорено.
- Игнорируют сроки. Если временный перевод продолжается дольше установленного срока, он автоматически считается постоянным, и в трудовую книжку необходимо внести соответствующую запись.
- Не учитывают изменение структурного подразделения. При перемещении в другое подразделение необходимо отразить новое подразделение в записи.
Примеры оформления записи
Постоянный перевод
<Запись в трудовой книжке> Должность: Старший менеджер по продажам Подразделение: Отдел продаж Дата начала: Основание: Приказ № 123-р от "О назначении на должность старшего менеджера по продажам" </Запись>
Временный перевод (без записи в книжке)
Приказ № 456-р от "Временно возложить на Ивана Ивана Иванова (должность: Бухгалтер) функции менеджера по контролю до в связи с отпуском Петровой П.П."
В этом случае в трудовую книжку вносится лишь сведения о приёме на работу (если был заключён срочный договор), но не о новой должности.
Что говорит закон?
Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу, а также об изменении условий труда (в т.ч. о переводе). Однако пункт 3.1 Инструкции по заполнению трудовой книжки уточняет, что запись о временном замещении не вносится, если перевод не является постоянным. Постоянный перевод оформляется как изменение должности с указанием нового основания.
Чтобы правильно оформить временное замещение и избежать юридических ошибок, следует:
- Определить, является ли перевод временным или постоянным;
- Сформировать и утвердить соответствующий приказ;
- В случае постоянного перехода – внести запись в трудовую книжку согласно пункту 3.1 Инструкции;
- При временном перемещении – не вносить запись о новой должности, но зафиксировать сведения о приёме на работу, если это требуется;
- Своевременно возвращать сотрудника на прежнюю должность и обновлять записи при необходимости.
Только строгое соблюдение этих правил позволит корректно отразить трудовое правоотношение в трудовой книжке и избежать спорных ситуаций при проверках трудовой инспекции.