Вопрос о том, кто и должен ли вшивать вкладыш в трудовую книжку, часто вызывает путаницу среди работников и даже кадровиков. На основе актуального законодательства (Приказ Минтруда России от № 320н) и практики разберем этот вопрос детально.
Краткий ответ на главный вопрос
Вшивать вкладыш в трудовую книжку обязан (или, точнее, имеет право) работодатель. Это его прерогатива, а не обязанность работника. Трудовая книжка и ее вкладыш являются единым документом, и именно организация, где работает (или работал) гражданин, отвечает за их корректное оформление и ведение.
Правовая основа: что говорит закон?
Основной документ — «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (Приказ Минтруда № 320н). Ключевые положения:
- Пункт 32: Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (например, раздел «Сведения о работе»), она дополняется вкладышем.
- Пункт 33: Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки. Он оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка.
- Важный нюанс: В самом Порядке нет прямого требования обязывающего вшивать вкладыш. Он может быть вшит, но может быть и просто вложен (например, сброшюрован). Однако на практике вшивание, самый надежный способ сделать вкладыш неотъемлемой частью и исключить его потерю.
Работодатель не обязан вшивать вкладыш, но имеет на это право и часто это делает по своей инициативе. Если же вкладыш выдан работнику отдельно (например, при увольнении, когда книжка уже заполнена), то обязанность по его сохранности и последующему «присоединению» к книжке ложится на самого работника; Но правильнее и безопаснее для обеих сторон — сразу оформить и вшить вкладыш.
Кто именно в организации выполняет эту работу?
Функции по оформлению и вшиванию вкладыша выполняет кадровая служба (отдел кадров, HR-специалист) или уполномоченное лицо, ведущее трудовые книжки. Это может быть:
- Специалист отдела кадров.
- Бухгалтер (если в компании эти функции совмещены).
- Секретарь или другой сотрудник, назначенный приказом руководителя.
Важно: Вся запись в вкладыше (дата, подпись, печать) производится от руки уполномоченным представителем работодателя. Работник не имеет права самостоятельно вносить записи в вкладыш или вшивать его.
Порядок действий: как правильно вшить вкладыш
Если работодатель принял решение о вшивании, алгоритм действий следующий:
Оформление вкладыша.
Вкладыш заполняется по тому же образцу, что и сама трудовая книжка. Делается запись об увольнении (или ином событии) с указанием всех реквизитов: даты, номера приказа, основания увольнения, подписи ответственного лица и печати организации.
Фиксация записи в самой книжке.
На последней заполненной странице раздела «Сведения о работе» (или «Сведения об обучении») делается запись:
«Дополнительно к настоящей трудовой книжке выдан вкладыш на ___ листах, в котором сделана запись об увольнении.»
Ставится дата, подпись ответственного лица и печать.
Непосредственно вшивание.
Вкладыш (вместе с его обложкой) пришивается к внутренней стороне обложки трудовой книжки или к последним страницам. Рекомендуется делать это аккуратно, прокалывая оба листа в двух-трех местах и продевая прочную нить. Некоторые организации используют для этого специальный корешок или степлер.
Регистрация в книге учета.
Факт выдачи вкладыша (и его вшивания) регистрируется в Книге учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним. В графе «Примечание» делается запись о номере и дате вшитого вкладыша.
Практические рекомендации и частые вопросы
Можно ли вшить вкладыш в старую книжку, если запись об увольнении уже была сделана ранее?
Да, можно. Если по какой-то причине в прошлом запись об увольнении была внесена в отдельный вкладыш, а не в книжку, и он не был вшит, работодатель вправе на этапе текущего учета исправить ситуацию, оформив и вшив этот вкладыш. Главное — чтобы вся информация была целостной и не противоречила.
Что делать, если вкладыш выдан, но не вшит?
Если работодатель выдал вкладыш отдельно (что не является нарушением, но менее надежно), то работник должен хранить его вместе с трудовой книжкой. При последующем трудоустройстве новый работодатель может запросить этот вкладыш для внесения в свою книжку. Риск утери лежит на работнике.
Обязательно ли вшивать вкладыш после 1 сентября 2021 года?
Нет, не обязательно. С вступлением в силу Приказа № 320н прямое требование об обязательном вшивании было снято. Однако, как отмечают специалисты Роструда и кадровые консультанты, вшивание остается рекомендуемой и самой правильной практикой, так как:
- Исключает возможность утери вкладыша.
- Создает единый, неразрывный документ.
- Упрощает проверку и хранение.
Кто покупает вкладыш и сколько он стоит?
Вкладыш приобретает работодатель. Это стандартная кадровая форма. Стоимость невелика (обычно от 30 до 100 рублей за штуку). Купить его можно в канцелярских магазинах, у поставщиков бухгалтерских и кадровых форм или заказать у типографий.
- Кто вшивает? — Работодатель (его кадровая служба).
- Обязан ли? — Нет, по закону вшивание не является строгой обязанностью, но является рекомендуемой и правильной практикой;
- Зачем вшивать? — Чтобы создать единый документ, исключить потерю вкладыша и обеспечить целостность записей.
- Кто оформляет? — Уполномоченный представитель работодателя от руки, с печатью.
- Что делать работнику? — Если вкладыш выдан отдельно, хранить его бережно вместе с трудовой книжкой и при увольнении требовать его вшивания или, как минимум, правильного оформления.
Помните: Трудовая книжка и вкладыш к ней, это ваш главный документ о трудовом стаже. От того, насколько грамотно и законно он оформлен, зависит точный расчет вашего пенсионного обеспечения и других социальных гарантий. При малейших сомнениях в правильности оформления вкладыша обращайтесь за консультацией к специалисту по кадровому делопроизводству или в государственную инспекцию труда.
Статья составлена на основе анализа действующего законодательства и профессиональных кадровых ресурсов по состоянию на 2026 год.