С 1 января 2021 года в России действует Федеральный закон о введении электронных трудовых книжек (ЭТК). Он предусматривает, что все сведения о трудовой деятельности работников формируются работодателем в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) для хранения. Вопрос, который задают многие работодатели: какую программу использовать для ведения ЭТК? Ниже мы разберём основные варианты, их преимущества и нюансы внедрения.

Правовые основы и требования к программам

• 1 января 2020 г. – вступил в силу Федеральный закон, предусматривающий введение ЭТК.
• С 1 января 2021 г. – сведения о новых сотрудниках (без стажа до 1 января 2021 г.) фиксируются только в электронном виде.
• Письмо Минтруда от 14 декабря 2020 г. № 142/ООГ‑18054: обратный переход с ЭТК на бумажную трудовую книжку невозможен.
• Система электронного документооборота (СФР) – обязательный канал передачи данных в ПФР.

Популярные решения для ведения ЭТК

2.1 1С: Зарплата и управление персоналом

Самый распространённый инструмент в России. Он позволяет:

• Формировать данные о приёме, переводе, увольнении, смене должности.
• Проверять корректность сведений до отправки в ПФР.
• Отправлять отчёт ЕФС‑1 (подраздел 1.1) в один пакет;
• Встроенный модуль ЭТК автоматически генерирует XML‑файлы, совместимые с ПФР.

Плюсы:

• Интеграция с бухгалтерией и кадровыми системами.
• Поддержка обновлений законодательства.
• Отчётность в реальном времени.

Минусы:

• Высокая стоимость лицензии.
• Необходимость обучения персонала.

2.2 Контур.Экстерн

Облачная платформа, ориентированная на малый и средний бизнес. В 1С‑пакете «Контур.Экстерн» есть модуль «ЭТК», который:

• Позволяет вести данные о сотрудниках в электронном виде.
• Дублирует сведения в бумажную трудовую книжку, если это требуется.
• Отправляет отчётность в ПФР через API.

Плюсы:

• Низкая стоимость и гибкая модель подписки.
• Удобный веб‑интерфейс.
• Поддержка мобильных устройств.

2.3 Специализированные решения (Saby Blog, СБИС)

Эти сервисы предлагают:

• Автоматическое формирование сведений в момент приёма или перевода.
• Проверку данных до отправки в ПФР.
• Отправку 100+ отчётов за один раз.

Подходят для компаний, которые не хотят внедрять полноценную 1С‑систему.

Как выбрать подходящую программу

1. Оцените размер компании. Для крупных организаций предпочтительнее 1С, для малого – Контур.Экстерн или специализированные сервисы.
2. Проверьте совместимость с бухгалтерией. Если вы уже используете 1С, интеграция будет проще.
3. Учитывайте бюджет. Лицензия 1С может быть дорогой, но она покрывает и другие функции.
4. Оцените требования к обучению. Облачные сервисы обычно требуют меньше подготовки.
5. Проверьте наличие поддержки обновлений законодательства. Системы, которые регулярно обновляются, снизят риск ошибок.

Практические шаги по внедрению ЭТК

1. Регистрация в системе ПФР. Получите доступ к API и настройте авторизацию.
2. Выбор программы. Приобретите лицензию или подпишитесь на облачный сервис.
3. Настройка шаблонов. Создайте шаблоны для приёма, перевода, увольнения.
4. Обучение персонала. Проведите тренинги по работе с выбранной системой.
5. Проверка данных. Перед отправкой в ПФР проверьте корректность сведений.
6. Отправка отчёта ЕФС‑1. В 1С это делается через модуль «Отчётность», в облачных сервисах – через API.
7. Контроль за обновлениями. Регулярно проверяйте наличие обновлений и применяйте их.

Особенности работы с бумажной трудовой книжкой

С 1 января 2021 г. для новых сотрудников (без стажа до 1 января 2021 г.) бумажная трудовая книжка не требуется. Однако:

• Для сотрудников, которые уже имеют бумажную книжку, можно продолжать её использовать, но данные необходимо дублировать в ЭТК.
• При переходе на ЭТК необходимо сделать запись о переходе в бумажной книжке, если работник согласен.
• Обратный переход невозможен, поэтому важно убедиться, что все данные корректны.

Преимущества электронных трудовых книжек

• Доступ к информации в любой точке мира.
• Автоматизация расчётов пенсий и пособий.
• Сокращение бумажного документооборота.
• Повышение прозрачности и контроля со стороны государства.

Выбор программы для ведения электронных трудовых книжек зависит от размера компании, бюджета и уже используемых систем. 1С: Зарплата и управление персоналом остаётся «королевским» решением для крупных организаций, тогда как Контур.Экстерн и специализированные сервисы предлагают более гибкие и доступные варианты для малого и среднего бизнеса. Независимо от выбранного инструмента, важно соблюдать требования законодательства, регулярно обновлять систему и контролировать корректность данных, чтобы избежать штрафов и задержек в выплатах.

Дата актуальности информации: 23 февраля 2026 г. (по данным из интернета).