Вопрос ведения трудовых книжек (ТК), один из ключевых в кадровом делопроизводстве. С 1 января 2021 года работодатель обязан вести ТК в электронном виде, но сотрудник вправе выбрать бумажный вариант. Процедура подачи заявления и ее нюансы часто вызывают вопросы. Данная статья подробно разбирает, как правильно оформить и подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, какие требования предъявляют суды и как заполнить форму СЗВ-ТД.
Ключевой принцип: инициатива и сроки
Самое главное помнить: инициатива выбора способа ведения ТК принадлежит исключительно работнику. Работодатель не может самовольно перевести сотрудника на электронную форму. Заявление подается в письменном виде (на бумаге или в виде электронного документа, если такая возможность предусмотрена локальными актами).
Очень важно: заявление можно подать в любой момент, начиная с первого дня работы. Однако если сотрудник не подал заявление, работодатель обязан вести его ТК в электронном виде. Если же сотрудник подал заявление о ведении бумажной ТК, работодатель обязан начать вести бумажную книжку с момента приема на работу, даже если заявление поступило позже.
Как заполнить и подать заявление (форма СЗВ-ТД)
Универсальной обязательной формы заявления не существует, но для отчетности в ПФР используется форма СЗВ-ТД. Заполняется она следующим образом:
Раздел 1 (для работодателя)
- Указываются данные работодателя (наименование, ИНН, ОГРН).
- Ставится отметка о том, что заявление принято от работника.
Раздел 2 (для сотрудника)
- ФИО полностью.
- СНИЛС.
- Дата рождения.
- Серия и номер паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность).
- Дата приема на работу.
- Выбор способа ведения ТК: ставится галочка в соответствующей графе, «Электронная» или «Бумажная».
Раздел 3 (для работодателя)
- Указывается дата, с которой начинается ведение ТК в выбранном сотрудником формате.
- Должность, ФИО и подпись уполномоченного лица работодателя.
- Дата заполнения.
Действия работодателя после получения заявления
- Принять заявление (оформить входящий номер, дату).
- Завести трудовую книжку в выбранном формате:
- Если выбран бумажный вариант — приобрести новую книжку, оформить ее (прошить, пронумеровать, поставить на ьном листе надпись «Трудовая книжка», подписать и скрепить печатью).
- Если выбран электронный вариант, создать электронную запись в системе (например, в СБИС, 1С, Контур.Эльба и т.д.).
- Сделать первую запись о приеме на работу в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
- Передать книжку сотруднику (бумажную — в день приема на работу или позже по соглашению, электронную — обеспечить доступ к ней через личный кабинет).
- Сдать сведения в ПФР с помощью формы СЗВ-ТД в течение 15 дней с даты приема на работу или с даты подачи заявления, если оно поступило позже.
Требования судов: что нужно знать на практике
Невероятно важно помнить: суды предъявляют дополнительные требования к таким ситуациям. Анализ судебной практики показывает ключевые моменты:
- Заявление должно быть явным и недвусмысленным. Фразы вроде «хочу получить трудовую книжку» или «прошу выдать мою трудовую книжку» могут быть истолкованы как запрос на выдачу уже имеющейся бумажной книжки, а не как выбор формата. Нужно прямое указание: «прошу вести мою трудовую книжку в бумажном/электронном виде».
- Срок подачи заявления не ограничен. Даже если сотрудник подал заявление на переход на электронную трудовую книжку до того, как работодатель известил сотрудника о такой возможности, это не является основанием для отказа. Работодатель обязан обеспечить ведение ТК в выбранном формате с даты приема на работу.
- Расторжение трудового договора в день подачи заявления не отменяет обязанности работодателя оформить ТК в выбранном формате. Если сотрудник уволился в день подачи заявления, работодатель все равно должен оформить запись об увольнении в выбранном формате (бумажном или электронном) и передать книжку (или обеспечить доступ) в день увольнения.
- Отсутствие заявления не освобождает работодателя от ответственности. Если сотрудник не подал заявление, но впоследствии предъявил претензии о том, что ему не выдали бумажную книжку, суды часто встают на сторону работника, если работодатель не может доказать, что сотрудник был проинформирован о его праве выбора и добровольно отказался от бумажного варианта. Поэтому рекомендуется даже при отсутствии заявления от сотрудника делать в его личном деле служебную записку с предложением выбрать формат и получить подпись сотрудника (или отметку об отказе);
Типичные ошибки и как их избежать
- Запрос в общем чате или по электронной почте без последующего письменного оформления. Всегда требуйте письменное заявление.
- Отказ в ведении бумажной ТК со ссылкой на устаревшие нормы. Право на бумажную книжку сохраняется.
- Перенос даты начала ведения ТК на дату подачи заявления, если оно поступило позже даты приема. Начинать вести нужно с даты приема на работу.
- Несвоевременная сдача СЗВ-ТД в ПФР. Срок — 15 календарных дней.
- Неправильное заполнение СЗВ-ТД (ошибки в СНИЛС, датах, выбор формата).
Подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки — формальная, но критически важная процедура. Чтобы избежать споров, штрафов и судебных разбирательств:
- Разработайте и утвердите локальный нормативный акт (например, Положение о ведении трудовых книжек), который четко регламентирует порядок подачи и рассмотрения заявления.
- Информируйте сотрудников об их праве выбора при приеме на работу (можно включить этот пункт в заявление о приеме).
- Принимайте заявление в письменном виде с четким указанием на выбор формата.
- Заполняйте и сдавайте форму СЗВ-ТД в ПФР без задержек.
- Сохраняйте все документы (заявление, СЗВ-ТД, служебные записки) в личном деле сотрудника.
Соблюдение этих простых правил обеспечит соблюдение требований трудового законодательства и минимизирует риски проверок со стороны государственного надзора (Государственной инспекции труда) и Пенсионного фонда.
Примечание: Информация в статье актуальна на момент написания. Для получения точных консультаций по вашему случаю рекомендуется обращаться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.