Выдача бумажной трудовой книжки сотруднику – одна из ключевых кадровых процедур, регулируемая Трудовым кодексом РФ и рядом подзаконных актов․ Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), в ряде ситуаций работодатель всё равно обязан отдать на руки трудовую книжку․ Ниже подробно рассмотрены основания, сроки, оформление и ответственность при такой выдаче․

Нормативная база

• Статья 62 ТК РФ – регулирует выдачу документов, связанных с работой, и их копий (включая трудовую книжку)․
• Статья 66․1 ТК РФ – определяет порядок ведения электронной трудовой книжки и право работника потребовать выдачу бумажной версии при переходе на ЭТК․
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования регулирования трудовых отношений» – ввёл положения о электронной трудовой книжке и уточнил процедуру её выдачи․
• Постановления Минтруда и соцзащиты РФ, регулирующие форму трудовой книжки и порядок её заполнения․

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК, однако право работника на получение бумажной книжки сохраняется․

Когда работодатель обязан отдать трудовую книжку на руки?

При переходе на электронную трудовую книжку

Если сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан:

1. Внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче такого заявления (см․ п․ 66․1 ТК РФ)․
2. Выдать оригинал бумажной трудовой книжки сотруднику на руки․
3. Продолжить вести только электронные сведения о трудовой деятельности․

Сроки выдачи не установлены законодательно, но для удобства учёта рекомендуется осуществить выдачу в день подачи заявления или не позднее трёх рабочих дней (позиция КонсультантПлюс, VII․ Выдача трудовой книжки работнику)․

При увольнении (прекращении трудового договора)

Согласно ст․ 62 ТК РФ и разделам IV, VII КонсультантПлюс, при увольнении работнику выдаётся трудовая книжка:

• В день увольнения – если работник присутствует․
• В течение трёх рабочих дней после дня увольнения – если работник отсутствует (по согласованию или по почте с распиской)․
• В случае смерти работника – книжка выдаётся одному из родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению родственника․

При отказе работника от ведения бумажной трудовой книжки

Если сотрудник отказывается от ведения бумажной версии (например, хочет вести только электронную), работодатель всё равно обязан выдать ему оригинал трудовой книжки на руки с записью о факте подачи такого заявления (см․ раздел «Как заполнить трудовую книжку, если работник отказался от её ведения?»)․

Оформление выдачи трудовой книжки на руки

Необходимые документы

• Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку (или об отказе от бумажной версии)․
• Трудовая книжка (оригинал) с внесённой записью о подаче заявления․
• Расписка о получении трудовой книжки на руки (см․ образец ниже)․
• Копия трудовой книжки для личного дела работника (по желанию работодателя)․

Образец расписки о получении трудовой книжки на руки

РАСПИСКА
Я, _______________________ (Ф․И․О․ полностью), паспорт № ____________,
выданный ____________, residing at _______________________,
подтверждаю, что получил(а) на руки оригинал трудовой книжки № ____________
(серия ____________, номер ____________) от работодателя
_____________________ (наименование организации) в день «___» __________ 20__ г․

Получив трудовую книжку, я обязуюсь бережно хранить её и нести ответственность
за её сохранность в соответствии с действующим законодательством․

Подпись _____________________ Дата «___» __________ 20__ г․

Расписка составляется в двух экземплярах: один остаётся у работника, второй – у работодателя (в личном деле или в журнале учёта выдачи трудовых книжек)․

Внесение записи в трудовую книжку

При выдаче книжки в связи с переходом на ЭТК в разделе «Сведения о работе» делается запись вида:

«В соответствии с заявлением от «___» __________ 20__ г․ о переходе на электронную трудовую книжку, выдан оригинал трудовой книжки на руки․ Ответственность за ведение и хранение трудовой книжки возложена на работника․»

Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и печатью организации (если она используется)․

Ответственность сторон

Ответственность работодателя

Согласно пунктам, приведённым в источниках (например, nalog-nalog․ru и КонсультантПлюс), ответственность за сохранность трудовой книжки после её выдачи на руки лежит на работнике, если:

• работник получил расписку о получении;
• в трудовой книжке сделана запись о передаче её на хранение работнику;
• работодатель издал приказ о возложении обязанности по хранению трудовой книжки на сотрудника (например, при переходе на ЭТК)․

Если такая запись отсутствует, работодатель может быть привлечён к ответственности за утрату документа (ст․ 5․27 КоАП РФ – нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек)․

Ответственность работника

Получив трудовую книжку на руки, работник обязан:

• Бережно хранить документ;
• Не допускать его повреждения, утраты или несанкционированного доступа;
• При необходимости предъявлять книжку по требованию работодателя, государственных органов или при устройстве на новую работу;
• В случае утраты немедленно сообщить об этом работодателю и принять меры по восстановлению (запрос дубликата в ПФР или через госуслуги)․

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Сформировать стандартный пакет документов (заявление, расписка, приказ о выдаче трудовой книжки)․
2. Ведите журнал учёта выдачи трудовых книжек (дата, ФИО сотрудника, номер книжки, основание выдачи, подпись получателя и выдавшего)․
3. Обучите сотрудников кадровиков правилам внесения записи о переходе на ЭТК и оформления расписки․
4. Используйте электронный документооборот для хранения копий заявлений и расписок (это упрощает проверку при инспекциях)․
5. Своевременно информируйте работников о их правах и обязанностях при получении трудовой книжки на руки (разместите информацию на внутреннем портале или в уголке потребителя)․
6. При увольнении проверяйте наличие расписки о получении книжки; если работник отказывается забрать документ – оформите акт о refusals и отправьте книжку по почте с описью и уведомлением о вручении․

Выдача трудовой книжки на руки остаётся обязательной процедурой в ряде ситуаций: при переходе на электронную трудовую книжку, при увольнении, при отказе сотрудника от ведения бумажной версии и в других случаях, предусмотренных ТК РФ․ Соблюдение установленного порядка – наличие заявления, внесение соответствующей записи, выдача оригинала под расписку – позволяет минимизировать риски как для работодателя (снижение вероятности штрафов за нарушение правил ведения трудовых книжек), так и для работника (гарантия получения надёжного документа о трудовой деятельности)․

Следуя рекомендациям, изложенным выше, кадровая служба сможет обеспечить корректное и законное оформление выдачи трудовой книжки на руки, а также поддерживать прозрачные отношения с сотрудниками в условиях постепенного перехода к электронным трудовым книжкам․