С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая постепенно вытесняет бумажные аналоги. Работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд России (ПФР), где формируется их электронная трудовая книжка.
В этой статье мы подробно разберём, как создать и вести электронную трудовую книжку на сотрудника, какие документы оформить и где их предоставить.
—
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который формируется на основе данных, предоставляемых работодателем в ПФР. В ЭТК отражаются:
- Сведения о приёме на работу;
- Переводы на другую должность;
- Увольнения;
- Награды и поощрения;
- Сведения о страховом стаже;
- Иные кадровые изменения.
ЭТК доступна работнику через:
- Портал Госуслуги (gosuslugi.ru);
- Личный кабинет ПФР (es.pfrf.ru);
- Мобильное приложение ПФР.
—
Кто должен вести электронные трудовые книжки?
Согласно законодательству, все работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в ПФР. Это касается:
- Организаций всех форм собственности;
- Индивидуальных предпринимателей;
- Физических лиц, нанимающих работников по трудовому договору.
Исключения: Работодатели, у которых нет сотрудников, не обязаны предоставлять данные в ПФР.
—
Как оформить электронную трудовую книжку на сотрудника?
Шаг 1: Уведомление сотрудника о переходе на ЭТК
Перед тем как начать вести электронную трудовую книжку, работодатель должен:
- Уведомить сотрудника о переходе на ЭТК в письменной форме;
- Получить его письменное согласие на ведение электронной трудовой книжки;
- Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она у сотрудника есть).
Образец записи в бумажной трудовой книжке:
«С согласия работника с трудовая книжка ведётся в электронном виде. Сведения передаются в Пенсионный фонд России.»
—
Шаг 2: Подготовка и передача сведений в ПФР
Работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности в ПФР по форме ЕФС-1 в следующих случаях:
- При приёме на работу;
- При переводе на другую должность;
- При увольнении;
- При изменении условий трудового договора;
- Ежегодно (если не было изменений).
Как передать данные:
- Через личный кабинет ПФР (es.pfrf.ru);
- Через специализированное программное обеспечение (например, Контур.Экстерн);
- Через бухгалтерские программы (1С, Зарплата и Управление Персоналом и др.).
—
Шаг 3: Формирование и ведение электронной трудовой книжки
После передачи данных в ПФР, система автоматически формирует электронную трудовую книжку на каждого сотрудника. Работодатель должен:
- Убедиться, что сведения корректно отражены в ЭТК;
- В случае ошибок — подать уточняющую форму ЕФС-1;
- Хранить подтверждающие документы (приказы, трудовые договоры) в течение 5 лет.
—
Как внести изменения в существующую электронную трудовую книжку?
Если в трудовой деятельности сотрудника произошли изменения, работодатель должен оперативно предоставить обновлённые данные в ПФР. Например:
- Приказ о переводе на другую должность;
- Приказ об увольнении;
- Изменение трудового договора;
- Назначение премии или награды.
Срок предоставления данных: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
—
Как исправить ошибки в электронной трудовой книжке?
Если в ЭТК обнаружены неточности, работодатель должен:
- Подать уточняющую форму ЕФС-1 в ПФР;
- Указать правильные данные и причину корректировки;
- Уведомить сотрудника о внесённых изменениях.
Важно: Исправления должны быть внесены в кратчайшие сроки, чтобы избежать проблем при оформлении пенсии.
—
Как работник может посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК через:
- Портал Госуслуги (gosuslugi.ru);
- Личный кабинет ПФР (es.pfrf.ru);
- Мобильное приложение ПФР;
- МФЦ (по запросу).
Как получить выписку из ЭТК:
- Зарегистрироваться на портале Госуслуги;
- Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка»;
- Заказать выписку в электронном или бумажном виде.
—
Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки
Преимущества ЭТК:
- Удобство: Доступ к данным в любое время через интернет;
- Надёжность: Данные хранятся в защищённой системе ПФР;
- Актуальность: Сведения обновляются в режиме реального времени;
- Экологичность: Сокращение бумажного документооборота;
- Упрощение пенсионных расчётов: ПФР автоматически учитывает стаж.
Недостатки ЭТК:
- Зависимость от интернета: Без доступа к сети данные недоступны;
- Риск ошибок: Некорректные данные могут повлиять на пенсию;
- Не все сотрудники знают, как пользоваться: Пожилые работники могут испытывать трудности;
- Ограниченный доступ: Не все категории граждан могут оперативно получить данные.
—
Частые ошибки при работе с ЭТК
Работодатели часто допускают следующие ошибки:
- Не уведомляют сотрудников о переходе на ЭТК;
- Не предоставляют данные в ПФР в установленные сроки;
- Игнорируют исправление ошибок в сведениях;
- Не хранят подтверждающие документы;
- Не уведомляют сотрудников об изменениях в трудовой деятельности.
Рекомендация: Для избежания ошибок используйте автоматизированные системы учёта (например, 1С, Контур.Экстерн).
—
Переход на электронные трудовые книжки — это неизбежный этап цифровизации кадрового учёта в России. Работодатели обязаны:
- Уведомлять сотрудников о переходе на ЭТК;
- Своевременно предоставлять данные в ПФР;
- Хранить подтверждающие документы;
- Исправлять ошибки в кратчайшие сроки;
- Обучать сотрудников работе с электронными трудовыми.
Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов и обеспечит корректное ведение трудовой деятельности сотрудников;
Важно: Если у вас остались вопросы, обратитесь в ПФР или к специализированному кадровому консультанту.
—
Дата публикации: 21 мая 2026 года