Увольнение сотрудника — это не просто прекращение трудовых отношений, а сложный юридический процесс, регулируемый Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). Одним из ключевых этапов является выдача трудовой книжки и полный расчет. Нарушение сроков или порядка выдачи документов влечет за собой административную ответственность работодателя, а также компенсации работнику. В этой статье подробно разберем, что именно должен выдать работодатель, в какие сроки и в каком формате, с учетом актуальных требований 2026 года.

Обязательные документы при увольнении по ТК РФ

Согласно статье 84.1 ТК РФ и статье 140 ТК РФ, работодатель обязан в день увольнения выдать работнику следующие документы:

• Трудовая книжка — в бумажном или электронном виде (в зависимости от выбора работника);
• Расчетный листок (или выписка с расшифровкой всех выплат);
• Выписка из персонифицированной отчетности (СТД-Р) — при наличии электронной трудовой книжки;
• Справка о доходах за последние 2 года (2-НДФЛ) — по запросу работника;
• Справка о суммах начисленных и уплаченных страховых взносов, для оформления пособий;
• Справка о среднем заработке — для расчета пособий по временной нетрудоспособности (если работник увольняется и планирует оформить больничный в течение 30 дней).

Важно! С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Если работник не подал заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде, то работодатель обязан вести его трудовую деятельность в электронном формате. В этом случае бумажная книжка не выдается — вместо нее выдается форма СТД-Р (сведения о трудовой деятельности).

Выдача трудовой книжки: бумажная или электронная?

Бумажная трудовая книжка

Если работник ранее подавал заявление о ведении трудовой книжки в бумажной форме, то в день увольнения работодатель обязан:

• внести в книжку запись об увольнении (с указанием основания, номера приказа и даты);
• заверить запись печатью организации (если она есть);
• выдать книжку под роспись в журнале учета трудовых книжек.

Законодательное основание: ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ — «В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку».

Электронная трудовая книжка

Если работник выбрал электронный формат (или не подал заявление на бумажную книжку), то:

• бумажная трудовая книжка не выдается;
• вместо нее работодатель обязан выдать форму СТД-Р — сведения о трудовой деятельности;
• форма СТД-Р может быть выдана в бумажном виде или в электронном (на электронную почту или через личный кабинет на сайте ПФР).

Важно! Выдача СТД-Р не обязывает работодателя вносить запись в книгу учета трудовых книжек, но рекомендуется вести отдельный журнал учета выданных СТД-Р (рекомендации Онлайнинспекции.рф).

Сроки расчета при увольнении — строго по ТК РФ

Когда должен быть произведен расчет?

Статья 140 ТК РФ однозначно устанавливает:

«При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения».

Это означает, что в последний рабочий день работник должен получить:

• заработную плату за отработанное время;
• компенсацию за неиспользованный отпуск;
• премии, если они предусмотрены локальными актами;
• выходное пособие (если увольнение происходит по инициативе работодателя или в связи с ликвидацией);
• иные выплаты, предусмотренные трудовым договором или коллективным соглашением.

Что делать, если день увольнения — выходной?

Если день увольнения приходится на выходной или нерабочий день, то расчет и выдача документов производятся в ближайший после этого рабочий день (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Последствия задержки расчета

Задержка выплаты заработной платы или выдачи трудовой книжки — нарушение трудового законодательства. В соответствии со статьей 236 ТК РФ, работодатель обязан выплатить работнику:

• компенсацию в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки;
• возмещение морального вреда (по решению суда);
• штрафы от Роструда — до 50 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).

Документы по запросу работника

Помимо обязательных, работодатель обязан выдать по письменному заявлению работника:

• Справка 2-НДФЛ — о доходах и удержанном НДФЛ за последние 2 года;
• Справка о сумме страховых взносов, для оформления пособий в ФСС;
• Справка о среднем заработке — для расчета пособия по временной нетрудоспособности, если работник устроится на новую работу в течение 30 дней;
• Копии приказов о приеме, переводе, награждении, увольнении — по желанию работника.

Срок выдачи документов по запросу — не позднее 3 рабочих дней с момента подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).

Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?

Если работник в день увольнения не явился за трудовой книжкой, работодатель обязан:

1. Уведомить его письменно (заказным письмом с уведомлением или электронно — если есть согласие на электронное взаимодействие);
2. Сохранить книжку в специальном сейфе или архиве;
3. Вести учет в журнале хранения трудовых книжек;
4. При возникновении спора — доказать, что уведомление было направлено.

Важно! Если книжка не выдана вовремя, работодатель обязан выплатить работнику средний заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ).

Практические рекомендации для работодателя (2026 год)

• Определите, какую трудовую книжку ведет работник — бумажную или электронную — на основании его заявления.
• В день увольнения обязательно произведите полный расчет и выдайте все документы.
• Для электронных трудовых книжек — формируйте СТД-Р в системе ПФР и выдавайте его в бумажном или электронном виде.
• Ведите журнал учета выданных СТД-Р — это снизит риски при проверках.
• Не забывайте о справке 2-НДФЛ — даже если работник не просит, лучше выдать ее по умолчанию.
• Сохраняйте копии всех документов, подписей и уведомлений минимум 5 лет.

Самое главное помнить: при увольнении работодатель обязан в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку (или СТД-Р) и полный расчет. Любое отклонение от этого правила — нарушение ТК РФ, ведущее к штрафам, компенсациям и судебным искам.

Современные требования 2026 года требуют от работодателей не только соблюдения формальностей, но и перехода на цифровые процессы. Электронные трудовые книжки — это не тренд, а закон. Игнорировать их — значит рисковать репутацией и финансами компании.

Рекомендация: разработайте внутренний регламент по увольнению сотрудников, включая чек-лист выдачи документов, и обучите кадровую службу. Это сэкономит время, избавит от ошибок и защитит вашу организацию от проверок.

Помните: честный и прозрачный увольнительный процесс — это не только закон, но и залог доверия к вашей компании.