С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента все трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде, а при увольнении работнику необходимо выдать сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р) в виде электронного документа. Ниже – пошаговое руководство, которое поможет кадровой службе корректно оформить и передать ЭТК при расторжении трудового договора.
Правовая база
- Федеральный закон № 27‑ФЗ «О страховых пенсиях в Российской Федерации» – регулирует ведение электронных трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России № 102н от – утверждает форму СТД‑Р и порядок её выдачи.
- Постановление Правительства РФ № 1525 от – устанавливает сроки и условия перехода на ЭТК.
Подготовка к выдаче ЭТК при увольнении
Проверка данных в системе ПФР
Перед формированием СТД‑Р необходимо убедиться, что в личном кабинете работника на портале «Госуслуги» или в системе Пенсионного фонда РФ отражены все периоды работы:
- приём на работу;
- переводы, повышения, понижения;
- периоды отпусков, больничных, командировок;
- все записи о наградах и взысканиях (если они отражаются в трудовой книжке).
Формирование электронного документа СТД‑Р
Сведения о трудовой деятельности формируются в специализированном ПО кадрового учёта (например, 1С:Зарплата и управление персоналом, «Контур.Кадр» и др.). Основные реквизиты документа:
- ФИО сотрудника;
- СНИЛС;
- дата рождения;
- периоды работы с указанием наименования работодателя, должности, даты приёма и увольнения;
- основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.);
- подпись уполномоченного лица (электронная подпись работодателя) и дата выдачи.
Проверка корректности записи
Перед отправкой документа работнику рекомендуется:
- Сравнить данные в СТД‑Р с оригинальными приказами о приёме, переводах и увольнении.
- Убедиться, что отсутствуют опечатки в ФИО, СНИЛС и датах.
- Проверить, что в документе указан правильный код основания увольнения (например, пункт 1 части 1 статьи 80 ТК РФ – увольнение по собственному желанию).
Процедура выдачи ЭТК работнику
Уведомление сотрудника о готовности документа
После формирования СТД‑Р кадровик направляет сотруднику уведомление (например, через корпоративную почту, мессенджер или личный кабинет на портале «Госуслуги») с информацией о том, что электронная трудовая книжка готова к выдаче.
Передача документа через личный кабинет работника
Согласно приказу Минтруда, выдача ЭТК осуществляется посредством размещения СТД‑Р в личном кабинете сотрудника на:
- портале «Госуслуги» (раздел «Мои документы» → «Трудовая деятельность»);
- или в системе ПФР, если работник использует личный кабинет Пенсионного фонда.
Для этого:
- В кадровой системе выбираем функцию «Отправить СТД‑Р в личный кабинет сотрудника»;
- Указываем СНИЛС работника (система автоматически находит его профиль).
- Подтверждаем отправку электронной подписью организации.
- Система генерирует уведомление сотруднику о поступлении документа.
Выдача печатного подтверждения (по желанию работника)
Если сотрудник требует бумажное подтверждение получения ЭТК, можно распечатать извещение о выдаче СТД‑Р (форма не утверждена, но обычно включает:
- наименование организации;
- ФИО сотрудника;
- СНИЛС;
- дата и время выдачи;
- подпись уполномоченного лица и печать организации.
Это не заменяет электронный документ, а служит лишь дополнительным подтверждением факта получения.
Фиксация факта выдачи в внутренних документах
В личном деле сотрудника делаем запись:
- дата выдачи ЭТК;
- номер и дата формирования СТД‑Р;
- способ передачи (через личный кабинет Госуслуг/ПФР);
- подпись ответственного кадровика.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли выдать ЭТК на бумажном носителе?
Нет. С бумажные трудовые книжки больше не ведутся. Выдача возможна только в электронном виде (СТД‑Р).
Что делать, если сотрудник не имеет доступа к личному кабинету Госуслуг?
Нужно помочь ему восстановить доступ (например, через МФЦ или обращение в службу поддержки Госуслуг). После восстановления доступа документ можно отправить повторно.
Как быть, если в СТД‑Р обнаружена ошибка после выдачи?
Ошибку следует исправить путём формирования корректирующего СТД‑Р с пометкой «Исправлено» и повторной отправки работнику. При этом сохраняется исходный документ в архиве организации.
Нужно ли получать согласие сотрудника на выдачу ЭТК?
Согласие не требуется, поскольку выдача СТД‑Р является обязательной процедурой при расторжении трудового договора. Однако хорошей практикой является информирование сотрудника о предстоящей выдаче и получение подтверждения получения.
Выдача электронной трудовой книжки при увольнении – это строго регламентированная процедура, которая включает:
- проверку и актуализацию данных в системе ПФР;
- формирование СТД‑Р в кадровом ПО;
- проверку корректности записи;
- уведомление сотрудника и отправку документа через его личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе ПФР;
- фиксацию факта выдачи во внутренней документации организации.
Соблюдение этих шагов гарантирует соблюдение законодательства, защищает права работника и минимизирует риски штрафов со стороны контролирующих органов.
Помните: электронная трудовая книжка – это не просто цифровой аналог бумажного документа, а официальный подтверждающий трудовой стаж документ, имеющий юридическую силу. Поэтому к её выдаче следует относиться с максимальной ответственностью и вниманием к деталям.