Тема выдачи и уведомления, связанного с трудовой книжкой, является одной из ключевых в кадровом делопроизводстве. Неправильное оформление или пропуск сроков может привести к административной ответственности работодателя. В статье подробно разберем два основных сценария, требующих уведомления:
- Уведомление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК).
- Уведомление работнику о необходимости получить бумажную трудовую книжку при увольнении.
Самое главное помнить: Трудовой кодекс РФ не устанавливает единого жесткого срока для направления уведомления о необходимости забрать бумажную трудовую книжку. Однако практика и разъяснения контролирующих органов (например, ГИТ) указывают на разумный срок, 7 рабочих дней с момента отправки уведомления для явки работника. Для уведомления о переходе на ЭТК действовали строгие законодательные дедлайны, которые уже истекли, но процедура информирования остается важной.
Уведомление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 1 января 2021 года ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде стало основным способом. Работодатель обязан информировать сотрудников об этом изменении.
Исторические сроки (важно понимать контекст)
Первоначально закон устанавливал жесткие сроки для информирования:
- До 30 июня 2020 года — уведомить всех работников в письменной форме об изменениях и их праве выбора (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ).
- До 31 декабря 2020 года, работник должен был подать заявление о выборе формата (бумажный или электронный).
Эти сроки были разовыми и уже истекли. Однако многие работодатели, особенно в 2025-2026 годах, все еще сталкиваются с необходимостью уведомить новых сотрудников или тех, с кем не были соблюдены процедуры ранее.
Как и когда уведомлять сейчас?
В текущей практике:
- При приеме на работу, в трудовом договоре или отдельном соглашении следует прописать порядок ведения трудовой книжки (ЭТК или бумажная по заявлению работника).
- Если работник ранее не подал заявление — работодатель в одностороннем порядке вносит сведения в ЭТК через ФСС, но обязан письменно уведомить работника о начале ведения его ЭТК. Уведомление направляется заказным письмом или вручается под расписку.
- Срок для ответа работника — закон не устанавливает. Но если работник хочет получить бумажную книжку, он должен подать письменное заявление. Рекомендуется в уведомлении указать разумный срок для подачи такого заявления (например, 30 календарных дней).
Очень важно: Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, и он не давал согласия на переход на ЭТК, то при увольнении выдается именно бумажный документ. Уведомление о переходе на ЭТК в этом случае не отменяет обязанности выдать бумажную книжку.
Уведомление о необходимости получить бумажную трудовую книжку при увольнении
Это самый частый и практический случай. Трудовой кодекс РФ (ст. 77, 84.1) обязывает работодателя в день увольнения выдать работнику его трудовую книжку и производственные документы.
Когда уведомление требуется?
Уведомление составляется и направляется, если:
- Работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения.
- Работник не дал письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте.
За какое время направлять уведомление?
Закон не называет конкретный срок для направления этого уведомления. Однако исходя из принципа недопустимости просрочки и разъяснений инспекции труда, принята следующая практика:
- Уведомление направляется незамедлительно после дня увольнения, когда работник не получил документы.
- В тексте уведомления работнику предлагается явиться за книжкой в течение 7 рабочих дней с момента получения данного уведомления (это разумный и общепринятый срок).
- Способы направления: заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения (это докажет факт и дату отправки) или вручение под расписку;
Ключевой момент: С момента отправки этого уведомления (а не его получения работником) ответственность за просрочку выдачи трудовой книжки снимается с работодателя. Если работник не явился в указанный в уведомлении срок (7 рабочих дней), работодатель вправе отправить книжку по почте (заказным письмом) или хранить ее у себя, но обязанность по ее выдаче формально остается.
Образец (структура) уведомления:
Уведомление должно содержать:
- Данные работодателя и ФИО работника.
- Реквизиты трудового договора, дату увольнения.
- Констатацию факта: трудовую книжку не получил, согласия на отправку не давал.
- Предложение: явиться за книжкой в течение 7 рабочих дней с момента получения уведомления.
- Информацию о последствиях неявки (возможность отправки по почте за счет работника).
- Дату и подпись ответственного лица (кадровика).
Сводная таблица по срокам
| Тип уведомления | Законодательный срок / Рекомендация | Цель |
|---|---|---|
| Об информировании о переходе на ЭТК | Разово: до (истек). Для новых/неинформированных — при приеме на работу или сразу после . | Информировать о праве выбора формата ведения сведений о трудовой деятельности. |
| О необходимости получить бумажную книжку | Незамедлительно после дня увольнения, если работник не получил книжку. В уведомлении указать срок для явки — 7 рабочих дней. | Исполнить обязанность по выдаче документа и снять с себя ответственность за просрочку. |
Для ЭТК: Актуальная задача — не пропустить процедуру информирования при приеме на работу. Включите пункт о ведении ЭТК в трудовой договор или дайте отдельное письменное уведомление.
Для бумажной книжки: При увольнении строго соблюдайте день выдачи. Если не выдали — составьте и направьте уведомление в тот же день или на следующий рабочий день. Используйте только заказное письмо с уведомлением или вручение под подпись.
Документооборот: Все уведомления храните в личном деле работника. Квитанция об отправке заказного письма и уведомление о вручении — ваши главные доказательства в случае спора.
Контроль: Назначьте ответственного за отслеживание сроков явки работников за трудовыми книжками после увольнения.
Напоминание: Информация в статье основана на данных на 2026 год. Основные нормы Трудового кодекса РФ (ст. 66.1, 77, 84.1) остаются неизменными. Однако всегда проверяйте актуальность на официальных ресурсах (КонсультантПлюс, Гарант) или у юриста, так как практика и разъяснения могут корректироваться.