Этот вопрос волнует как работников‚ так и работодателей․ Трудовой кодекс РФ и разъяснения контролирующих органов дают четкий ответ․ Статья подробно разбирает все нюансы‚ случаи и процедуру выдачи оригинала трудовой книжки (ТК) на руки․
Ключевой вывод: да‚ могут‚ но не всегда и по строгим правилам
Оригинал бумажной трудовой книжки‚ как правило‚ хранится у работодателя․ Однако закон предусматривает два основных случая‚ когда работник вправе получить её у себя на руках:
- При увольнении (прекращении трудового договора) — в последний день работы․
- По письменному заявлению работника — для предоставления в государственные органы (например‚ в Пенсионный фонд) или для сверки данных․
Выдача при увольнении: обязательное и безотлагательное действие
Это самый частый и строго регламентированный случай․ Согласно части 1 статьи 84․1 Трудового кодекса РФ:
«Работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении»․
Что это значит на практике:
- Выдача происходит в день увольнения‚ одновременно с выплатой всех причитающихся сумм․
- Запись об увольнении должна быть сделана до выдачи документа․
- Задержка выдачи является нарушением и влечет административную ответственность (штраф по ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Выдача по письменному заявлению в период работы
Если сотрудник не увольняется‚ но ему нужен оригинал ТК (например‚ для подачи в ПФР или для личного архива)‚ он должен написать письменное заявление․
Порядок действий:
- Работник подает на имя руководителя заявление с просьбой выдать трудовую книжку на руки для предоставления в конкретный орган (например‚ «․․․для предоставления в отделение Пенсионного фонда РФ»)․
- Работодатель (отдел кадров) обязан в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления выдать документ․
- При выдаче обязательно составляется расписка․
Как правильно оформить расписку?
Расписка — это юридически значимый документ‚ защищающий обе стороны․ В ней должны быть указаны:
- Дата и место составления․
- ФИО сотрудника‚ получившего ТК․
- Серия и номер трудовой книжки․
- Основание выдачи (ссылка на заявление‚ его дата и номер)․
- Подпись сотрудника с расшифровкой (ФИО)․
Образец записи в трудовой книжке (Графа 4):
«Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации․ Выдана на руки под расписку․
Подпись работника: _________________»
Особенности выдачи для предоставления в Пенсионный фонд (ПФР)
Часто сотруднику нужен оригинал именно для ПФР․ Важно помнить:
- С 1 января 2015 года в ПФР передаются сведения о трудовой деятельности в электронном виде (Единая государственная система электронного документооборота)․
- Однако‚ если ПФР запросил бумажный документ (оригинал или заверенную копию)‚ работник вправе получить его на руки по заявлению․
- На заявлении сотрудника руководитель должен поставить резолюцию-разрешение на выдачу․
Что делать‚ если сотрудник не забирает трудовую книжку после увольнения?
Если работник не явился за ТК в день увольнения‚ работодатель не может просто выбросить документ․ Действия:
- Направить уведомление (письменно‚ под роспись или заказным письмом с уведомлением) о необходимости явиться за трудовой книжкой․
- В уведомлении указать‚ что документ будет храниться у работодателя в течение 3 лет (срок хранения невостребованных трудовых книжек)․
- Если сотрудник согласен‚ можно отправить ТК почтой России за счет работника (на основании его письменного согласия)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность
С 2021 года в России параллельно с бумажной действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․
- Оригинал бумажной ТК продолжает храниться у работодателя‚ если сотрудник не обратился с заявлением о её получении․
- Сведения в ЭТК ведутся автоматически․ Работник в любой момент может получить в ПФР выписку из своей электронной трудовой книжки․
- Работодатель обязан предоставить работнику по его запросу форму СТД-Р (выписка из трудовой книжки) не позднее 3 рабочих дней․
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Можно ли выдать ТК на руки без заявления?
Нет․ Выдача по инициативе работодателя без письменного заявления работника (кроме случая увольнения) не предусмотрена․ Это может быть расценено как нарушение порядка хранения кадровых документов․
Что‚ если сотрудник уволен‚ но его ТК не готова (нет записи об увольнении)?
Запись об увольнении должна быть внесена до выдачи документа․ Если запись не сделана‚ выдать ТК нельзя․ Сначала необходимо корректно оформить увольнение;
Кто несет ответственность за утерю ТК после её выдачи на руки?
После того как ТК выдана на руки по расписке‚ ответственность за её сохранность и дальнейшее предоставление в органы несет работник․ Работодатель освобождается от обязанности хранить этот документ․
Можно ли выдать копию ТК вместо оригинала?
Нет․ Закон говорит именно об оригинале трудовой книжки․ Копия‚ заверенная работодателем‚ может быть выдана только по запросу государственных органов (например‚ для сверки)‚ но не для передачи работнику на руки в качестве замены оригинала․
Выдача трудовой книжки на руки сотруднику, это не право‚ а обязанность работодателя в строго определенных законом случаях․ Главные правила:
- При увольнении — выдать в последний день работы под расписку․
- В период работы — выдать только по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней под расписку․
- Всегда фиксировать факт выдачи распиской‚ которая защищает обе стороны от претензий․
Соблюдение этих простых правил позволяет избежать конфликтов‚ проверок и административных штрафов․
Важно: Данная статья носит справочно-информационный характер и не является юридической консультацией․ В спорных ситуациях необходимо обращаться к действующему законодательству и профессиональным юристам․