Трудовая книжка — это один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Вопрос о её выдаче на руки возникает как при увольнении, так и в других случаях. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить запись о выдаче трудовой книжки на руки, какие документы для этого необходимы и на что следует обратить особое внимание.

Когда и зачем выдаётся трудовая книжка на руки

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ст. 62, ст. 84.1), трудовая книжка хранится у работодателя на протяжении всего периода трудовой деятельности сотрудника. Однако существуют ситуации, когда работник имеет право получить её на руки:

• При увольнении — в последний рабочий день (п. 36 Порядка ведения трудовых книжек, утверждённого Постановлением Правительства РФ от № 225).
• Для предоставления в органы Пенсионного фонда, при оформлении пенсии или других социальных выплат.
• Для предоставления в суд или иные инстанции — при необходимости подтверждения трудового стажа.
• По запросу работника, если требуется копия или оригинал для иных целей (например, при оформлении кредита).

Как оформить заявление на выдачу трудовой книжки

Для получения трудовой книжки на руки работник должен написать заявление на имя руководителя организации. Документ составляется в произвольной форме, но должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Структура заявления:

1. Шапка: Указывается должность и ФИО руководителя, а также ФИО и контактные данные заявителя.
2. Наименование документа: «Заявление».
3. Текст просьбы: Указывается причина запроса (например, «для предоставления в Пенсионный фонд», «для оформления кредита»).
4. Дата и подпись: Заявление подписывается заявителем с расшифровкой подписи.

Порядок выдачи трудовой книжки на руки

После подачи заявления работодатель должен:

• Проверить наличие трудовой книжки в архиве.
• Оформить расписку о получении трудовой книжки.
• Внести запись о выдаче в журнал учёта движения трудовых книжек (если такой ведётся).
• Выдать документ лично в руки или через доверенное лицо (по нотариально заверенной доверенности).

Образец расписки о получении трудовой книжки

Запись в трудовой книжке о выдаче на руки

При выдаче трудовой книжки на руки в неё не вносится никаких записей. Трудовая книжка — это документ строгой отчётности, и все изменения в неё вносятся только при:

• Приёме на работу.
• Переводе на другую должность.
• Увольнении.
• Награждении или присвоении звания.

Если работник получает трудовую книжку на руки для предоставления в сторонние организации (например, в Пенсионный фонд), ему выдаётся копия документа, заверенная печатью и подписью ответственного лица.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Ответственность работодателя и работника

За что отвечает работодатель:

• За сохранность трудовой книжки на протяжении всего периода трудовой деятельности сотрудника.
• За своевременную выдачу документа при увольнении (последний рабочий день).
• За правильность внесённых записей (отсутствие ошибок, исправлений без надлежащего оформления).

За что отвечает работник:

• За сохранность полученной на руки трудовой книжки.
• За своевременное её возвращение работодателю (если выдача была временной).
• За правильность предоставления копий и заверений.

Частые ошибки и как их избежать

При оформлении выдачи трудовой книжки на руки работники и работодатели часто допускают следующие ошибки:

1. Отсутствие заявления: Без письменного запроса работодатель не обязан выдавать документ. Всегда оформляйте заявление в двух экземплярах.
2. Неправильное оформление расписки: Расписка должна содержать полные данные получателя (ФИО, паспортные данные, адрес), а также обязательство вернуть документ.
3. Внесение записей в трудовую книжку: Трудовая книжка не подлежит изменению при выдаче на руки. Все записи вносятся только при кадровых изменениях.
4. Отсутствие заверения копий: Копии трудовой книжки должны быть заверены печатью и подписью ответственного лица.
5. Просрочка возврата: Если работник не вернул трудовую книжку в оговорённый срок, работодатель вправе удержать её до возврата.

Выдача трудовой книжки на руки — это ответственная процедура, требующая соблюдения установленных правил. Работник должен:

• Написать заявление с указанием причины запроса.
• Получить расписку о получении документа.
• Соблюдать сроки возврата (если выдача временная).

Работодатель обязан:

• Выдать трудовую книжку в последний день работы при увольнении.
• Вести учёт движения трудовых книжек.
• Выдавать заверенные копии при необходимости.

Соблюдение этих правил поможет избежать спорных ситуаций и защитить права как работника, так и работодателя.