Важное замечание: с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Поэтому в статье рассматриваются как традиционный бумажный вариант‚ так и новые правила работы с ЭТК.

Содержание

1. Правовая база
2. Бумажная и электронная трудовая книжка
3. Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении
4. Какие документы нужны работнику
5. Типичные ошибки работодателя
6. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие выдачу трудовой книжки при увольнении:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62‑66‚ 71‑73‚ 78‑80).
• Федеральный закон № 112‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (вступил в силу 1 января 2026 года).
• Приказ Минтруда России от 30 июня 2025 г. № ПТ‑5/2025 «Об утверждении формы и порядка заполнения электронной трудовой книжки».

Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан в течение трех рабочих дней после прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку (бумажную или электронную) с заверенными записями.

Бумажная и электронная трудовая книжка

2.1 Бумажная трудовая книжка

Традиционный документ‚ в который вносятся записи о:

• приёме на работу;
• переводе‚ повышении‚ изменении должности;
• перерывах в работе (отпуск‚ командировка);
• прекращении трудового договора.

Записи делаются печатными буквами‚ подписью и печатью работодателя.

2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК хранится в единой государственной информационной системе «Электронный трудовой документ». Основные особенности:

• Запись вносится оператором системы – уполномоченным представителем работодателя.
• Работник получает доступ через личный кабинет на портале etk.gov.ru.
• Выдача «копии» в виде QR‑кода или печатного подтверждения не требуется – достаточно уведомления в системе.
• Срок выдачи сокращён: запись делается в течение одного рабочего дня после увольнения.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

3.1 Общие шаги (для любого типа книжки)

1. Подготовка документов – проверить наличие всех записей о трудовом стаже.
2. Согласование формы записи о прекращении трудового договора:
   • «Уволен по собственному желанию»;
   • «Уволен по инициативе работодателя»;
   • «Уволен в связи с ликвидацией организации» и т.д.
3. Заполнение записи в соответствии с образцом (см. приложение к Приказу Минтруда № ПТ‑5/2025).
4. Подписание записи уполномоченным лицом (директор‚ главный бухгалтер) и проставление печати (для бумажной книжки).
5. Выдача книжки сотруднику:
   • Бумажная – в течение 3 рабочих дней.
   • Электронная – в течение 1 рабочего дня (запись появляется в системе‚ сотрудник получает уведомление).
6. Подписание акта приёма‑передачи (для бумажной книжки) обеими сторонами.

3.2 Специфика для электронных трудовых книжек

Для ЭТК процесс выглядит так:

1. Работодатель входит в Личный кабинет организации в системе ЭТК.
2. Выбирает сотрудника‚ у которого происходит увольнение.
3. Заполняет форму «Прекращение трудового договора»‚ указывая:
   • дату увольнения;
   • основание (по собственному желанию‚ по инициативе работодателя и т.п.);
   • номер приказа об увольнении.
4. Подтверждает запись электронной подписью уполномоченного лица.
5. Система автоматически отправляет уведомление работнику на электронную почту и в личный кабинет.
6. Работник может распечатать подтверждение или сохранить QR‑код для предъявления в будущих организациях.

Какие документы нужны работнику

Если у работника нет ни бумажной‚ ни электронной ТК (например‚ он только начал работать после 2026 г.)‚ необходимо оформить временную справку о стаже‚ которую можно будет заменить на ЭТК после первой записи.

Типичные ошибки работодателя

• Запись сделана позже установленного срока. За нарушение 3‑дневного (или 1‑дневного) срока может последовать штраф до 200 рублей за каждый случай.
• Неправильная формулировка основания увольнения. Например‚ вместо «по собственному желанию» указано «по соглашению сторон»‚ что может вызвать споры в Трудовом суде.
• Отсутствие подписи уполномоченного лица. В случае электронных записей – отсутствие квалифицированной электронной подписи.
• Неоформленные периоды отсутствия (отпуск без сохранения заработной платы‚ командировки). Все такие периоды обязаны быть отражены в ТК.
• Отказ предоставить копию записи в случае запроса работника; По статье 75 ТК РФ работник имеет право на копию всех записей.

Часто задаваемые вопросы

6.1 Что делать‚ если работодатель не выдал трудовую книжку в срок?

Работник может написать письмо‑претензию с требованием выдачи ТК‚ а при отсутствии реакции – обратиться в Трудовую инспекцию или в суд. По статье 77 ТК РФ работодатель несёт ответственность за задержку.

6.2 Можно ли получить электронную трудовую книжку‚ если у меня была только бумажная?

Да. Работодатель обязан в течение 30 дней после перехода на ЭТК перевести сведения из бумажной ТК в электронную. Для этого необходимо подать заявление в центр обслуживания ЭТК.

6.3 Нужно ли подписывать акт приёма‑передачи‚ если я получаю ЭТК?

Для ЭТК акт не требуется – подтверждение осуществляется в системе. Однако в некоторых организациях всё равно оформляют бумажный протокол для внутреннего контроля.

6.4 Как оформить запись‚ если увольнение происходит в связи с ликвидацией организации?

В записи указывается основание «Уволен в связи с ликвидацией организации». Дополнительно в ТК фиксируется дата ликвидации и номер решения суда/органа‚ принявшего решение о ликвидации.

6.5 Можно ли получить справку о трудовом стаже без ТК?

Да. По запросу в Пенсионный фонд РФ можно получить выписку из ЕГРТ (Единого государственного реестра трудовой деятельности)‚ которая заменяет ТК при оформлении новых трудовых отношений.

С 2026 года процесс выдачи трудовой книжки при увольнении стал более быстрым и удобным благодаря внедрению электронных трудовых книжек. Тем не менее‚ работодатели обязаны строго соблюдать сроки и правильность формулировок‚ а работники – знать свои права и перечень необходимых документов. Соблюдение этих правил защищает обе стороны от возможных юридических конфликтов и упрощает дальнейшее трудоустройство.

Помните: трудовая книжка (бумажная или электронная) – ваш основной документ‚ подтверждающий стаж и права на пенсионные выплаты. Не откладывайте её получение на потом!