Выдача трудовой книжки — один из самых критичных процессов в кадровом делопроизводстве. Ошибки здесь могут привести к штрафам со стороны трудовой инспекции и судебным искам от сотрудников. В 2026 году, с учетом переходного периода на электронные трудовые и сохранения бумажного документооборота для части работников, важно четко знать правила игры.

Ниже представлен подробный алгоритм действий работодателя в различных ситуациях.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Это самый распространенный сценарий. Согласно Трудовому кодексу РФ и актуальным правилам ведения трудовых книжек, процедура строго регламентирована.

Сроки выдачи

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы). В этот же день в нее должна быть внесена запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ.

Порядок действий:

Внесение записи: Кадровик вносит запись об увольнении, заверяет ее подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).
Личная подпись: Сотрудник должен собственноручно расписаться в трудовой книжке (в графе «Подпись работника») и в книге учета движения трудовых книжек.
Запись в личной карточке: Факт выдачи фиксируется в личной карточке работника (форма Т-2).
> Важно: Задержка выдачи трудовой книжки даже на один день является нарушением. Если задержка произошла по вине работодателя, он обязан оплатить работнику время простоя (средний заработок) за все дни задержки.

Что делать, если сотрудник не пришел в день увольнения?

Если в день увольнения работник отсутствует (например, находится на больничном или просто не явился), работодатель должен:

• Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие на ее отправку по почте.
• Уведомление отправляется заказным письмом с описью вложения по последнему известному адресу проживания сотрудника.
• С момента отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.

Если сотрудник дал согласие на почтовую пересылку, книжка отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении.

Выдача трудовой книжки во время работы (по заявлению)

Сотрудник может потребовать оригинал трудовой книжки не только при увольнении, но и в период работы.

Основания для выдачи

Работодатель обязан выдать оригинал бумажной трудовой книжки для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (СФР) для оформления пенсии.

Также трудовая книжка может выдаваться по письменному заявлению работника для иных целей (например, для получения визы или кредита), однако работодатель имеет право отказать в выдаче оригинала, если это не связано с пенсионным обеспечением, предложив взамен заверенную копию. Но на практике, во избежание конфликтов, оригиналы часто выдают и по другим веским причинам.

• Если заявление подано в обычном порядке: не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
• Если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения: не позднее даты увольнения.

Алгоритм выдачи:

Заявление: Сотрудник пишет заявление в произвольной форме с указанием причины («для предоставления в СФР», «для оформления визы» и т.д.).
Регистрация: Работодатель регистрирует заявление.
Выдача: Книжка выдается сотруднику.
Фиксация: Сотрудник расписывается в книге учета движения трудовых книжек. В графе «Причина выдачи» указывается основание (например, «по личному заявлению»).

> Внимание: Работодатель не обязан проверять, действительно ли трудовая книжка нужна сотруднику для заявленных целей. Достаточно самого факта подачи заявления.

Особенности заполнения при выдаче (Электронные трудовые)

С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки (ЭТК). Для сотрудников, перешедших на ЭТК, бумажный вариант не ведется. Однако, если сотрудник ранее вел бумажную книжку и не отказался от нее formally, или если речь идет о бумажном носителе, действуют следующие правила при выдаче:

Если сотрудник подает заявление о переходе на электронную трудовую или о предоставлении сведений о трудовой деятельности:

• В графе 1 ставится порядковый номер записи.
• В графе 2 указывается дата выдачи.
• В графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
• В графе 4 указывается документ-основание (заявление работника) с датой и номером регистрации.

Документальное оформление: Книга учета и Журналы

Неотъемлемая часть процесса, правильный учет.

• Книга учета движения трудовых книжек: В ней фиксируется каждая выдача. Сотрудник ставит подпись против своей фамилии.
• Журнал выдачи справок и копий: Если выдается копия вместо оригинала.

Отсутствие записей в книге учета может быть расценено проверяющими как нарушение правил хранения и учета документов строгой отчетности.

Частые ошибки работодателей

Выдача без заявления: Выдавать оригинал трудовой книжки просто так, без письменного заявления сотрудника, нельзя. Это риск утери документа и ответственности работодателя.
Задержка при увольнении: Фраза «сотрудник сам не забрал» без доказательства отправки уведомления (почтовая квитанция, опись) не спасет от штрафа.
Отсутствие подписи: Если сотрудник забрал книжку, но не расписался в книге учета, доказать факт выдачи будет сложно.
Неверный срок: Выдача позже 3 рабочих дней после заявления (в период работы) является нарушением.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки

Хотя законодательство не утверждает строгой формы, заявление должно содержать обязательные реквизиты.

Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне на руки оригинал моей трудовой книжки
для предоставления в Социальный фонд России (СФР)
в целях оформления пенсии.

Обязуюсь вернуть трудовую книжку работодателю
не позднее «___» ______ 20__ года.

Подпись: ___________ /Петров П.П./

Правильная выдача трудовой книжки — это баланс между соблюдением прав работника на получение документа и защитой интересов работодателя от рисков утери или порчи документации.

Главные правила, которые нужно помнить:

• При увольнении — выдаем в последний день работы.
• По заявлению в период работы, выдаем в течение 3 дней.
• Все действия фиксируем в книге учета и берем подписи.
• Если сотрудник пропал — отправляем уведомление почтой.

Соблюдение этих простых, но важных правил поможет избежать штрафов и сохранить хорошие отношения с сотрудниками.