Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При расторжении трудового договора работодатель обязан вручить её сотруднику в определённый срок и в установленной форме. Ниже рассмотрены нормативные основания, порядок действий, возможные исключения и рекомендации для обеих сторон трудовых отношений.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 84.1 регулирует выдачу трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) при увольнении.
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Минтруда РФ от  № 892н – содержит образцы записей в трудовой книжке и порядок их внесения.
• Инструкция по ведению трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда России от  № 69 – регламентирует оформление, хранение и выдачу документа.

Когда должна быть выдана трудовая книжка?

Согласно ст. 84.1 ТК РФ:

1. В день увольнения (то есть в последний рабочий день) работник получает свою трудовую книжку с внесённой в неё записью об увольнении.
2. Если последний рабочий день не совпадает с моментом прекращения трудовых правоотношений (например, работник находится в отпуске, на больничном или в командировке), работодатель обязан выдать трудовую книжку в день, следующий за днём прекращения трудового договора, либо направить её заказным письмом с уведомлением о получении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
3. При невозможности личной выдачи (например, работник отказывается принять документ) работодатель должен оформить отказ в письменной форме и направить трудовую книжку почтой заказным отправлением.

Важно: задержка выдачи трудовой книжки не влечёт за собой административной ответственности, если работодатель соблюдает порядок уведомления и направления документа почтой (см. судебную практику по делам о задержке выдачи). Тем не менее, своевременная выдача снижает риск споров и упрощает последующее трудоустройство работника.

Порядок действий работодателя при выдаче трудовой книжки

Шаг 1. Подготовка документа

• Проверить актуальность всех записей в трудовой книжке (приём, переводы, повышения, награды).
• Внести запись об увольнении согласно образцу:
• Дата увольнения (число, месяц, год).
• Основание увольнения (пункт статьи ТК РФ, например, п. 1 ч. 1 ст. 81 – по соглашению сторон).
• Номер и дата приказа об увольнении.
• Подпись уполномоченного лица и печать организации (если предусмотрена).

Шаг 2. Оформление сопроводительных документов

• Подготовить справку о заработке (форма 2‑НДФЛ) за отработанный период.
• Подготовить справку о среднем заработке (если требуется для пособий по безработице).
• Подготовить копию приказа об увольнении (по требованию работника).

Шаг 3. Вручение трудовой книжки

• В последний рабочий день вручить трудовую книжку под расписку в журнале движения трудовых книжек (или в электронном виде, если используется ЭТК).
• Получить подпись работника о получении документа и дату получения.
• При невозможности личной выдачи – отправить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении и сохранить копию уведомления.

Шаг 4. Фиксация факта выдачи

• Внести запись в журнал регистрации движения трудовых книжек: дата выдачи, ФИО работника, номер трудовой книжки, подпись получателя.
• Архивировать копию уведомления о направлении документа (если отправлялось почтой).

Особенности выдачи при электронной трудовой книжке (ЭТК)

С 2021 г. в России действует система электронных трудовых книжек. При увольнении:

• Работодатель формирует в системе ЭТК сведения о трудовой деятельности и запись об увольнении.
• Работник получает уведомление о готовности сведений в личном кабинете на портале «Госуслуги» или через своего работодателя.
• При желании работник может запросить выписку из ЭТК на бумажном носителе (заверенную организацией или МФЦ).
• Срок предоставления выписки – не более трёх рабочих дней с момента заявления.

Таким образом, даже при использовании ЭТК работник имеет право получить документ, подтверждающий его трудовую стаж, в день увольнения или в ближайшие рабочие дни.

Что делать, если трудовую книжку не выдали?

Для работника

1. Написать письменное претензионное требование работодателю о выдаче трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) в течение трёх рабочих дней.
2. Если ответ не получен или отказ неправомерен – обратиться в:
• Государственную инспекцию труда (ГИТ).
• Суд с иском о восстановлении нарушенного права и компенсации морального вреда (по ст. 237 ТК РФ).
3. При необходимости запросить справку о стазе и заработке в Пенсионном фонде РФ (она выдаётся на основании данных, переданных работодателем).

Для работодателя

• Проверить причину задержки (например, отсутствие работника на рабочем месте).
• Направить уведомление о возможности получения трудовой книжки почтой заказным отправлением.
• Сохранить копию уведомления и подтверждение отправления для защиты от возможных претензий.
• При отказе работника принимать документ – оформить акт отказа и направить трудовую книжку почтой.

Практические рекомендации

Для работников

• За день до планируемого увольнения уточните у отдела кадров, в какое время и где будет произведена выдача трудовой книжки.
• Требуйте расписку о получении документа – это подтвердит факт вручения.
• Если вы переходите на новую работу, сразу предоставьте трудовую книжку новому работодателю для оформления записи о приёме.

Для работодателей

• Включите пункт о выдаче трудовой книжки в локальный нормативный акт о порядке увольнения.
• Обучите сотрудников отдела кадров правильному внесению записей и оформлению сопроводительных документов.
• При переходе на ЭТК настройте интеграцию с системой «Госуслуги» для автоматического уведомления сотрудников о готовности сведений.
• Ведите журнал выдачи трудовых книжек и храните его не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении кадровых документов).

Выдача трудовой книжки при увольнении регламентирована чётко: работник должен получить документ в последний рабочий день с внесённой записью об увольнении. При невозможности личной вручки допустимо направление документа заказным письмом с уведомлением о получении. Соблюдение указанного порядка защищает права работника от возможных задержек при трудоустройстве и получении социальных выплат, а работодателя – от претензий и штрафных санкций. При переходе на электронные трудовые книжки принципы остаются теми же: своевременное предоставление сведений о трудовой деятельности и возможность получения бумажной выписки по требованию.

Соблюдение этих простых, но важных правил способствует поддержанию доверия между сторонами трудовых отношений и обеспечивает прозрачность кадрового документооборота.